Nincs könyvelőm – mit csináljak, hogy ne legyen belőle NAV-probléma?

Nincs könyvelőm: mit csináljak, hogy ne legyen belőle NAV-probléma?

Van egy vállalkozása, amely működik, számláz, költségei vannak, talán alkalmazottja is. Közben valamiért megszűnt a könyvelés. Az előző könyvelő felmondott, Ön váltott volna, de az új iroda még nem vette át az anyagot, vagy egyszerűen úgy alakult, hogy hetek óta nincs, aki rendesen vigye a könyvelést.

Ez kellemetlen helyzet, de még nem feltétlenül katasztrófa. A baj általában akkor kezdődik, amikor a vállalkozó abban bízik, hogy majd az új könyvelő egyszer mindent bepótol.

Közben viszont telnek a napok. Jönnek a számlák, mozog a bankszámla, és lehet, hogy közeleg egy bevallási határidő. Ha van alkalmazott, a bérszámfejtés sem vár, egy NAV-levélben pedig akár konkrét határidő is szerepelhet.

A könyvelő eltűnhet a képből egy időre, de a vállalkozás kötelezettségei ettől még nem állnak meg.

Ha ma derült ki, hogy nincs könyvelője, nézze meg a következő két hetet

Sokan ilyenkor azonnal elkezdenek új könyvelőt keresni. Ez természetesen fontos, de előtte érdemes gyorsan felmérni, van-e valami, ami nem várhat.

Vegyen elő egy papírt, és írja fel:

• mikor dolgozott utoljára biztosan az előző könyvelő;
• melyik hónapig készült el a könyvelés;
• mely bevallásokat adták be;
• mikor van a következő bevallási határidő;
• van-e alkalmazott, és van-e most esedékes bérszámfejtés;
• érkezett-e NAV- vagy más hatósági irat;
• van-e ismert adótartozás;
• hozzáfér-e a vállalkozás elektronikus felületeihez.

Már ebből elég gyorsan kiderül, hogy egy sima átmeneti helyzetről vagy sürgős rendbetételről van szó.

Keresse meg azt a pontot, ameddig biztosan minden rendben volt

Ez az egyik leghasznosabb dolog, amit megtehet. Nem kell első nap az egész céget átvizsgálni, elég megtalálni az utolsó biztos pontot.

Például: "Májusig minden bevallást beadott az előző könyvelő, júniustól viszont már semmit nem tudok biztosan." Ez már használható információ.

Sokkal rosszabb helyzet, amikor minden mondat úgy kezdődik, hogy "szerintem", "úgy emlékszem", vagy "valószínűleg beadta". A könyvelésnél a valószínűleg kevés, meg kell nézni, mi történt valójában.

Ellenőrizze, mit adtak be

Egy könyvelőváltásnál könnyen kialakul az a helyzet, hogy mindenki azt hiszi, a másik intézte el az adott időszakot. A vállalkozó szerint még az előző könyvelő dolga volt, az előző szerint már az új könyvelőé, az új partner pedig úgy veszi át a céget, hogy az előző hónapokat lezártnak tekinti.

A végén kiderülhet, hogy egy bevallás egyszerűen kimaradt. Ezért érdemes tételesen ellenőrizni a következőket:

• milyen bevallások kerültek beadásra;
• mely időszakokra;
• elfogadta-e őket a NAV;
• van-e hibás vagy elutasított beküldés;
• milyen kötelezettségek jelentek meg az adószámlán;
• van-e tartozás vagy túlfizetés.

A NAV-adószámla elektronikusan lekérdezhető, ezért az átadás-átvétel során ezt is érdemes ellenőrizni.

Ha van alkalmazott, ne várjon heteket

Egy olyan társaságnál, amelynek nincs alkalmazottja és alig történik benne valami, néhány napos átmenet gyakran kezelhető. Az alkalmazottaknál viszont teljesen más a helyzet.

Ott folyamatosan adódnak feladatok:

• új belépő bejelentése;
• kilépő kezelése;
• havi bérszámfejtés és járulékok;
• bevallások elkészítése;
• szabadságok és betegállomány vezetése;
• bérek időbeni kifizetése.

Ha több alkalmazottja van, és a következő bérszámfejtés napokon belül esedékes, ezt már az új könyvelő első megkeresésekor fontos jelezni, hogy lássa, az ügy nem várhat heteket.

A NAV-levelet se tegye félre addig, amíg talál valakit

Ha a hatóságtól érkezett irat, először nyissa meg és olvassa el. Nézze meg, milyen ügyben érkezett, mely időszakot érinti, kér-e valamilyen nyilatkozatot, és szerepel-e benne határidő.

Egy határidős adóügyet nem szabad hetekig parkoltatni csak azért, mert éppen nincs könyvelője. Ha az új állandó partner még nincs meg, egy átmeneti eseti könyvelés is segíthet az adott ügy gyors és biztonságos rendezésében.

Közben gyűjtse össze az anyagot

Az új könyvelőnek annál könnyebb dolga lesz, minél kevésbé kell nyomozással kezdenie a munkát. Érdemes egy helyre gyűjteni az alábbiakat:

• bankszámlakivonatok;
• kimenő és bejövő számlák;
• pénztárbizonylatok;
• fontosabb szerződések és béranyagok;
• hitel- és lízingszerződések;
• eszközvásárlások dokumentumai;
• NAV-levelek és korábbi bevallások, beszámolók.

Ha valami hiányzik, azt is írja fel: a hiányzó információ is hasznosabb, mint ha később derülne ki a hiánya.

Az előző könyvelőtől több kell, mint egy mappa számla

A vállalkozók gyakran azt gondolják, hogy elegendő visszakapni a kinyomtatott számlákat. Az új könyvelő számára azonban sokkal fontosabbak a mögöttes adatok:

• főkönyvi kivonat és főkönyvi kartonok;
• vevő- és szállítóanalitika;
• tárgyi eszközök nyilvántartása;
• bérszámfejtési adatok és korábbi bevallások;
• nyitott vevő- és szállítótételek;
• tagi kölcsön és a pénztár egyenlege;
• év végi zárási adatok.

Ezekből lehet látni, hogy valójában hol tart a könyvelés. Egy doboz számlából ezeket a nyilvántartásokat rendkívül nehéz és időigényes feladat újraépíteni.

Mi történik, ha az előző könyvelő nem ad át mindent?

Sajnos ez a forgatókönyv is előfordulhat. Ilyenkor érdemes két irányban haladni egyszerre: az átadást írásban kell kérni a pontos dokumentumok felsorolásával, miközben el kell kezdeni összeszedni a máshonnan is beszerezhető adatokat.

Lekérhetők a bankszámlakivonatok a bankból, a számlák letölthetők a számlázóprogramból, a szerződések elérhetők a saját irattárban, a NAV-os adatok pedig lekérdezhetők az elektronikus rendszerekből. Bár a hiányos átadás pluszmunkát okoz, a könyvelés így is rekonstruálható.

Ha már hónapok óta nincs könyvelő, mondja ezt ki rögtön

Nincs értelme szebben csomagolni a valóságot. Ha hónapok óta áll a könyvelés, akkor az már nem egy egyszerű könyvelőváltás, hanem egy komolyabb rendbetétel.

Ilyenkor fel kell mérni, mely hónapok és bevallások maradtak ki, mit kell pótolni, és szükség van-e korábbi időszakok javítására. Egy új szakembernek ezt az első perctől tudnia kell, hogy pontos árat és határidőt tudjon adni a feladatokra.

Ne próbáljon találomra bevallást beadni

A hirtelen jött stressz néha kapkodásra készteti a vállalkozókat, és felmerülhet a gondolat: "Valamit csak beadok, aztán később kijavítjuk." Ez a módszer szinte mindig több munkát és magasabb költségeket eredményez, mintha elsőre jól csinálták volna.

Ha a bevallás elkészítéséhez hiányoznak a biztos adatok, először a bizonylatokat kell rendszerezni, és csak a pontos számok birtokában szabad benyújtani a dokumentumokat a hatóságnak.

Egy Kft.-nél különösen rossz ötlet hónapokig húzni az időt

A Kft. könyvvezetése összetettebb folyamat a bizonylatok puszta rögzítésénél. A számviteli törvény a könyvviteli szolgáltatások körébe sorolja a könyvvezetési és beszámolókészítési feladatokat, és meghatározott esetekben ezek irányítását megfelelő képesítéssel és nyilvántartással rendelkező szakemberre kell bízni.

Ezért egy aktív Kft.-nél a halogatás komoly következményekkel járhat, különösen ha a cég folyamatosan számláz, áfás ügyletei vannak, alkalmazottakat foglalkoztat, vagy ha közeledik az üzleti év zárása.

Egyéni vállalkozónál lehet egyszerűbb, de ott sem érdemes vakon menni

Bár egy egyéni vállalkozás adminisztrációja gyakran egyszerűbb, itt is óriási különbségek vannak attól függően, hogy a vállalkozó áfás-e, foglalkoztat-e alkalmazottat, vagy bonyolít-e külföldi ügyleteket.

Ráadásul a szabályok folyamatosan változnak, így a régi rutinból végzett önálló munka is hordozhat kockázatokat. Érdemes tiszta képpel nekivágni a feladatoknak.

Mit írjon annak a könyvelőnek, akitől segítséget kér?

A szakemberek sokkal gyorsabban tudnak pontos választ adni, ha az első megkeresésben konkrét adatokat kapnak.

Példa a hatékony üzenetre: "Kft.-m van, az előző könyvelővel június végén megszűnt az együttműködés. Júniusig a könyvelés rendezett, két alkalmazottunk van, havi áfabevallók vagyunk, és júliustól kellene átvenni a feladatokat. A főkönyvi adatokat már bekértem az előző szolgáltatótól."

Ezzel szemben a "Sürgősen kellene egy könyvelő, nagy baj van" kezdetű üzenetekből semmilyen szakmai részlet nem derül ki, ami lassítja a folyamat elindítását.

Mikor érdemes sürgős ügyként kezelni a helyzetet?

Haladéktalanul szakemberhez kell fordulni, ha:

• határidős NAV-levél érkezett;
• már lejárt egy fontos bevallási határidő;
• alkalmazott be- vagy kijelentése esedékes;
• napokon belül bérszámfejtést kell készíteni;
• több hónapnyi elmaradt bevallásokat és a rendezetlen könyvelést kell pótolni;
• az előző könyvelő elérhetetlenné vált vagy nem adja át az anyagokat.

Ilyen esetekben már az első kapcsolatfelvételkor tisztázni kell, hogy nem egy átlagos havi könyvelésről, hanem sürgős átvételről vagy rendbetételről van szó.

Öt dolog, amit már ma elintézhet a biztonság érdekében

1. Határozza meg a pontos időpontot, ameddig a könyvelés biztosan rendezett volt.
2. Nézze meg a következő hetek határidőit, bérszámfejtési kötelezettségeit.
3. Nyissa meg és olvassa el a kapott NAV-iratokat, ellenőrizze a határidőket.
4. Gyűjtse össze egy helyre a meglévő bizonylatokat, bankszámlakivonatokat.
5. Az új könyvelőnek már az első üzenetben jelezze a pontos elmaradásokat.

Nem kell mindent egyetlen délután alatt megoldani, de a legfontosabb lépés, hogy tisztán lássa a vállalkozása aktuális helyzetét, és célzottan kérjen segítséget a legsürgősebb teendőkhöz.