December 2-án megérkezik a berendezés. December 8-án elkezdődik a kivitelezés. December végére a munka jelentős része elkészül, januárban folytatják, a rendszer átadása pedig február 10-én történik meg. A projekt értéke 25 millió forint.
Melyik évhez tartozik?
A kérdés sok energetikai és épületgépészeti vállalkozásnál csak az év végi záráskor kerül elő. Pedig addigra már több hónapnyi beszerzés, munkavégzés, alvállalkozói teljesítés és esetleg előleg kapcsolódik ugyanahhoz a projekthez.
Január 1-jén a projekt nem indul újra nulláról
A vállalkozás működése folyamatos, a beszámoló viszont meghatározott időszakokra bontja ezt a működést. Ezért év végén meg kell állapítani, hogy mi történt ténylegesen december 31-ig.
Vegyünk egy leegyszerűsített példát.
- A projekt vállalási díja: 25 millió Ft
Decemberig felmerült:
- 8 millió Ft berendezés és anyag
- 3 millió Ft alvállalkozói költség
- 1 millió Ft egyéb közvetlen projektköltség
A projekt azonban még nincs kész. Itt már nem elegendő azt mondani: „Majd februárban lesz kiszámlázva, akkor foglalkozunk vele.” A december 31-én fennálló gazdasági helyzetet az éves zárásban megfelelően kezelni kell.
Miért fontos ez?
Azért, mert különben az egyik üzleti év eredménye mesterségesen rosszabb, a következőé pedig mesterségesen jobb lehet. Ha például egy hosszabb projekt jelentős költségeit egyszerűen az első év terhére számolnánk el, miközben a hozzájuk kapcsolódó teljesítés és bevétel kezelése nincs összhangban velük, az első év eredménye könnyen torzulhat.
A következő évben pedig ennek ellenkezője történhet. Az ügyvezető ebből azt láthatja: 2026 rossz év volt, 2027 pedig kiugróan jó. Miközben lehet, hogy a vállalkozás teljesítménye egyik évben sem változott drámaian. Egyszerűen több nagy projekt csúszott át decemberről a következő évre.
A számla dátuma önmagában nem oldja meg a kérdést
Ez különösen fontos szempont. A könyvelés nem működhet kizárólag úgy, hogy megnézzük, milyen számlák érkeztek be december 31-ig. A gazdasági esemény tartalmát, a teljesítést és az adott üzleti évhez való tartozást is vizsgálni kell.
Az áfa szempontjából pedig különösen fontos a helyes teljesítési időpont. A hatóság tájékoztatása szerint főszabályként az áfakötelezettség a teljesítés időpontjához kapcsolódik.
Vagyis három időpont könnyen különbözhet egymástól:
- amikor a munka fizikailag zajlik,
- amikor a pénz megérkezik,
- és amikor az adott ügylet áfaszempontból teljesítettnek minősül.
Ezeket a tényezőket nem szabad automatikusan összemosni.
Az anyag decemberben megérkezett. Akkor az már decemberi költség?
Nem feltétlenül ilyen egyszerű a helyzet. Ha decemberben megérkezik például egy 6 millió forintos hőszivattyús rendszer, attól még meg kell nézni, mi történt vele december 31-ig:
- Beépítették már?
- Még a raktárban van?
- Egy konkrét, folyamatban lévő projekthez kapcsolódik?
- A szállító már teljesített?
- A kivitelező saját teljesítése milyen készültségi állapotban van?
Az év végi zárásnál ezek már nem csupán adminisztratív részletek. Ezek határozhatják meg ugyanis, hogyan kell a vagyoni és eredményhelyzetet hitelesen bemutatni a beszámolóban.
Minél több projekt fut, annál veszélyesebb az Excel nélküli, fejben történő könyvelés
Egy kisebb hőszivattyús kivitelezőnek lehet három futó munkája. Egy növekvő energetikai vállalkozásnak viszont már lehet egyszerre akár húsz is. December 31-én ezért célszerű projektenként átlátni a státuszokat:
| Projekt | Szerződéses érték | Beérkezett előleg | Felmerült közvetlen költség | Készültség | Várható befejezés |
|---|---|---|---|---|---|
| A projekt | 25 M Ft | 10 M Ft | 12 M Ft | folyamatban | február |
| B projekt | 8 M Ft | 4 M Ft | 6 M Ft | elkészült | december |
| C projekt | 18 M Ft | 5 M Ft | 3 M Ft | folyamatban | március |
Ebből a strukturált kimutatásból már egészen más képet kap a cégvezetés, mint pusztán a bankszámla aktuális egyenlegéből.
Az év végi projektlista nemcsak a könyvelőnek hasznos
Ez a kérdés legfontosabb üzleti része. Ha december 31-én az ügyvezető projektenként pontosan meg tudja határozni, hogy:
- mennyit számlázott ki,
- mennyi előleget kapott,
- mennyi közvetlen költség merült fel,
- mi van még hátra,
- és mennyi pénz szükséges a befejezéshez,
akkor nemcsak a könyvelés lesz nagyságrendekkel pontosabb, hanem a következő három hónap finanszírozási igénye is sokkal jobban tervezhetővé válik.
Ha ezekkel az adatokkal a vezetés nem számol, könnyen előállhat az energetikai kivitelezők egyik legkellemetlenebb helyzete: tele van a cég munkával, papíron nyereséges, mégis folyamatosan pénzt kell beletenni a működésbe. Ez általában nem egyetlen rosszul kalkulált projekt miatt történik, hanem sokszor azért, mert a vállalkozás gyorsabban nőtt, mint a belső pénzügyi nyilvántartása.
A december 31. csak egy vonal a projekt közepén
Egy energetikai beruházás fizikai megvalósulását nem befolyásolja, hogy közben véget ér az üzleti év. A számvitelt viszont annál inkább.
Ezért a több hónapon át futó projektek esetében év végén nem elég csupán összeszedni a számlákat. A folyamatban lévő munkákat is részletesen át kell tekinteni, és meg kell állapítani, hogy az adott időpontban gazdaságilag pontosan hol tartanak. Minél nagyobb egy kivitelező cég, annál kevésbé működik az a gyakorlat, amelyben ezt utólag, januárban próbálják meg emlékezetből rekonstruálni.
A megalapozott és pontos év végi zárás valójában már december előtt, a folyamatok tudatos nyomon követésével elkezdődik.