Pénzügyi kontroll a cégvezetésben: Miért nem elég már csak a könyvelés?

Egy vállalkozás életében eljön az a pont, amikor már nem elég azt tudni, hogy minden számla le van-e könyvelve, és időben be lett-e fizetve az adó. Ahogy nő a cég, egyre fontosabbá válik egy másik kérdés is: valójában mi történik a pénzzel?

Ez elsőre egyszerűnek tűnik. A gyakorlatban viszont sok vállalkozás úgy nő, hogy közben az ügyvezető egyre kevésbé látja át a saját számait.

Nő az árbevétel, több az ügyfél, esetleg alkalmazottakat is felvesznek, mégsem világos, hogy melyik tevékenység hoz igazán pénzt, mennyit lehet biztonságosan elkölteni, vagy miért van kevés pénz a bankszámlán egy erős hónap után.

Ilyenkor kezdődik a pénzügyi kontroll szerepe.

A könyvelés megmutatja, mi történt

A könyvelés alapvető feladata, hogy a vállalkozás gazdasági eseményei szabályosan bekerüljenek a nyilvántartásokba.

Ide tartoznak például:

• a beérkező és kimenő számlák,
• a banki mozgások,
• a bérek,
• az adók,
• a tárgyi eszközök,
• valamint az éves beszámoló adatai.

A könyvelés tehát elsősorban a megtörtént eseményeket dolgozza fel.

Egyszerűbben fogalmazva: megmutatja, mi történt a céggel pénzügyi szempontból.

Ez nélkülözhetetlen, de egy növekvő vállalkozás vezetéséhez önmagában már kevés lehet.

Egy ügyvezetőnek ugyanis nemcsak azt kell tudnia, mi történt három hónappal ezelőtt, hanem azt is, hogy most hol tart a cég, és mi várható a következő hónapokban.

Az adótanácsadás egy másik feladat

A könyvelést gyakran összekeverik az adótanácsadással, pedig nem ugyanarról van szó.

Az adótanácsadás azt vizsgálja, hogy egy adott üzleti döntésnek milyen adózási következménye lehet.

Például:

• milyen adózási forma megfelelő,
• hogyan érdemes egy új tevékenységet elindítani,
• milyen adókötelezettsége van egy adott ügyletnek,
• hogyan kezelhető szabályosan egy külföldi partnerrel kötött szerződés,
• vagy milyen adózási következménye lehet egy nagyobb beruházásnak.

A könyvelő tehát jellemzően feldolgozza az eseményeket, az adótanácsadó pedig segít előre látni azok adózási következményeit.

A kettő sok esetben összekapcsolódik, de szakmailag külön terület.

A kontrolling már a vállalkozás működését vizsgálja

A kontrolling nem egyszerűen több könyvelést jelent.

A célja az, hogy a vezető megértse, miből keres pénzt a vállalkozás, mire költ, és hol kezd romlani a működés.

Vegyünk egy egyszerű példát.

Egy cégnek havi 30 millió forint árbevétele van.

Ez önmagában jól hangzik.

De ebből még nem tudjuk:

• mennyi volt az anyagköltség,
• mennyi ment el bérekre,
• mennyibe került az iroda vagy a telephely,
• mennyit költött marketingre,
• mennyi a még ki nem fizetett számla,
• mennyi adót kell hamarosan befizetni,
• és végül mennyi pénzt termelt ténylegesen a vállalkozás.

A magas árbevétel tehát nem ugyanaz, mint a magas nyereség.

És a magas nyereség sem feltétlenül jelenti azt, hogy sok pénz van a bankszámlán.

Ez az egyik legfontosabb pénzügyi összefüggés, amit egy növekvő vállalkozás vezetőjének értenie kell.

A nyereség és a pénz nem ugyanaz

Tegyük fel, hogy egy cég kiállít egy 10 millió forintos számlát egy ügyfélnek.

A számla bekerülhet az árbevételbe, miközben az ügyfél még nem fizette ki.

A könyvelésben tehát megjelenhet a bevétel, de a bankszámlán még nincs ott a pénz.

Közben a vállalkozásnak ki kell fizetnie:

• a béreket,
• a beszállítókat,
• az adókat,
• a bérleti díjat,
• és más működési költségeket.

Ezért fordulhat elő az a látszólag furcsa helyzet, hogy egy cég nyereséges, mégis pénzhiánnyal küzd.

Ezt nevezzük likviditási problémának.

Egy fejlődő vállalkozásnál ezért már nemcsak az eredményt, hanem a pénz tényleges mozgását is figyelni kell.

Mit kellene egy ügyvezetőnek havonta látnia?

Nem szükséges minden ügyvezetőnek pénzügyi szakemberré válnia.

Néhány alapvető számot azonban érdemes minden hónapban áttekinteni.

Árbevétel

Mennyi bevételt termelt a vállalkozás az adott hónapban?

Nemcsak az összeg fontos, hanem az is, hogy nő vagy csökken-e.

Költségek

Mire költött a cég?

Érdemes külön látni például:

• béreket,
• anyagköltséget,
• marketinget,
• alvállalkozókat,
• irodai és működési költségeket.

Ha egy költség hirtelen megugrik, annak általában oka van.

Eredmény

Az árbevételből a költségek levonása után marad-e nyereség?

És ha igen, mennyi?

A forgalom önmagában nem mondja meg, hogy jól működik-e a vállalkozás.

Bankszámla és várható pénzmozgás

Mennyi pénz áll jelenleg rendelkezésre?

És milyen nagyobb kifizetések várhatók a következő hetekben?

Ez különösen fontos áfa-, járulék- vagy társaságiadó-fizetés előtt.

Kintlévőségek

Mennyi pénzzel tartoznak az ügyfelek a vállalkozásnak?

Egy gyorsan növekvő cégnél ez különösen veszélyes terület lehet.

Papíron nőhet az árbevétel, miközben egyre több pénz ragad az ügyfeleknél.

Kötelezettségek

Mennyi pénzt kell hamarosan kifizetni?

Ide tartozhatnak:

• beszállítói számlák,
• adók,
• bérek,
• hitelek,
• lízingek.

Ezeket érdemes a várható beérkező pénzekkel együtt vizsgálni.

Ügyfelenként vagy tevékenységenkénti eredmény

Ha a vállalkozás többféle szolgáltatást vagy terméket értékesít, azt is fontos tudni, melyik valóban nyereséges.

Előfordulhat például, hogy az egyik üzletág hozza a legtöbb árbevételt, mégis alig termel hasznot.

Ezt pusztán a havi összbevételből nem lehet észrevenni.

Mi az a vezetői riport?

A vezetői riport egy rövid, rendszeresen elkészített összefoglaló a vállalkozás legfontosabb pénzügyi adatairól.

Nem az a célja, hogy az ügyvezető több száz soros könyvelési listákat nézegessen.

Éppen ellenkezőleg.

Egy jó vezetői riport leegyszerűsíti a számokat, és megmutatja, mire kell figyelni.

Például:

• Árbevétel: 32 millió Ft
• Költség: 25 millió Ft
• Eredmény: 7 millió Ft
• Kintlévőség: 11 millió Ft
• Bankszámla: 6 millió Ft
• Következő 30 nap várható nagyobb kifizetése: 8 millió Ft

Ebből már azonnal látható, hogy hiába volt nyereséges a hordozott hónap, a vállalkozás pénzügyi helyzete rövid távon szűk lehet.

Ez vezetői információ.

Mikor válik erre valóban szükség?

Nincs egyetlen árbevételi határ, amely fölött minden vállalkozásnak kötelezően szüksége lenne kontrollingra.

Vannak azonban egyértelmű jelek.

Ilyen például, ha:

• az ügyvezető már nem tudja fejben követni a cég pénzügyeit,
• rendszeresen meglepetést okoz egy nagyobb adófizetés,
• nő az árbevétel, de nem nő vele együtt a pénz,
• több alkalmazott vagy alvállalkozó dolgozik a cégben,
• több üzletág vagy szolgáltatás működik egyszerre,
• jelentős összegek vannak kint az ügyfeleknél,
• rendszeresen kell dönteni beruházásokról,
• vagy az ügyvezető csak a bankszámla egyenlegéből próbálja megítélni, hogy jól megy-e a vállalkozás.

Az utóbbi különösen gyakori hiba.

A bankszámla ugyanis csak azt mutatja meg, mennyi pénz van abban a pillanatban a cégnél.

Azt nem mutatja meg, hogy ebből mennyi tartozik valójában hamarosan az adóhatóságnak, a dolgozóknak vagy a beszállítóknak.

A könyvelés és a pénzügyi kontroll nem egymás helyett van

Fontos különbség, hogy a kontrolling nem helyettesíti a könyvelést.

A jó könyvelés adja azt az adatbázist, amelyből a pénzügyi elemzés dolgozni tud.

A kettő inkább egymásra épül.

A könyvelés azt kérdezi:

Mi történt?

A kontrolling azt:

Mit jelentenek ezek a számok?

A vezetői riport pedig azt:

Mire kell most figyelnie az ügyvezetőnek?

Az adótanácsadás ehhez egy újabb kérdést tesz hozzá:

Milyen adózási következménye lesz a következő döntésnek?

Egy kisebb vállalkozásnál ezek közül sokáig elegendő lehet a könyvelés.

Egy fejlődő cégnél azonban egy idő után már nem az adatok rögzítése a legnagyobb kérdés, hanem az, hogy a vezető képes-e ezekből időben jó döntést hozni.

Mert a vállalkozások többsége nem azért kerül nehéz helyzetbe, mert nem tudja, mekkora volt tavaly az árbevétele.

Hanem azért, mert túl későn veszi észre, hogy a költségek gyorsabban nőnek a bevételnél, túl sok pénz van kint az ügyfeleknél, vagy néhány hónapon belül elfogyhat a működéshez szükséges pénz.

A pénzügyi kontroll feladata éppen az, hogy ezek ne utólag derüljenek ki.