Elmaradt bevallások és rendezetlen könyvelés: hogyan lehet utólag rendbe tenni?

Elmaradt bevallások és rendezetlen könyvelés: hogyan lehet utólag rendbe tenni?

Elmaradt egy vagy több bevallás, hiányos a könyvelés, esetleg hónapok óta nem történt megfelelő egyeztetés. Ilyen helyzetben könnyű elveszíteni a fonalat, különösen akkor, ha közben NAV-levél is érkezik, vagy könyvelőváltás történik.

A rendezetlen könyvelés azonban sok esetben utólag is helyreállítható. A kulcs az, hogy ne találomra kezdjük el beadni a hiányzó bevallásokat, hanem először pontosan felmérjük, mi maradt el, mely időszakokat érinti a probléma, és milyen adatok állnak rendelkezésre.

Mit jelent az, hogy elmaradt egy bevallás?

A vállalkozásoknak többféle bevallási kötelezettségük lehet, ezért először azt kell meghatározni, pontosan mi hiányzik.

Elmaradhat például egy adott időszakra vonatkozó adóbevallás, de előfordulhat az is, hogy a bevallást benyújtották, csak hibás vagy hiányos adatokkal.

A két helyzet nem ugyanaz.

Más eljárást igényelhet egy egyáltalán be nem nyújtott bevallás, egy hibás bevallás és egy olyan korábbi bevallás, amelynek adatait utólag azért kell módosítani, mert a helyes adókötelezettség eltér a korábban bevallottól.

Ezért a rendezés első lépése mindig az aktuális állapot pontos feltárása. Ha már felmerült a gyanú, hogy hibás vagy elmaradt a könyvelés, a szakszerű segítség kulcsfontosságú.

1. Először össze kell írni, mely időszakok érintettek

Ha hosszabb ideje rendezetlen a könyvelés, nem érdemes kizárólag az utolsó hiányzó bevallásra koncentrálni.

Meg kell határozni:

• mely hónapok vagy negyedévek könyvelése készült el,
• mely bevallások kerültek ténylegesen benyújtásra,
• mely időszakoknál hiányzik könyvelési anyag,
• vannak-e már hatóság által jelzett hiányosságok,
• történt-e közben befizetés,
• és van-e olyan korábbi eltérés, amely a következő időszakokra is hatással lehet.

Ha például egy korábbi időszak záró adata hibás, annak hatása később is megjelenhet. Emiatt sokszor időrendben kell visszafejteni a problémát.

2. Meg kell nézni, mi került ténylegesen benyújtásra a hatósághoz

A vállalkozó emlékezete vagy egy korábbi könyvelőtől kapott információ önmagában nem elegendő.

Ellenőrizni kell a hivatalos szerveknél rendelkezésre álló adatokat.

Előfordulhat, hogy egy bevallásról azt gondoljuk, hogy nem került beadásra, miközben valójában benyújtották. Az ellenkezője is megtörténhet: a vállalkozás úgy tudja, hogy minden rendben van, de valamelyik kötelezettség teljesítése elmaradt.

Ezért a rendezést mindig a ténylegesen benyújtott bevallások és a nyilvántartott adatok alapján érdemes megkezdeni.

3. A hiányzó könyvelést előbb helyre kell állítani

Egy bevallást csak akkor lehet megfelelően elkészíteni, ha rendelkezésre állnak az azt alátámasztó adatok.

Ha például több hónap könyvelése hiányzik, először az érintett időszak gazdasági eseményeit kell feldolgozni.

Ehhez szükség lehet többek között:

• bejövő és kimenő számlákra,
• bankszámlakivonatokra,
• pénztárbizonylatokra,
• szerződésekre,
• bérszámfejtési dokumentumokra,
• korábbi könyvelési nyilvántartásokra,
• beadott bevallásokra,
• a hatóságoktól érkezett levelekre és értesítésekre.

Ha az anyag hiányos, először azt kell meghatározni, mi pótolható és milyen forrásból.

Mi történik, ha nincsen meg minden számla és dokumentum?

Ez gyakori probléma régebbi, rendezetlen könyveléseknél.

Bizonyos adatok más forrásból is visszakereshetők. A bankszámlakivonatok, elektronikus számlaadatok, korábbi bevallások és egyéb nyilvántartások segíthetnek rekonstruálni az eseményeket.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden hiányzó dokumentum automatikusan pótolható.

A rendezés során külön kell választani:

• amit dokumentummal alá lehet támasztani, és
• amit a rendelkezésre álló adatokból sem lehet megbízhatóan megállapítani.

Könyvelést és bevallást nem célszerű feltételezésekre építeni.

4. Időrendben érdemes haladni

Ha több időszak könyvelése vagy bevallása hiányzik, általában nem a legfrissebb hónappal érdemes kezdeni.

A korábbi időszak adatai hatással lehetnek a későbbiekre.

Ezért először azt a legkorábbi időpontot kell meghatározni, ahol a könyvelés még megbízhatóan rendezett volt. Innen lehet továbbhaladni időrendben.

Így minden következő időszak már az előző helyesen rendezett adataira épülhet.

5. Ezután lehet elkészíteni az elmaradt bevallásokat

Ha az adott időszak könyvelése elkészült és ellenőrizhető, meghatározható a bevallási kötelezettség is.

A hiányzó bevallásokat ezt követően lehet elkészíteni és benyújtani.

Ha viszont egy korábban már beadott bevallásról derül ki, hogy hibás adatokat tartalmaz, nem újabb eredeti bevallás beadása a megoldás. A konkrét helyzettől függően javításra, helyesbítésre vagy önellenőrzésre lehet szükség.

Ezért fontos már az elején különválasztani a hiányzó és a hibásan benyújtott bevallásokat.

Lehet-e utólag beadni egy elmaradt bevallást?

Az, hogy az eredeti határidő elmúlt, önmagában nem jelenti azt, hogy a bevallást már nem kell vagy nem lehet rendezni.

Az elmaradt kötelezettséget jellemzően utólag is teljesíteni kell.

A késedelmes teljesítésnek ugyanakkor lehetnek következményei. A konkrét helyzettől függően felmerülhet például mulasztási bírság, illetve ha fizetendő adó is kapcsolódik az ügyhöz, késedelmi pótlék.

Ezért minél korábban derül ki az elmaradás, annál kevésbé célszerű tovább halogatni a rendezést.

Mi van, ha közben hatósági felszólítás érkezett?

Ilyenkor a levél tartalma és a benne szereplő határidő elsőbbséget élvez. Ha NAV-levelet kapott, a következő szempontokat kell azonnal megvizsgálni:

• milyen eljárásról vagy felszólításról van szó,
• pontosan mit kér a hatóság,
• mely időszakot érinti,
• milyen határidő szerepel a dokumentumban,
• és milyen intézkedést kell addig megtenni.

Nem minden hivatalos levél jelent ugyanazt, ezért önmagában az, hogy "jött egy levél", nem elegendő a helyzet megítéléséhez. A dokumentumot ténylegesen értelmezni kell.

Mi történik, ha adót is kellett volna fizetni?

Az elmaradt bevallás rendezése és az adófizetés két összefüggő, de külön kérdés.

Amikor elkészül a hiányzó könyvelés és meghatározható a tényleges adókötelezettség, azt is ellenőrizni kell, hogy az adott összegből mennyi került már megfizetésre.

Ehhez érdemes a NAV adószámlát és a vállalkozás banki adatait is egyeztetni.

Előfordulhat, hogy a bevallás hiányzik, de valamilyen befizetés már történt. Máskor a bevallás és a befizetés egyaránt elmaradt. A kettőt nem szabad automatikusan azonos problémaként kezelni.

Nem mindig egyetlen elmaradt bevallás a valódi probléma

Ha egy vállalkozás könyvelése hosszabb időn keresztül rendezetlen volt, az elsőként megtalált hiányzó bevallás gyakran csak a probléma egyik része.

Lehetnek mellette:

• további elmaradt bevallások,
• hibás korábbi bevallások,
• nem könyvelt számlák,
• rendezetlen banki tételek,
• adószámla-eltérések,
• továbbhozott hibás egyenlegek.

Ezért egy ilyen ügyet nem célszerű kizárólag úgy kezelni, hogy gyorsan benyújtjuk azt, ami hiányzik. Előbb meg kell nézni a teljes érintett időszakot.

Hogyan néz ki a rendbetétel folyamata?

Egy rendezetlen könyvelés helyreállítása jellemzően a következő logika szerint történik:

1. Állapotfelmérés: meg kell határozni, mi készült el és mi hiányzik.
2. Dokumentumgyűjtés: össze kell szedni az érintett időszak könyvelési és pénzügyi anyagát.
3. Rekonstrukció és könyvelés: fel kell dolgozni a hiányzó időszakokat.
4. Egyeztetés: össze kell vetni a könyvelést a korábbi bevallásokkal, banki adatokkal és a nyilvántartásokkal.
5. Bevallások rendezése: be kell nyújtani a hiányzó bevallásokat, illetve szükség esetén korrigálni kell a korábban hibásan beadottakat.
6. Adószámla ellenőrzése: meg kell vizsgálni a kötelezettségeket, befizetéseket és az esetleg fennmaradó eltéréseket.
7. Utóellenőrzés: a rendezés végén ismét ellenőrizni kell, hogy a könyvelés és a kapcsolódó nyilvántartások összhangban vannak-e.

Mennyi idő alatt lehet rendbe tenni?

Ez attól függ, mennyire rendezetlen a könyvelés.

Egyetlen hiányzó bevallás és egy teljes év hiányos könyvelése teljesen más feladat.

Az időigényt meghatározza többek között az érintett időszak hossza, a bizonylatok mennyisége, a dokumentáció állapota, a hiányzó adatok rekonstruálhatósága és az is, hogy van-e már folyamatban hatósági eljárás.

Ezért megbízható határidőt általában csak az első állapotfelmérés után lehet meghatározni.

A legrosszabb megoldás a további halogatás

Ha már ismert, hogy bevallások maradtak el vagy a könyvelés nincs rendben, a probléma jellemzően nem oldódik meg magától.

A következő időszak könyvelése ráépülhet a korábbi hibás adatokra, újabb bevallási kötelezettségek keletkezhetnek, és közben hatósági intézkedés is történhet.

Ezért az első cél nem az, hogy egy nap alatt mindent kijavítsunk, hanem az, hogy pontosan lássuk, mi hiányzik, mi hibás, és milyen sorrendben kell rendezni.