Mit lát a könyvelő a cégéből – és mit gondol Önről?

Mit lát a könyvelő a cégéből, és mit gondol Önről?

Volt már olyan, hogy megnyitotta az e-mailt, csatolta a könyvelőjének a dokumentumokat, aztán mégsem küldte el?

Nem azért, mert nem volt rá ideje. Nem is azért, mert megfeledkezett róla.

Hanem mert átfutott a fejében:

"Na, most vajon mit fog gondolni rólam?"

A kérdés, hogy mit lát a könyvelő, sok vállalkozónak nem egyszerűen szakmai kérdés. Van benne szégyen, bizonytalanság és félelem is.

Mit gondol majd, ha látja, hogy kevés pénz maradt a bankszámlán? Ha adótartozás alakult ki? Ha egy számla hónapok óta hiányzik? Ha a vállalkozás veszteséges lett? Ha a működéshez családi kölcsönre vagy hitelre volt szükség?

Ezekről az érzésekről ritkán beszélnek a cégvezetők. Pedig sokkal gyakoribbak, mint hinné.

Mit lát a könyvelő valójában?

A könyvelő a munkájához sok érzékeny adatot megismerhet a vállalkozásról.

A kapott dokumentumoktól és a használt rendszerektől függően láthatja például:

• a kiállított és befogadott számlákat;
• a bevételeket és kiadásokat;
• a bankszámla pénzmozgásait;
• a kifizetett béreket;
• az adókat és járulékokat;
• a fennálló tartozásokat;
• a vevői kintlévőségeket;
• a felvett hiteleket;
• a nagyobb készpénzmozgásokat;
• a nyereséges és veszteséges időszakokat;
• a hiányzó vagy késve átadott bizonylatokat.

Ez valóban sok információ.

De a könyvelő nem automatikusan lát mindent. A céges bankszámlához sem feltétlenül kap teljes banki hozzáférést. Azt látja, amit a vállalkozás kivonatként átad, adatkapcsolaton keresztül elérhetővé tesz, vagy külön jogosultsággal megoszt vele.

A hozzáférés módja cégenként és könyvelési rendszerenként eltérhet.

Miért érezzük úgy, hogy a számok minket minősítenek?

A vállalkozás sok tulajdonos számára nem csak munka.

Benne van az ideje, a pénze, a családja biztonsága és gyakran az önbecsülése is. Emiatt egy rosszabb hónap könnyen személyes kudarcnak tűnik.

Ilyenkor ilyen gondolatok jelenhetnek meg:

• "Biztosan azt gondolja, hogy nem értek a pénzhez."
• "Látni fogja, hogy alig maradt pénz a cégben."
• "Mit szól majd ahhoz, hogy veszteséges lett a hónap?"
• "Kiderül, hogy hitelből működünk."
• "Észreveszi, hogy elrontottam egy számlát."
• "Mit gondol majd a nagyobb készpénzfelvételről?"
• "Meg fogja látni, hogy hónapok óta nem adtam le mindent."
• "Biztosan más ügyfelei sokkal rendezettebbek nálam."

Ezek emberi gondolatok. De van bennük egy torzítás.

Ön belülről nem csak egy elmaradt számlát lát. Látja mögötte a kapkodást, a beteg gyereket, az elveszített ügyfelet, a rosszul sikerült beruházást vagy a hónapok óta tartó túlterheltséget.

A könyvelő elsőre valóban csak a hiányzó számlát látja.

Ezért kell elmondani a történetet is.

A számok mögött szinte mindig van valami

Ugyanaz a pénzügyi adat többfle helyzetet jelenthet.

Egy veszteséges időszak kialakulhat azért, mert:

• a vállalkozás új gépet vagy eszközt vásárolt;
• kiesett egy fontos ügyfél;
• szezonálisan kevesebb volt a munka;
• jelentősen emelkedtek a költségek;
• új munkatársakat vettek fel;
• a növekedés miatt előre kellett finanszírozni a működést;
• egy nagyobb vevő késve fizetett;
• egyszeri, rendkívüli kiadás merült fel.

A kevés bankszámlapénz sem feltétlenül azt jelenti, hogy rosszul működik a vállalkozás. Lehet, hogy sok pénz áll kint a vevőknél, vagy a cég éppen egy nagyobb munkát finanszíroz meg.

Ugyanakkor az sem jó megoldás, ha minden problémára találunk valamilyen megnyugtató magyarázatot.

Előfordulhat, hogy a számok tényleg rossz döntést, tartós veszteséget vagy rendezetlen működést mutatnak.

A cél nem az, hogy mindenre azt mondjuk: "Semmi baj."

A cél az, hogy kiderüljön:

• mi történt;
• miért történt;
• egyszeri vagy rendszeres problémáról van-e szó;
• milyen következménye lehet;
• mit kell most tenni.

Gondolhat-e rosszat Önről a könyvelő?

Őszintén: minden szakmában vannak ítélkező és lekezelő emberek.

Ezért nem lehet azt ígérni, hogy soha egyetlen könyvelő sem alakít ki személyes véleményt az ügyfeléről.

De ez nem a szakmai munka lényege.

Egy jó könyvelő nem abból indul ki, hogy Ön jó vagy rossz cégvezető. Azt nézi meg, hogy a helyzet:

• szabályos-e;
• javítható-e;
• milyen határidő érinti;
• jelent-e adózási vagy számviteli kockázatot;
• szükség van-e további dokumentumra;
• hogyan lehet megelőzni, hogy újra megtörténjen.

Ez fontos különbség.

A könyvelőnek lehet határozott véleménye egy rossz folyamatról. Mondhatja azt, hogy nem működik megfelelően a számlák átadása, veszélyes a tartós pénzhiány, vagy nem maradhat rendezetlenül egy adózási kérdés.

De a működés bírálata nem ugyanaz, mint az ember megszégyenítése.

Egyetlen rossz hónap nem mond el mindent

Egy tapasztalt könyvelő általában nem csak egy számlát vagy egyetlen bankszámlakivonatot lát.

Hónapokon, akár éveken keresztül követheti a vállalkozás működését.

Láthatja:

• mikor nőtt meg az árbevétel;
• mikor kezdtek késve fizetni az ügyfelek;
• mikor emelkedtek meg a költségek;
• mikor indult egy beruházás;
• mikor jelent meg rendszeres pénzügyi nyomás;
• melyik probléma ismétlődik hónapról hónapra.

Ezért egyetlen gyengébb hónapból nem érdemes végleges következtetést levonni.

A visszatérő minta azonban már fontos.

Ha rendszeresen nincs pénz az adókra, folyamatosan hiányoznak a bizonylatok, vagy a tulajdonos újra és újra saját pénzből tartja életben a céget, azt nem szégyellni kell.

Meg kell nézni, mi okozza.

Mi történik, ha valóban hiba van?

A hiba eltitkolása szinte mindig rosszabb helyzetet teremt, mint maga a hiba.

Lehet, hogy:

• rossz össveg szerepel egy számlán;
• hiányzik egy szerződés;
• késve került elő egy bizonylat;
• nem megfelelően történt egy pénzkivét;
• elmaradt egy bejelentés;
• tartozás jelent meg az adószámlán;
• egy korábbi időszak könyvelése nem rendezett.

Ezek közül nem mindegyik súlyos. Nem mindegyik a cégvezető hibája. És nem mindegyik oldható meg ugyanúgy.

Minél előbb kerül elő a probléma, annál több lehetőség marad a javításra.

A jó első mondat nem az, hogy:

"Biztosan nincs ebből semmi baj."

Hanem ez:

"Ez történt. Nézzük meg, mit kell most tenni."

Ha a probléma egy korábbi időszakból maradt vissza, előfordulhat, hogy nem teljes könyvelőváltásra, hanem egy meghatározott időszak eseti könyvelési rendezésére van szükség.

A könyvelőnek sem mindegy, mit mond el

A bizalom nem azt jelenti, hogy a könyvelő szabadon beszélhet az ügyfelei pénzügyeiről.

A vállalkozás nem nyilvános pénzügyi, üzleti és működési adatai üzleti titoknak minősülhetnek. A személyes adatok kezelésénél pedig az adatvédelmi szabályokat is be kell tartani. Az üzleti titok jogosulatlan megszerzését, használatát vagy felfedését külön törvény tiltja, a természetes személyek adatainak kezelésére pedig a GDPR vonatkozik.

Ez azonban nem jelent minden körülmények között korlátlan hallgatást.

A könyvviteli szolgáltatást végzők a pénzmosás megelőzéséről szóló törvény hatálya alá is tartoznak. Jogszabályban meghatározott esetekben ezért ügyfél-átvilágítási vagy bejelentési kötelezettségük lehet.

Egyszerűbben:

• a könyvelő nem beszélheti ki az ügyfele pénzügyeit;
• az adatokat csak a munkához szükséges módon kezelheti;
• de a törvényben előírt hatósági kötelezettségeket teljesítenie kell.

A megbízási szerződésben és az adatkezelési dokumentumokban érdemes világosan rendezni, ki milyen adathoz fér hozzá, mire használhatja, és kik dolgozhatnak vele.

A bizalom kétoldalú

A könyvelő csak abból tud dolgozni, amit ismer.

Érdemes időben szólni, ha:

• elveszett egy bizonylat;
• késve fizet egy nagy ügyfél;
• új hitelszerződés született;
• tulajdonosi pénz került a cégbe;
• jelentős beruházást terveznek;
• megváltozott a vállalkozás tevékenysége;
• nagyobb készpénzmozgás történt;
• nehézséget okoz egy adó vagy beszállító kifizetése;
• olyan levél érkezett a NAV-tól, amelyet nem értenek.

Nem azért kell mindezt elmondani, hogy a könyvelő véleményt mondjon Önről.

Azért, mert a hiányzó háttérinformáció nélkül egy gazdasági eseményt félre lehet érteni vagy rosszul lehet besorolni.

Ha pedig nem tudja, hogyan kezdje a beszélgetést, segítséget adhat a Mit kérdezzek a könyvelőtől? című útmutatónk.

Mikor nem megfelelő a kapcsolat?

Az nem egészséges szakmai együttműködés, ha Ön azért nem mer kérdezni vagy dokumentumot küldeni, mert rendszeresen:

• megszégyenítik;
• lekezelően beszélnek Önnel;
• személyes megjegyzéseket tesznek;
• nem magyarázzák el, mi a probléma;
• minden hibát automatikusan Önre hárítanak;
• félelmet keltenek, de nem mondják el a megoldást;
• más ügyfelek pénzügyeiről beszélnek Önnek.

Az utolsó pont különösen fontos.

Ha egy könyvelő rendszeresen kitárgyalja más ügyfelei bevételeit, tartozásait vagy magánügyeit, abból joggal merül fel a kérdés, hogy az Ön adatait hogyan kezeli.

A szakmai határozottság és a megalázó kommunikáció nem ugyanaz.

Egy könyvelő mondhatja azt:

"Ez így kockázatos, és javítanunk kell."

De nem helyes, ha azt üzeni:

"Maga alkalmatlan vállalkozónak."

Ha a bizalom és a normális kommunikáció tartósan megszűnt, érdemes átgondolni, mikor indokolt könyvelőt váltani.

Mit érdemes elmondani akkor is, ha kellemetlen?

Általában éppen azt, amit a legszívesebben elhallgatna.

Például:

• "Nem tudom, mire ment el ennyi pénz."
• "Nincs meg ez a számla."
• "Kivettem pénzt, de nem tudom, jól dokumentáltuk-e."
• "Ezt az adót most nem tudom határidőre kifizetni."
• "Hónapok óta nem néztem meg a NAV-os tárhelyet."
• "Egy családtag adott pénzt a cégnek."
• "Attól félek, veszteséges lettünk."
• "Nem értem, mit mutat a beszámoló."
• "Nem tudom, mennyit vehetek ki szabályosan."
• "Azért nem küldtem el eddig, mert szégyelltem."

Ezek nem ostoba mondatok.

Ezek azok a mondatok, amelyekből végre valódi munka indulhat.

A lényeg

Amikor felmerül Önben, hogy mit lát a könyvelő, valószínűleg nem csak az adatokra kíváncsi.

Arra is gondol:

"Mit mondanak ezek a számok rólam?"

A válasz az, hogy önmagukban jóval kevesebbet, mint amitől tart.

Egy tartozás, hibás bizonylat vagy veszteséges hónap egy helyzetet mutat. Nem egy ember teljes értékét vagy vezetői képességét.

A jó könyvelő nem azt várja, hogy a vállalkozás minden pillanatban tökéletes legyen.

Azt várja, hogy amikor probléma van, lehessen róla őszintén beszélni, legyenek meg a szükséges adatok, és el lehessen kezdeni a rendezést.

A szégyen miatt elhallgatott hiba ritkán lesz kisebb.

A kimondott probléma viszont már kezelhető.