Mit kérdezzek a könyvelőtől? 15 kérdés cégvezetőknek

Mit kérdezzek a könyvelőtől? 15 kérdés cégvezetőknek

A "mit kérdezzek a könyvelőtől?" kérdés sokkal gyakoribb, mint gondolná. A cégvezető érzi, hogy a könyvelésében és a vállalkozás számaiban több információ van annál, mint amit a bevallásokból vagy az éves beszámolóból közvetlenül megért. Azt viszont már nehezebb eldöntenie, hogy pontosan mire kérdezzen rá.

Néhány éve kaptunk egy levelet egy elbizonytalanodott vállalkozótól.

A levél lényege nagyjából ez volt:

"Folyton azt hallom más vállalkozóktól, hogy a könyvelőjük tanácsokat ad nekik. Segít dönteni, szól, ha valamit érdemes meglépni vagy elkerülni. Nekem viszont egyik könyvelőm sem mondott ilyesmit. Ha kérdezek, válaszolnak. Ha konzultációt kérek, leülnek velem. De mindig nekem kell elindítanom a beszélgetést. A probléma csak az, hogy nem tudom, milyen kérdéseket kellene feltennem."

Ezzel a bizonytalansággal rendszeresen találkozunk. Egy villanyszerelő, kivitelező, kereskedő vagy szolgáltató cég vezetőjének nem magától értetődő, milyen pénzügyi kérdésekből indulhat el egy valóban hasznos egyeztetés.

Ezért gyűjtöttük össze azokat a kérdéseket, amelyek nem általános tanácsokat, hanem a saját vállalkozására vonatkozó válaszokat hozhatnak.

Miért nem ad a könyvelő automatikusan üzleti tanácsot?

A hagyományos könyvelés elsődleges feladata a vállalkozás gazdasági eseményeinek szabályos rögzítése, a bevallások és beszámolók elkészítése, valamint a jogszabályi kötelezettségek teljesítése.

Ez nem ugyanaz, mint a folyamatos üzleti vagy pénzügyi tanácsadás.

A könyvelő látja a múltbeli adatokat, de nem feltétlenül tudja:

• milyen új megrendelésekről tárgyal;
• melyik ügyféllel van problémája;
• milyen beruházást tervez;
• melyik munkatárs távozásától tart;
• milyen árengedményt adott egy nagy megrendelésért;
• mely termék vagy szolgáltatás köti le a legtöbb idejét.

A számok önmagukban sokat mutatnak, de nem mondanak el mindent.

Ezért a jó könyvelővel való egyeztetés kétirányú. A könyvelő jelzi, amit az adatokból lát, a cégvezető pedig megadja azt az üzleti hátteret, amely nélkül a számok könnyen félreérthetők.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a könyvelőnek ne kellene szólnia egy feltűnő eltérésről, elmaradásról vagy kockázatról. A különbség inkább abban van, hogy a könyvelési feladat, az adótanácsadás és a vezetői pénzügyi támogatás három eltérő szolgáltatási szint lehet.

Mit kérdezzek a könyvelőtől a cég jelenlegi helyzetéről?

Az első kérdéseknek nem egy jövőbeli beruházásról vagy adózási trükkről kell szólniuk. Előbb azt kell tisztázni, mit mutatnak most a vállalkozás adatai.

1. Mit lát a cégemben, ami jelenleg figyelmet érdemel?

Ez az egyik legjobb nyitókérdés.

Ha a könyvelő hónapok vagy évek óta látja a vállalkozás adatait, észrevehet olyan változást, amelyhez a cégvezető már hozzászokott.

Például:

• folyamatosan nőnek bizonyos költségek;
• romlik az eredmény;
• egyre több pénz áll a vevőknél;
• túl gyakran kerül sor tulajdonosi befizetésre;
• jelentősen nőtt valamelyik adófizetési kötelezettség.

A használható válasz nem az, hogy "nagyjából minden rendben". Konkrét tételre, időszakra és eltérésre van szükség.

2. Ha now venné át a cégemet, mit vizsgálna meg először?

A válasz sokat elárul arról, hol látja a szakember a legnagyobb kockázatot.

Lehet, hogy a vevői kintlévőségeket nézné meg. Lehet, hogy a pénztárat, a tagi kölcsönt, a készleteket, a bérköltséget vagy a vállalkozás eredményét.

A lényeg nem az, hogy egyetlen helyes válasz legyen. Az a fontos, hogy kapjon egy értelmes prioritási sorrendet.

3. Van olyan adat vagy dokumentum, amely rendszeresen hiányzik?

Sok probléma nem egy nagy számviteli hibával kezdődik, hanem azzal, hogy hónapról hónapra ugyanazok a bizonylatok, szerződések vagy információk hiányoznak.

Érdemes pontosan megkérdezni:

• mi hiányzik;
• kitől kellene megkapni;
• milyen folyamatban okoz problémát;
• hogyan lehetne a következő hónaptól megelőzni.

4. Van jelenleg olyan bevallási vagy könyvelési ügy, amely nincs teljesen lezárva?

Ne csak azt kérdezze meg, hogy minden be lett-e adva.

Kérdezzen rá arra is:

• érkezett-e javítási felszólítás;
• van-e feldolgozás alatt álló ügy;
• kell-e önellenőrzést készíteni;
• van-e tisztázatlan adószámla-eltérés;
• maradt-e nyitott kérdés egy korábbi időszakból.

5. Mit kellene megértenem a legutóbbi éves beszámolómból?

Az éves beszámoló nem csak egy dokumentum, amelyet kötelező benyújtani.

Érdemes megkérdezni:

• nőtt vagy csökkent a vállalkozás saját tőkéje;
• mennyi nyereség maradt a cégben;
• nőtt-e a vállalkozás tartozásállománya;
• mennyi pénz áll a vevőknél;
• van-e olyan változás, amely a következő évben problémát okozhat.

Kérdések a pénzről és a cashflow-ról

Egy nyereséges vállalkozásnak is lehet rendszeresen kevés pénze. Ezért a pénzügyi kérdések nem érhetnek véget azzal, hogy "volt-e nyereség".

6. Miért nincs annyi pénz a bankszámlán, amennyit a nyereség alapján várnék?

A nyereség és a rendelkezésre álló pénz nem ugyanaz.

A különbséget okozhatja például:

• ki nem fizetett vevőszámla;
• készletvásárlás;
• gép- vagy eszközbeszerzés;
• hiteltörlesztés;
• korábbi tartozás rendezése;
• tulajdonosi pénzkivét;
• rosszul időzített bevétel és kiadás.

Ha ez visszatérő probléma, érdemes külön áttekinteni a cashflow problémát, nem csak a könyvelési eredményt.

7. Mennyi pénzre lesz szükségünk a következő 30-90 napban?

Ez már nem pusztán múltbeli könyvelési kérdés. Ehhez a cégvezetőnek is adatot kell adnia a várható megrendelésekről, beszerzésekről, bérekről és beruházásokról.

A könyvelésből ismert kötelezettségeket és a vállalkozás várható pénzmozgásait együtt kell látni.

8. Mely ügyfelek fizetnek rendszeresen késve?

Nem elég azt tudni, mennyi a teljes vevőkövetelés.

Érdemes külön megvizsgálni:

• mely számlák jártak le;
• mely ügyfeleknél rendszeres a késés;
• mekkora összeg koncentrálódik egyetlen vevőnél;
• milyen hatással lenne a működésre, ha a legnagyobb ügyfél egy hónapot késne.

9. Van olyan közelgő fizetés, amelyre most kellene félretennünk?

Ide tartozhat:

• nagyobb adófizetés;
• éves biztosítás;
• hiteltörlesztés;
• bónusz vagy jutalom;
• beszállítói elszámolás;
• tervezett beruházás;
• szezonális készletfeltöltés.

Egy kiadás attól még nem lesz váratlan, hogy csak évente egyszer jelentkezik.

Kérdések a nyereségességről

Az árbevétel növekedése önmagában nem mutatja meg, melyik ügyfél, termék vagy szolgáltatás éri meg valóban.

10. Melyik ügyfelem termeli valójában a legtöbb pénzt?

A legnagyobb árbevételt hozó ügyfél nem feltétlenül a legnyereségesebb.

Lehet, hogy:

• jelentős kedvezményt kap;
• gyakran kér pluszmunkát;
• lassan fizet;
• sok vezetői időt használ fel;
• drága alvállalkozói vagy anyagköltség kapcsolódik hozzá.

A pontos válaszhoz sokszor nem elég a főkönyv. Szükség lehet ügyfelenkénti vagy projektenkénti költségadatokra is.

11. Van olyan szolgáltatásom vagy termékem, amelyen alig keresek?

Sok vállalkozásnál éppen a legtöbb munkát igénylő szolgáltatás hozza a legkisebb fedezetet.

Érdemes külön megvizsgálni:

• az értékesítési árat;
• a közvetlen anyagköltséget;
• a munkával töltött időt;
• az alvállalkozói díjat;
• a garanciális vagy utólagos munkákat;
• az ügyfélszerzés költségét.

12. Melyik költség nőtt a leggyorsabban az elmúlt évben?

Nem mindig a legnagyobb költség a legveszélyesebb.

Előfordulhat, hogy egy kisebb tétel növekedése jelzi először, hogy valami megváltozott a működésben. A költségeket ezért nem csak összeg, hanem változás alapján is érdemes vizsgálni.

Kérdések a következő döntésekről és kockázatokról

A könyvelés elsősorban a múltról szolgáltat adatot. Ezekből azonban fel lehet készülni bizonyos jövőbeli döntésekre.

13. Ha egy év múlva problémám lesz, mi okozhatja?

Ez elsőre szokatlan kérdésnek tűnhet, de segít kilépni az aktuális napi ügyekből.

A kockázat lehet például:

• túlzott függés egyetlen ügyféltől;
• növekvő bérköltség;
• csökkenő árrés;
• tartósan magas kintlévőség;
• elégtelen tartalék;
• elmaradó beruházás;
• rendezetlen tulajdonosi finanszírozás.

A cél nem a jóslás, hanem az, hogy időben felismerhető legyen, melyik irányba érdemes figyelni.

14. Most érdemes beruháznom?

A kérdés önmagában nem elég. A fontosabb folytatás:

Miért igen, vagy miért nem?

Egy beruházásnál vizsgálni kell:

• mennyi pénzt köt le;
• mikor kezd bevételt termelni;
• szükséges-e hitel;
• milyen folyamatos költsége lesz;
• hogyan történik a tárgyi eszköz elszámolása;
• marad-e elegendő pénzügyi tartalék a vásárlás után.

15. Mi az a három dolog, amit most azonnal meg kellene értenem a saját cégemről?

Ha egyetlen kérdést visz magával ebből a cikkből, ez legyen az.

A válasz megmutatja, hogy a könyvelő vagy pénzügyi szakember mit tart jelenleg a legfontosabbnak.

Lehet, hogy a válasz nem lesz kellemes. Éppen ezért lehet értékes.

Milyen a valóban használható válasz?

A "minden rendben" nem pénzügyi elemzés.

A használható válasz lehet rövid, de legalább az alábbiakat tartalmazza:

• melyik időszakról beszélünk;
• melyik adat vagy folyamat érdemel figyelmet;
• miért jelent ez problémát vagy lehetőséget;
• mekkora összegről van szó;
• milyen döntésre van szükség;
• mikorra kell lépni;
• mit kell még tisztázni.

Például:

"A vevőkövetelés az elmúlt hat hónapban 8 millió forintról 14 millió forintra nőtt. Ennek több mint fele két ügyfélhez tartozik, akik rendszeresen a határidő után fizetnek. Ha egyikük egy hónapot késik, a cégnek nehézséget okozhat a bérek és az adók együttes kifizetése. Érdemes külön fizetési ütemezést és kintlévőségkezelési folyamatot kialakítani."

Ez már olyan válasz, amelyre döntést lehet építeni.

Mikor van szüksége többre, mint könyvelésre?

Fontos felismerni, ha a feltett kérdés már nem oldható meg kizárólag könyvelési adatokból.

A hagyományos könyvelés jellemzően megmutatja:

• mi történt;
• hogyan kell elszámolni;
• milyen bevallási kötelezettség van;
• hogyan alakult az eredmény;
• milyen adatok kerülnek a beszámolóba.

A vezetői pénzügyi támogatás ezzel szemben olyan kérdésekre keres választ, mint:

• mi várható a következő hónapokban;
• mely ügyfél vagy szolgáltatás nyereséges;
• mennyi pénz költhető el biztonságosan;
• mikor térül meg egy beruházás;
• milyen döntés javíthatja a vállalkozás pénzügyi működését.

Ha rendszeresen ilyen válaszokra van szüksége, akkor lehet, hogy nem egyszerűen több könyvelői konzultációra, hanem pénzügyi tervezésre, vezetői riportokra vagy CFO-szemléletű támogatásra van szüksége.

Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy rossz könyvelővel dolgozik. Lehet, hogy olyan szolgáltatást vár el tőle, amely nem része a jelenlegi megbízásnak.

Milyen gyakran érdemes egyeztetni?

Nincs minden vállalkozásra érvényes egyetlen gyakoriság.

Egy stabilan működő, kevés változással járó kisebb cégnél egy negyedéves részletesebb egyeztetés is elegendő lehet.

Havi áttekintés indokolt lehet, ha:

• gyorsan nő a vállalkozás;
• rendszeres a cashflow-nyomás;
• sok a kintlévőség;
• jelentős beruházás előtt állnak;
• több üzletág vagy telephely működik;
• gyorsan változnak a költségek;
• az eredményesség nehezen követhető.

A könyvelővel való egyeztetés akkor hasznos, ha előre meghatározott kérdésekkel, friss adatokkal és egyértelmű döntési helyzetekkel készülnek rá.

A lényeg

Teljesen rendben van, ha elsőre nem tudja, mit kérdezzek a könyvelőtől típusú helyzetben hogyan induljon el.

A vállalkozás működtetése az Ön feladata. Nem kell könyvelővé vagy pénzügyi elemzővé válnia.

Azt azonban érdemes tudnia, hogy milyen kérdésekre van szüksége ahhoz, hogy értse:

• miből termel pénzt a cége;
• hol akad el a pénz;
• melyik költség vagy ügyfél jelent kockázatot;
• milyen fizetések közelednek;
• melyik döntést kell még időben meghoznia.

Néha egyetlen jó kérdés többet ér, mint egy újabb riport vagy Excel-tábla.