Könyvelőváltás egészségügyi szolgáltatóként: mit kell átadni az új könyvelőnek?

Egy egészségügyi szolgáltató működése során a könyvelés nem csupán a számlák rögzítését jelenti. A humán-egészségügyi tevékenységek sajátos adózási környezete, a tárgyi adómentesség és az adóköteles tevékenységek esetleges keveredése, valamint a szigorú elszámolási szabályok miatt a könyvelőváltás egészségügyi szolgáltatóként még alaposabb előkészítést igényel, mint más szektorokban Nemzeti Adó- és Vámhivatal, NAV Egységes Képviseleti Ada….

Ha úgy döntött, hogy új szakemberre bízza a vállalkozását, fontos tudnia, hogy a váltás sikere nagyrészt a precíz adatátadáson múlik. Sok cégvezető sajnos túl későn vált könyvelőt, és a folyamat során is elveszik a részletekben.

Ebben az írásban összefoglaljuk, milyen dokumentumokat és információkat kell hiánytalanul átvennie az előző könyvelőjétől, hogy az új partner zökkenőmentesen folytathassa a munkát.

Az alapvető cégiratok és az adóhatósági hozzáférések

A könyvelőváltás technikai részével kell kezdeni. Az új könyvelőnek látnia kell a cég jogi és adózási múltját, illetve hozzáférést kell kapnia a hivatalos rendszerekhez.

• Társasági szerződés és aláírási címpéldány: A cég hivatalos képviseletének igazolásához szükséges.
• Ügyfélkapu / Cégkapu hozzáférések: Az új könyvelőt az adóhatósági rendszerekben képviseleti joggal kell felruházni.
• NAV adószámla aktuális egyenlege: Kulcsfontosságú, hogy lássák az esetleges hátralékokat vagy túlfizetéseket.

Számviteli és adózási dokumentumok egészségügyi specifikációkkal

Az egészségügyi szolgáltatók esetében a legfontosabb kérdés a tevékenység áfa-státusza. Az áfa törvény értelmében a humán-egészségügyi szolgáltatások többsége úgynevezett tevékenység közérdekű jellegére tekintettel adómentes (korábbi nevén tárgyi mentes). Ha azonban a praxis egyéb termékértékesítést vagy nem gyógyító célú szolgáltatást is végez, máris vegyes tevékenységről beszélünk, amely bonyolult arányosítási kötelezettséggel jár.

Az új könyvelőnek az alábbi pénzügyi anyagokra lesz szüksége:

• Főkönyvi kivonatok és analitikák: Évközi váltás esetén az adott év addigi havi bontású főkönyvi kivonatai, év végi váltásnál pedig az előző lezárt év beszámolója és főkönyve.
• Tárgyi eszköz kartonok: Az orvosi műszerek, diagnosztikai eszközök, rendelői berendezések értékcsökkenési elszámolása és nyilvántartása kiemelten fontos.
• Vevő és szállító analitikák: A kifizetetlen számlák pontos listája.
• Korábbi adóbevallások: Az áfa-, társasági adó-, illetve járulékbevallások az elmúlt évekre visszamenőleg.

Ha felmerül a gyanú, hogy a korábbi időszakokban elszámolási hibák történtek, a hibás könyvelés rendbetétele kiemelt prioritássá válik, amit még az új időszak tiszta lapja előtt érdemes elvégezni.

Bérszámfejtési adatok és orvosi közreműködői szerződések

Az egészségügyben a foglalkoztatási formák rendkívül sokfélék lehetnek. Az egészségügyi szolgálati jogviszony, a vállalkozói jogviszonyban dolgozó közreműködő orvosok, a részmunkaidős szakápolók mind egyedi bérszámfejtési és adózási kezelést igényelnek.

Az új könyvelőnek át kell adni:

• Személyi anyagok és munkaszerződések: A jelenleg foglalkoztatott munkavállalók adatai.
• Közreműködői szerződések: A vállalkozóként beszámlázó orvosok, gyógytornászok, asszisztensek szerződései és számlái.
• Tárgyévi bérkartonok és göngyölített adatok: Évközi váltásnál elengedhetetlen a bérszámfejtési programból kinyert részletes analitika az adó- és járulékbevallások folytatásához.

Mikor érdemes lépni?

Sokan bizonytalanok abban, hogy pontosan mikor érdemes könyvelőt váltani. Bár a legegyszerűbb a naptári év végével lezárni a közös munkát, egy rosszul működő, folyamatos kockázatot jelentő kapcsolatot év közben is megéri megszakítani. A lényeg, hogy az átadás-átvétel rendezetten, jegyzőkönyv kíséretében történjen, amely pontosan rögzíti, mely dokumentumok kerültek át az új szolgáltatóhoz.