Egy hőszivattyús rendszer telepítése 12 millió forintba kerül. A megrendelő a szerződés aláírásakor átutal 4,8 millió forint előleget. A pénz megérkezik a kivitelező bankszámlájára.
A vállalkozásnak tehát van 4,8 millió forinttal több pénze.
De ettől még nem keresett 4,8 millió forintot.
Ez a különbség elsőre könyvelési részletnek tűnhet, pedig egy energetikai vagy épületgépészeti kivitelezőnél alapvetően meghatározza, hogy az ügyvezető helyesen látja-e a cége pénzügyi helyzetét.
A bankszámlán lévő pénz nem ugyanaz, mint a megtermelt eredmény
Az energetikai kivitelezéseknél teljesen természetes az előleg.
A vállalkozásnak még a munka megkezdése előtt meg kell rendelnie a berendezést, hőszivattyút, invertert, akkumulátort, szerelési anyagokat vagy más nagy értékű eszközöket. Ehhez pénz kell, ezért a szerződésben gyakran 30, 40 vagy akár 50 százalékos előleget határoznak meg.
Az előleg azonban nem azért érkezik, mert a vállalkozás már teljesítette a teljes munkát. A megrendelő előre finanszírozza a későbbi teljesítés egy részét.
Ezért veszélyes úgy nézni a bankszámlát, mintha az megmutatná a vállalkozás nyereségét. Gyakori jelenség, hogy bár a bankszámlán lévő pénz soha nem tűnik kevésnek az előlegek miatt, a cég valójában nem termel valós profitot.
Egy egyszerű példa
A kivitelezés nettó vállalási díja: 12 000 000 Ft
Beérkező előleg: 4 800 000 Ft
A kivitelező ebből megrendeli:
- a berendezéseket,
- a szerelési anyagokat,
- kifizeti egyes beszállítóit,
- esetleg előleget ad az alvállalkozóknak.
Néhány nap alatt az előleg jelentős része el is fogyhat.
Ez nem feltétlenül probléma. Pontosan erre szolgálhatott az előleg.
A probléma akkor kezdődik, ha a vállalkozás a beérkezett összeget már szabadon elkölthető nyereségként kezeli.
Az előlegnek áfakövetkezménye is lehet
Az előleg számviteli kezelése és az áfa kezelése nem ugyanaz a kérdés.
Az Áfa tv. előlegre vonatkozó szabályai alapján az előleg megszerzéséhez adófizetési kötelezettség kapcsolódhat. A NAV számlázási tájékoztatója is külön kezeli az előleget: főszabály szerint az előlegről a kézhezvételéhez, jóváírásához vagy megszerzéséhez kapcsolódóan kell a számlakibocsátási kötelezettséget vizsgálni.
Vagyis abból, hogy egy összeg számviteli értelemben még nem a teljesítésből származó árbevétel, nem következik az, hogy áfaszempontból sem történt semmi.
Ez az egyik leggyakoribb pont, ahol a „pénz bejött = bevétel” gondolkodás félreviszi a cégvezetést.
Mi történik a végszámlánál?
Tegyük fel, hogy a 12 millió forintos kivitelezés elkészült.
A vállalkozó korábban már kapott 4,8 millió forint előleget.
A teljesítéskor az előleget el kell számolni a teljes ellenértékben. A NAV a végszámlát is úgy kezeli, mint olyan teljesítésről kibocsátott számlát, amelyben a korábban megfizetett előleg elszámolása megtörténik.
Nem arról van tehát szó, hogy a vállalkozás először keresett 4,8 milliót, majd később újabb 12 milliót.
Ugyanannak a 12 millió forintos ügyletnek különböző pénzügyi és számlázási szakaszairól beszélünk.
Az előleg még egy dolgot el tud rejteni: a projekt valódi finanszírozási igényét
Képzeljünk el két céget.
Mindkettő havi 40 millió forint értékű energetikai projektet futtat.
Az egyik átlagosan 50 százalék előleget kér.
A másik csak 10 százalékot.
Papíron hasonló forgalmú vállalkozások lehetnek, de teljesen más finanszírozási helyzetben vannak.
A második cégnek sokkal több saját pénzt kell megelőlegeznie az anyagokra, bérekre és alvállalkozókra. Náluk sokkal hamarabb jelentkezhet olyan helyzet, amikor a cég papíron nyereséges, még sincs pénz a számlán a projektek befejezésére.
Ezért egy energetikai kivitelezőnél nem elég azt nézni, mennyi a havi árbevétel.
Látni kell azt is:
mennyi előleg érkezett, mennyi munkát kell még teljesíteni mögötte, és mennyi pénz kell a projektek befejezéséhez.
Mikor érdemes gyanakodni arra, hogy a cég pénzügyi képe félrevezető?
Tipikus figyelmeztető jel, ha az ügyvezető pontosan tudja, mennyi pénz van a bankszámlán, de nem tudja megmondani:
- ebből mennyi kapcsolódik még nem teljesített projektekhez;
- mennyi beszerzést kell még ezekből finanszírozni;
- mennyi az egyes munkák várható költsége;
- melyik projekt mennyi eredményt fog ténylegesen termelni.
Ilyenkor nem feltétlenül a vállalkozás működik rosszul.
Lehet, hogy egyszerűen nincs olyan pénzügyi rendszer mögötte, amely különválasztja a pénzmozgást, az előleget, a teljesítést és a projekt eredményét.
Egy néhány millió forintos munkánál ez még fejben is követhető.
Ha azonban egyszerre öt-tíz energetikai kivitelezés fut, már nem az.
Az előleg jó dolog – csak tudni kell, mi van mögötte
Egy jól meghatározott előleg csökkentheti a kivitelező finanszírozási kockázatát. Segíthet abban, hogy ne a vállalkozás saját pénzéből kelljen hónapokig finanszírozni a megrendelő projektjét.
De az előleg nem egyenlő a nyereséggel.
A jó pénzügyi nyilvántartás ezért nemcsak azt mutatja meg, hogy mennyi pénz érkezett be, hanem azt is, hogy abból mennyi kapcsolódik már teljesített munkához, és mennyi mögött van még teljesítési kötelezettség.
Egy növekvő energetikai kivitelezőnél ez már nem könyvelési apróság.
Ez dönti el, hogy az ügyvezető a valódi pénzügyi helyzetét látja-e, vagy csak a bankszámla egyenlegét.