BELSŐ PÉNZÜGY × KÜLSŐ KÖNYVELÉS
Ha a könyvelőiroda szinte minden kérdésével ugyanazt az embert keresi a cégnél, érdemes még a következő szabadsága előtt kipróbálni egy egyszerű gondolatkísérletet: mi történne, ha két hétig egyáltalán nem lenne elérhető?
Nem rendkívüli helyzetről beszélünk.
Két hét szabadság teljesen normális. Ahogy az is, hogy valaki megbetegszik, családi okból kiesik vagy másik munkahelyre távozik.
Ha ettől megáll a könyveléshez szükséges információáramlás, akkor nem a szabadság okozta a problémát. A szabadság csak láthatóvá tette.
„Majd ő tudja, ha visszajön”
A mondat egy-két napig még működhet.
Aztán érkezik egy könyvelői kérdés egy szokatlan számláról. Nem tudjuk, mihez kapcsolódik.
Hiányzik egy szerződés.
Valaki belépett vagy kilépett.
Érkezett egy levél.
A könyvelő egyeztetni szeretne egy tételt.
Az ügyvezető közben megkérdezi, hogy áll az adott hónap.
És minden kérdés ugyanoda fut:
„Ezt Zsófi tudja.”
Csakhogy Zsófi Tenerifén van, és teljesen jogosan nem szeretné a medence mellől megoldani a cég könyvelését.
A könyvelő nem tud minden hiányzó információt kitalálni
A könyvelési munka bizonylatokra és a gazdasági eseményeket megfelelően leíró információkra épül. A számviteli törvény előírja többek között, hogy a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatok adatainak hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük.
Ezért nem reális elvárás, hogy egy külső könyvelő a cégen belüli információ nélkül minden gazdasági esemény hátterét rekonstruálja.
A kérdés inkább az, hogy a könyvelő válaszához szükséges információt a cégnél csak egyetlen ember tudja-e megszerezni.
A helyettesítés nem azt jelenti, hogy legyen még egy Zsófi
Nem kell két azonos munkakört fenntartani csak azért, hogy valaki szabadságra mehessen.
A helyettesítőnek sok esetben nem kell tudnia elvégezni a kapcsolattartó teljes munkáját.
Ahhoz viszont, hogy valóban át tudja venni a következő lépést, egyértelműnek kell lennie, hol ér véget a belső pénzügy feladata, és hol kezdődik a könyvelőé.
Azt viszont tudnia kell:
- hol találja a szükséges információkat;
- mi sürgős, és mi várhat;
- milyen rendszerben dolgozik a cég;
- kihez fordulhat;
- melyek azok a feladatok, amelyek két hétig nem maradhatnak gazda nélkül.
Ez lényegében az üzletmenet-folytonosság egyik alapelve: a kritikus üzleti folyamatokra előre meg kell határozni, hogyan működnek tovább fennakadás esetén. A NIST meghatározása szerint az üzletmenet-folytonossági terv előre kialakított eljárásokat tartalmaz arra, hogyan tarthatók fenn a szervezet fontos üzleti folyamatai egy jelentős kiesés alatt és után. Ez általános működési elv, nem magyar jogszabályi előírás.
Nem kell ezt feltétlenül „business continuity projektnek” nevezni. Egy közepes vállalkozásnál lehet belőle egy nagyon egyszerű, működő helyettesítési rend. Ennek kialakítása a pénzügyi kontroll része is lehet: nemcsak a számokat, hanem az azokhoz vezető folyamatokat is átláthatóvá teszi.
Érdemes mindkét oldalt megvizsgálni
Van azonban egy kellemetlenebb kérdés is.
Mi történik akkor, ha nem a céges kapcsolattartó, hanem a könyvelőiroda kapcsolattartója esik ki két hétre?
Ha a válasz ugyanaz – „majd ha visszajön” –, akkor ugyanaz a probléma létezik a szolgáltató oldalán. Az elérhetőségnek nem egyetlen ember folyamatos rendelkezésre állását, hanem működő kommunikációs és helyettesítési rendet kell jelentenie.
Egy cég számára ezért a könyvelőiroda kiválasztásakor nem csak az lehet fontos kérdés, hogy ki fogja kezelni a könyvelését.
Hanem az is:
- Ki ismeri még a cégünket?
- Ki látja az előzményeket?
- Ki fér hozzá a szükséges munkafolyamathoz?
- Ki veszi át a feladatot szabadság vagy betegség alatt?
- Hogyan maradnak meg az információk akkor is, ha változik a kapcsolattartó?
Ezeket a szempontokat érdemes a könyvelő kiválasztásakor feltett kérdések közé is beemelni.
A NAV előtti képviselet rendszere ebből a szempontból is érdekes. A hatóság szabályai külön kezelik a képviselő szervezetet és az annak keretében ténylegesen eljáró személyeket. A NAV 2025. január 31-én közzétett tájékoztatója szerint 2025. február 1-jétől az állandó meghatalmazás maga a képviselő szervezet – például könyvelőiroda – részére is adható, és a szervezet gondoskodhat arról, hogy a nevében ki járjon el.
Ez természetesen önmagában nem oldja meg a helyettesítést. Ahhoz a tudásnak és a munkafolyamatnak is átadhatónak kell lennie.
Egy jó próba: ne szóljunk a kapcsolattartónak
A helyettesítési rendszer minőségét nem a szabályzat mutatja meg, hanem az, hogy működik-e.
Érdemes végiggondolni egy átlagos hónapot úgy, mintha a megszokott kapcsolattartó nem lenne elérhető:
- Beérkeznek a számlák?
- Átjutnak a könyveléshez szükséges adatok?
- Eljutnak a bérszámfejtéshez a változások?
- Megtalálhatók a szerződések?
- Valaki látja a könyvelő kérdéseit?
- Tudja valaki, melyikre kell azonnal válaszolni?
- Az ügyvezető kap választ, ha a havi adatokról érdeklődik?
Ha a rendszer ezen a teszten elbukik, nem feltétlenül új emberre van szükség.
Először azt kell megnézni, miért egy ember tartja össze a folyamatot.
A jó helyettesítés szinte észrevétlen
Egy jól működő pénzügyi folyamatban természetesen számít, hogy ki végzi a munkát. A tapasztalat, a céges tudás és a személyes kapcsolat nem cserélhető le egy folyamatábrával.
De a működés alapjai nem tűnhetnek el azzal együtt, hogy valaki két hétre becsukja a laptopját.
Talán ez a legegyszerűbb kérdés, amit egy cég a saját pénzügyi adminisztrációjáról és a könyvelőirodájáról is feltehet:
El tud menni szabadságra a kapcsolattartónk úgy, hogy közben nem kell magával vinnie a céget is?