BELSŐ PÉNZÜGY × KÜLSŐ KÖNYVELÉS
A belső pénzügy szerint minden szükséges adatot elküldtek. A könyvelő szerint még hiányzik néhány bizonylat és egyeztetés. Az ügyvezető közben azt szeretné tudni, mikor kap végre használható számokat az előző hónapról. Ismerős helyzet azoknál a cégeknél, ahol a napi pénzügy házon belül működik, a könyvelést viszont külső iroda végzi.
Ilyenkor rendszerint gyorsan előkerül a felelősség kérdése. Ki nem küldött el valamit? Ki nem szólt időben? Kinél állt meg a folyamat? Pedig sok esetben egyik fél sem végzi rosszul a munkáját. Egyszerűen nincs pontosan meghatározva, hol ér véget a belső pénzügy feladata, hol kezdődik a könyvelőé, és mi történik a kettő között.
A könyvelő csak abból tud dolgozni, ami eljut hozzá
Ez jóval többet jelenthet a számlák átadásánál. Szükség lehet banki adatokra, szerződésekre, pénztári bizonylatokra, bérinformációkra, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó dokumentumokra, vagy egyszerűen annak tisztázására, hogy egy adott gazdasági esemény mögött mi történt valójában.
Ennek nemcsak gyakorlati oka van. A számviteli törvény szerint a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő gazdasági eseményeket bizonylatokkal kell alátámasztani. Az adózás rendjéről szóló törvény 77. §-a pedig előírja, hogy a jogszabályban meghatározott bizonylatokat, könyveket és nyilvántartásokat úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy azok alapján az adó alapja és összege megállapítható és ellenőrizhető legyen.
A mindennapi működésben ebből egy kevésbé jogias probléma következik: a cég belső pénzügye és a külső könyvelő ugyanazon folyamat két oldalán dolgozik, miközben nem feltétlenül ugyanazt látja.
A pénzügyes elküldte, amit a saját listája alapján el kellett küldenie. A könyvelő viszont munka közben észreveszi, hogy egy banki tételhez nincs meg a megfelelő dokumentum, egy számla mögött nem világos a gazdasági esemény, vagy valamelyik egyeztetéshez további információ szükséges.
Innen már csak egy lépés a két klasszikus mondat:
„Mi már mindent elküldtünk.”
„Nálunk viszont még nincs meg minden.”
Nem az a legnagyobb baj, ha valami hiányzik
Egy több tíz főt foglalkoztató cégnél az adatok eleve nem egyetlen helyen keletkeznek. Más ember számláz, más kezeli a bankot, a HR-től érkeznek a bérekhez szükséges változások, a szerződések valamelyik vezetőnél vagy másik részlegen lehetnek, a könyvelőirodával pedig gyakran egy kijelölt pénzügyi munkatárs tartja a kapcsolatot.
Ebben a rendszerben időnként hiányozni fog valami. Önmagában ez nem feltétlenül jelent rossz működést.
A valódi probléma akkor kezdődik, amikor senki nem tudja, hogy hiányzik. Vagy tudja, csak nem világos, kinek kell megszereznie. Esetleg valaki már kérte, de egy hosszú e-mail-láncban elveszett a kérés.
Ilyenkor a céges kapcsolattartó munkája észrevétlenül megváltozik. Ahelyett, hogy a pénzügyi feladataival foglalkozna, embereket kezd keresni, dokumentumokat hajkurászik, továbbítja a könyvelő kérdéseit, majd visszakérdez, hogy minden megérkezett-e. Ha pedig közeledik egy határidő vagy az ügyvezető adatot kér, ő kerül két oldal közé.
Ez már nem pusztán bosszantó adminisztráció. A hiányzó információ feltarthatja az egyeztetést és a könyvelési munkát, végül pedig azt is, hogy a vezetés mikor jut olyan adatokhoz, amelyekből valóban tájékozódni tud. A folyamat különösen sérülékeny, ha minden információ egyetlen embernél fut össze: ilyenkor már egy kéthetes szabadság is láthatóvá teheti a helyettesítés hiányát.
Akkor mégis kié a felelősség?
Erre nincs olyan válasz, hogy mindig a könyvelőé vagy mindig a belső pénzügyé.
A vállalkozásnak biztosítania kell a könyveléshez szükséges dokumentumokat és információkat. Egy külső könyvelőirodától ugyanakkor joggal várható el, hogy egyértelmű legyen, milyen adatokat, milyen rendszerességgel és milyen formában kér a cégtől, és a kialakított együttműködés szerint jelezze, ha a munkához szükséges információ nem áll rendelkezésére.
A fontos kérdés ezért nem feltétlenül az, ki hibázott múlt kedden. Sokkal többet árul el a működésről, hogy egy adott pillanatban meg lehet-e mondani: kinél van most a következő lépés?
Ha ennek megállapításához elő kell keresni három Excel-táblát, át kell nézni egy Teams-beszélgetést és végig kell olvasni egy tizenöt levélből álló e-mail-láncot, akkor nem egy ember hibáját érdemes keresni. Maga a folyamat nincs rendesen összerakva.
Nem mindegy, mennyi munkába kerül, hogy elkészüljön a könyvelés
Egy jól kialakított együttműködésnek van ritmusa. A cég tudja, mikorra kell átadnia az adott időszak dokumentumait. A könyvelő tudja, mikor és hogyan jelzi a hiányokat. Egyértelmű, ki válaszol a felmerülő kérdésekre, mikor történnek az egyeztetések, és mikor tekinthető az adott időszak feldolgozottnak.
Ennek természetesen nem kell minden cégnél ugyanúgy kinéznie. Egy húszfős tanácsadó vállalkozás pénzügyi adminisztrációja egészen más lehet, mint egy nagy tranzakciószámmal dolgozó kereskedőé. A lényeg nem az egységes módszer, hanem az, hogy a folyamat ne kizárólag azért működjön, mert két ember évek óta dolgozik együtt, és már fejből tudják, mit kell csinálni.
Ez azért is fontos, mert az ügyvezetőt végül ritkán érdekli, hogy a hiányzó dokumentumot kedden elküldte-e a pénzügy, szerdán észrevette-e a könyvelő, majd csütörtökön visszakérdezett-e rá valaki. Ő azt szeretné tudni, hogyan áll a cége.
Éppen ezért a belső pénzügy és a külső könyvelő kapcsolatának minőségét nem csak az alapján érdemes megítélni, hogy végül elkészülnek-e a bevallások és a könyvelési feladatok. Legalább ilyen beszédes, hogy mennyi cégen belüli munkát igényel, mire elkészülnek. Ez ugyanúgy része a pénzügyi kontrollnak, mint a havi számok értelmezése.
Ha ugyanaz a pénzügyes minden hónapban ugyanazokat az embereket sürgeti, ugyanazokat az adatokat keresi, ugyanazokra a könyvelői kérdésekre vadássza össze a választ, majd külön ellenőrzi, hogy minden célba ért-e, akkor már nem biztos, hogy az adott hónapban történt valami rendkívüli.
Lehet, hogy pontosan ez lett a rendszer.
Egy jól működő kapcsolatban ugyanis nem az a reális cél, hogy soha semmi ne hiányozzon. Hanem az, hogy ha valami hiányzik, az időben kiderüljön, egyértelmű legyen, kinél van a következő lépés, és ne kelljen minden hónapban újra végignyomozni, hol akadt el a könyvelés.