Adózás érthetően: nem kell mindent tudnia

Adózás érthetően: nem kell mindent tudnia

Van egy mondat, amit meglepően sok vállalkozótól hallunk a közös munka során, általában nem az első beszélgetéseken, hanem hónapokkal később:

"Őszintén? Fogalmam sem volt, mit jelent ez."

Sokan ezt úgy mondják ki, mintha valami szégyellnivalót vallanának be. Pedig egyáltalán nem az.

Az adózás érthetően sem egyszerű téma. Tele van olyan kifejezésekkel, amelyek egy könyvelőnek mindennaposak, egy cégvezetőnek viszont teljesen idegenek lehetnek. Áfa, társasági adó, járulék, adóelőleg, adószámla, önellenőrzés, teljesítési időpont, fizetési határidő, beszámoló.

Attól, hogy Ön nem tudja azonnal elmagyarázni ezeket, még nem rossz vállalkozó. A probléma általában nem azzal kezdődik, hogy valaki nem ért valamit, hanem azzal, hogy nem meri megkérdezni.

"Lehet, hogy butának néz majd a könyvelő"

Sok vállalkozó fejében ugyanaz a belső monológ zajlik le újra és újra:

• Ez biztosan nagyon alapvető kérdés.
• Mindenki más érti rajtam kívül.
• Ezt már rég tudnom kellene.
• Mit fog gondolni rólam a könyvelő?
• Inkább utánanézek egyedül.
• Majd legközelebb megkérdezem.

A legközelebb azonban gyakran csak akkor jön el, amikor már probléma van. Megérkezik egy hivatalos megkeresés, és hirtelen szükségessé válik tisztázni, hogy mit jelenthet a NAV levele. Ilyenkor kiderülhet, hogy több adót kell fizetni, mint amire számított, vagy nem lehet úgy pénzt kivenni a cégből, ahogyan azt eltervezte.

A vállalkozó pedig utólag csak ennyit tud mondani: "Ha ezt előbb megkérdeztem volna..."

Miért érezzük kellemetlennek, ha nem értünk valamit?

A cégvezetőktől sokan azt várják, hogy mindig mindenre tudják a választ. Ön vezeti a vállalkozást, emberek kérdeznek Öntől, döntéseket hoz, ügyfelekkel tárgyal, szerződéseket ír alá. Könnyű azt érezni, hogy ebbe a szerepbe nem fér bele a bizonytalanság beismerése.

Pedig éppen a jó vezető egyik legfontosabb képessége, hogy felismeri a saját korlátait. Nem kell fejből ismernie minden adószabályt, de azt tudnia kell, mikor kell megállni és kérdezni. Ez nem gyengeség, hanem tudatos kockázatkezelés. Érdemes megérteni azt is, hogy mit lát a könyvelő a vállalkozás működéséből, és hogyan tud erre alapozva segíteni a helyes döntések meghozatalában.

Mit kell valóban tudnia egy cégvezetőnek?

Nem kell könyvelővé vagy adótanácsadóvá válnia, hiszen nem az Ön feladata, hogy jogszabályi szakaszokat idézzen vagy bevallásokat küldjön be. Néhány alapvető összefüggést azonban értenie kell a saját vállalkozásáról.

Fontos látnia például:

• milyen fő adókat fizet a cége;
• mely összegek tartoznak a vállalkozáshoz, és melyek költhetők el magáncélra;
• mikor várható nagyobb adófizetési kötelezettség;
• hol érkeznek a hivatalos levelek, és kinek kell továbbítani azokat;
• milyen bizonylatokat és dokumentumokat vár a könyvelő;
• miből látható, hogy a vállalkozás valóban nyereséges-e;
• mit kell még a döntések meghozatala előtt egyeztetni.

Sokan szembesülnek azzal a kérdéssel is, hogy miért nincs pénz a bankszámlán, ha a kimutatások szerint a cég egyébként nyereséges. Az ilyen alapvető összefüggéseket nem azért kell ismernie, hogy Ön végezze el az adminisztrációt, hanem azért, hogy magabiztosan irányítsa a saját cégét.

Milyen adózási kérdéseket szabad feltenni?

Bármilyet, amelyben bizonytalan. Nincs olyan lista, amely alapján el lehetne dönteni, hogy egy kérdés elég okos-e a feltevéshez. A vállalkozók gyakran az alábbi kérdéseket sem merik feltenni, pedig teljesen természetesek:

• Mi pontosan az áfa, és miért kell most befizetni?
• Miért lett ennyi a fizetendő adó összege?
• Ezt a pénzt hogyan vehetem ki szabályosan a cégből?
• Mi a különbség a bevétel és a tényleges nyereség között?
• Mi az a társasági adóelőleg, és mikor kell fizetni?
• Miért kell éves beszámolót készíteni?
• Meg tudná magyarázni, mit jelent a kapott levélben szereplő kifejezés?
• Ez a vásárlás miért nem számolható el azonnal költségként?

Ezek a kérdések mutatják meg, hogy a vállalkozó melyik területen szeretne biztonságosabb döntéseket hozni.

Nem mindegy, hogyan kap választ

Egy válasz lehet szakmailag teljesen helytálló, mégis használhatatlan a mindennapi gyakorlatban, ha túl bonyolult.

Az a magyarázat, hogy "ez az áfatörvény szerint így működik", nem sokat segít a döntésben. Egy valóban érthető válasz sokkal inkább így hangzik: "A most fizetendő összeg három olyan kiállított számlából keletkezett, amelyek teljesítési időpontja ebbe az időszakba esik. Mivel a vevők egy része még nem fizetett, a pénz nincs ott a bankszámlán, de az adót már be kell vallani és meg kell fizetni."

Az érthető kommunikáció lényege, hogy a magyarázat után Ön pontosan tudja, mi történt, és mi a következő szükséges lépés.

Egy jó könyvelő nem vizsgáztat

A könyvelővel való egyeztetés nem felelés az iskolában. Nem kell bizonyítania, hogy felkészült az áfatörvény összes előírásából. Egy jó szakember nem a szakkifejezések ismeretét kéri számon, hanem azt próbálja megérteni, hogy Ön milyen üzleti döntésre készül, és miben tud ehhez biztonságos hátteret nyújtani.

A könyvelő számára is sokkal egyszerűbb egy megbeszéléssel megelőzni a bajt, mint utólag korrigálni egy elhamarkodott lépést. Ehhez azonban Önnek is meg kell osztania a terveit, például ha alkalmazottat venne fel, külföldre számlázna, nagyobb beruházást tervezne, vagy hitelt igényelne.

Nem minden kérdés fér bele két percben

Fontos tisztázni az elvárásokat is. Vannak gyorsan megválaszolható, operatív kérdések (például az utalandó összegek és határidők tisztázása). Ezzel szemben a hosszabb távú döntések (mint az adózási mód váltása, a cégforma módosítása vagy a tulajdonosi kifizetések optimalizálása) részletes számításokat és külön egyeztetést igényelnek. Ezek a feladatok gyakran kívül esnek a havi könyvelési díj keretein, de a lényeg az, hogy erről mindig egyértelmű, előzetes tájékoztatást kapjon.

Mikor lesz drága abból, hogy valaki nem kérdez?

Nem minden tévedés vezet azonnali bírsághoz, de a bizonytalanság melletti döntéshozatal komoly kockázatokat hordoz. Különösen igaz ez, ha egyeztetés nélkül indít el külföldi számlázást, magán- és céges kiadásokat kever össze, vagy nem továbbítja időben a hatósági leveleket a könyvelőjének.

Az interneten fellelhető általános tanácsok vagy az ismerősök tapasztalatai ritkán alkalmazhatók egy az egyben az Ön cégére, hiszen minden vállalkozás egyedi adózási és jogi környezetben működik. A legfontosabb kérdés tehát nem az, hogy mások hogyan csinálják, hanem az, hogy az Ön vállalkozásában mi számít szabályos és ésszerű megoldásnak.

Hogyan kérdezzen, ha bizonytalan?

Nem szükséges szakmai nyelven fogalmaznia. Mondja el egyszerűen a saját szavaival, hogy mit nem ért, mit szeretne elérni, vagy mitől tart. Ez a közvetlen visszajelzés tökéletesen elegendő a közös munka elindításához.

Ha szeretne felkészülni a következő egyeztetésre, a Mit kérdezzek a könyvelőtől? útmutatónk pontról pontra végigvezeti a legfontosabb témákon. A lényeg, hogy ne hagyja magát eltántorítani a kérdezéstől. Egy jó együttműködésben nincs helye a megszégyenítésnek, a közös munka alapja mindig a kölcsönös bizalom és a tiszta kommunikáció.