Cégesen vett ásványvíz és üdítő: hogyan könyveljük az 50 Ft-os visszaváltási díjat?

Cégesen vett ásványvíz és üdítő: hogyan könyveljük az 50 Ft-os visszaváltási díjat?

A cég rendel tíz karton ásványvizet az irodába. Megérkezik a számla, amelyen szerepel az ásványvíz ára, az áfa, és minden palack mellett megjelenik az 50 Ft-os visszaváltási díj (DRS). Ha 120 palack érkezett, az összesen 120 × 50 Ft = 6 000 Ft DRS-díj, és a visszaváltási díj könyvelése azonnal feladja a leckét a cégvezetőnek és a könyvelőnek egyaránt.

Mit kell tennünk ezzel a tétellel a könyvelésben? Költségként számoljuk el? Külön kell könyvelni? Van rajta áfa? Mi történik, ha később visszaváltják a palackokat, és mi a helyzet akkor, ha a dolgozók egyszerűen hazaviszik őket?

A helyes válaszhoz nem elég csupán a számlát megnézni: azt is pontosan tudnunk kell, mi történik a palackokkal a gyakorlatban.

Először válasszuk külön az italt és az 50 forintot

Ez az első és legfontosabb lépés. A kötelezően visszaváltási díjas, nem újrahasználható italcsomagolás 50 Ft-os visszaváltási díja nem része az ital értékesítése áfaalapjának.

Ezért ha Önök például 120 palack ásványvizet vásárolnak, a számlán két különböző jellegű összeggel találkoznak:

• az ital ellenértékével és annak áfájával,
• valamint a 120 × 50 Ft, vagyis 6 000 Ft visszaváltási díjjal.

A DRS-díj áfa hatályán kívüli tétel. Ez azt jelenti, hogy az 50 forintból nincs levonható áfa.

Az 50 Ft visszaváltási díj számviteli elszámolása

Ha a vállalkozás fogyasztóként vásárolja meg az italokat saját felhasználásra, a visszaváltási díj a beszerzett termék bekerülési értékének részét képezheti.

Ez azért lényeges, mert első látásra kézenfekvő lenne azt gondolni, hogy az 50 forintot külön követelésként kellene nyilvántartani, hiszen később visszakapjuk azt. A számviteli kezelés azonban nem feltétlenül ebből indul ki. A vállalkozás megvásárolja az italt a hozzá tartozó visszaváltási díjjal együtt, így saját felhasználás esetén ennek megfelelően kell a bekerülési értéket és a felhasználást kezelni. Ha pedig később megtörténik a visszaváltás, a visszakapott összegnek is lesz számviteli hatása.

Nézzünk egy egyszerű példát

Egy vállalkozás vásárol az irodába 120 palack ásványvizet.

• Az italok nettó ellenértéke: 24 000 Ft.
• Az italhoz kapcsolódó áfa (27%-os kulccsal számolva): 6 480 Ft.
• A DRS-díj: 120 × 50 Ft = 6 000 Ft.
• A számla végösszege így: 36 480 Ft.

A 6 000 Ft DRS-díjat nem úgy kell kezelni, mintha annak is lenne áfatartalma. Az áfa a példában kizárólag a 24 000 Ft-os adóalaphoz kapcsolódik. A visszaváltási díj áfa hatályán kívüli tétel.

A számviteli kérdés tisztázásához viszont látnunk kell, mi lesz később a palackok sorsa.

Első eset: a cég nem váltja vissza a palackokat

Elfogy a víz, a palackokat pedig kidobják, elvesznek, vagy más okból nem kerülnek vissza a REpont rendszerébe. A vállalkozás ebben az esetben ténylegesen viselte az 50 forintos díjakat, vagyis nem kapja vissza a 6 000 forintot.

Saját fogyasztásra beszerzett italok esetén a visszaváltási díj a beszerzett termék bekerülési értékének részeként jelenhet meg, majd a felhasználásnak megfelelően kerül elszámolásra. A történet ezzel számviteli oldalról lényegében lezárul.

Második eset: a cég visszaváltja a palackokat

Most ugyanez a vállalkozás összegyűjti mind a 120 palackot, és elviszi őket visszaváltani, amivel visszakap 6 000 forintot. Itt már egy új gazdasági esemény történt.

A korábban megfizetett, majd a bekerülési érték részeként kezelt visszaváltási díj egy része vagy egésze visszatérült. A számviteli szabályok alapján a visszatérített összeg a felhasznált anyagok költségének korrekcióját eredményezheti. Egyszerűen megfogalmazva: ha a cég visszakapta az 50 forintokat, nem maradhat úgy a könyvelésben, mintha ezt az összeget végleg költségként viselte volna. Ezért a visszaváltásról a könyvelőnek is feltétlenül tudnia kell.

És itt jön a gyakorlati probléma

A beszerzési számlát a könyvelő látja, a visszaváltást viszont sokszor nem.

A cég megrendeli a vizet, a számla bekerül a könyvelésbe, majd két héttel később az irodavezető összeszedi a palackokat, elviszi őket egy REpont automatához, és kap egy utalványt. Ezzel az utalvánnyal a következő vásárlásból levonnak 6 000 forintot, a könyvelőhöz pedig már csak a következő vásárlás csökkentett végösszegű számlája kerül.

Ha nincs kialakított folyamat arra, hogy a visszaváltás bizonylata vagy az utalvány felhasználása is bekerüljön a könyvelésbe, az 50 forintok útja megszakad. Ezért a DRS nem pusztán könyvelési kérdés, hanem bizonylati és belső folyamat kérdése is. Arról, hogy a hiányos információk hogyan nehezítik meg a közös munkát, érdemes elolvasni, hogy mit lát a könyvelő a cégéből a mindennapok során.

Mi történik, ha bankszámlára kérik vissza az összeget?

Gazdálkodó szervezet a REpont rendszerben bankszámlára történő visszatérítést is igénybe vehet. Ebben az esetben a visszaváltott palackok után járó összeg megjelenik a vállalkozás bankszámláján.

Ez könyvelési szempontból általában könnyebben követhető, hiszen a banki tranzakció látható. Azonban ettől függetlenül azonosítani kell: miért érkezett az összeg, milyen korábbi DRS-tételekhez kapcsolódik, és hogyan kell korrigálni vele a korábban elszámolt összeget. Nem szabad egyszerűen "egyéb bevételként" kezelni a tételt csak azért, mert pénz érkezett a bankszámlára - mindig a valós gazdasági tartalmat kell vizsgálni.

Mi történik, ha utalványt kapnak?

Ez az egyik legkönnyebben elvesző rész a rendszerben. A cég visszaváltja a palackokat, kap egy REpont-utalványt, amit később felhasznál egy másik vásárlásnál.

A vállalkozás szempontjából azonban a visszaváltási díj már a visszaváltás pillanatában megtérült. Az utalvány nem "ingyen pénz", hanem egy korábban megfizetett összeg visszatérítése. Ezért az utalványt és annak későbbi felhasználását is úgy kell kezelni, hogy a gazdasági esemény pontosan követhető maradjon.

Mi van akkor, ha a dolgozó viszi haza a palackokat?

Ez az irodákban valószínűleg jóval gyakoribb, mint elsőre gondolnánk. A cég megvásárolja a vizet, a dolgozók elfogyasztják, a palackokat pedig valaki összeszedi, hazaviszi és saját maga váltja vissza. A vállalkozás ebben az esetben nem kapja vissza az 50 forintokat.

A NAV külön foglalkozott ezzel a helyzettel a személyi jövedelemadó szempontjából. Ha a terméket a kifizető vásárolta meg, de a csomagolást átengedi a magánszemélynek, és nem a kifizető gondoskodik a visszaváltásról, a visszaváltási díj a magánszemélynél adómentes lehet. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem kell minden irodai palack után azt vizsgálni, hogy melyik munkavállaló kapta meg végül az 50 forintot. A vállalkozás oldalán viszont továbbra is tény marad: a cég nem kapta vissza a visszaváltási díjat.

Céges italbeszerzés és a visszaváltási díj áfa szabályai

Ezt a kérdést teljesen külön kell kezelni a DRS-díjtól. Attól, hogy az 50 Ft-os visszaváltási díj áfa hatályán kívüli tétel, még nem következik automatikusan sem az, hogy az ital áfája levonható, sem az, hogy nem vonható le.

Az italhoz kapcsolódó előzetesen felszámított áfa levonhatóságát az általános áfaszabályok és a konkrét felhasználás alapján kell megítélni. Nem mindegy például, hogy:

• munkavállalói fogyasztásról,
• üzleti vendéglátásról,
• reprezentációról,
• vagy továbbértékesítésről beszélünk.

Két kérdést tehát ne keverjünk össze:

1. Van-e áfa az 50 Ft-os DRS-díjon? Nincs.
2. Levonható-e az ital beszerzéséhez kapcsolódó áfa? Ezt már a felhasználás célja alapján külön kell megvizsgálni.

Miért fontos, hogy a könyvelő tudja, mi történt a palackokkal?

Mert a számla önmagában csak a történet első felét mutatja meg. A könyvelő látja a számlán a 120 palack utáni 6 000 Ft DRS-díjat, de azt nem tudhatja, hogy ebből mennyit váltottak vissza, elvesztek-e a palackok, utalványt kapott-e a cég, vagy a dolgozók vitték azokat haza.

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek rendszeresen és nagyobb mennyiségben vásárolnak visszaváltási díjas termékeket, érdemes kialakítani egy egyszerű belső szabályt. Nem szükséges minden egyes palackhoz külön nyilvántartást vezetni, a cél mindössze az, hogy a könyveléshez eljusson az információ arról, ha a cég visszakapott korábban megfizetett visszaváltási díjat. Ehhez következetesen kell kezelni a beszerzési számlákat, a visszaváltási bizonylatokat, a REpont-utalványokat és azok felhasználását, valamint a bankszámlára érkező visszatérítéseket.

Egyetlen vásárlásnál a 6 000 Ft visszaváltási díj elenyészőnek tűnhet, de ha a cég ezt minden héten megteszi, az éves szinten már 312 000 Ft-os tételt jelent. Ha a visszaváltások nem megfelelően jelennek meg a könyvelésben, az már komoly pontatlanságokhoz vezethet.

Összegzés: mit kell tenni a DRS-díjjal?

Céges saját fogyasztásra vásárolt ásványvíznél vagy üdítőnél először külön kell választani az ital ellenértékét és a visszaváltási díjat. Az 50 forintos tétel áfa hatályán kívüli, saját felhasználás esetén a termék bekerülési értékének része lehet, és ha később visszaváltják, a visszatérítést is megfelelően el kell számolni.

A pontos könyveléshez a 2000. évi C. törvény a számvitelről és a 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról előírásait kell szem előtt tartani. A könyvelőnek ezért nemcsak a beszerzési számlára van szüksége, hanem a palackok utóéletére is, hogy a visszajáró összegek a helyükre kerülhessenek a könyvekben.