Építőipari könyvelés felülvizsgálata: lehet, hogy pénzt találunk

Az építőipari könyvelés felülvizsgálata azért is indokolt, mert egy építőipari vállalkozás könyvelésében sok pénz mozog.

Anyagbeszerzés, alvállalkozók, munkabér, alkalmi munkások, gépek, járművek, előlegek, részszámlák, végszámlák, áfa.

Egy év alatt több száz vagy több ezer tétel.

Ha ezek között valamit éveken keresztül ugyanúgy kezelnek, könnyű abból kiindulni, hogy biztosan így helyes.

Pedig nem feltétlenül.

Egy építőipari vállalkozásnál ezért időnként kifejezetten érdemes egy lezárt időszakot második szemmel is átnézni.

Nem azért, hogy hibát találjunk a könyvelőben.

Hanem azért, hogy kiderüljön:

fizetett-e a vállalkozás olyan adót vagy közterhet, amelyet nem kellett volna, maradt-e kihasználatlan lehetőség, illetve van-e olyan elszámolás, amelyet még érdemes rendezni.

És az építőiparban ennek különösen van értelme.

Miért kiemelt terület az építőipari adózás?

Mert egy átlagos szolgáltató vállalkozáshoz képest sokkal több olyan ügylet fordul elő, amelynek az adózása a konkrét körülményektől függ.

Nem elég annyit tudni, hogy:

"Ez egy alvállalkozói számla."

Vagy:

"Ez egy építési munka."

Számíthat például:

• pontosan milyen munkát végeztek;
• milyen ingatlanon;
• engedély- vagy bejelentésköteles-e az adott munka;
• ki a megrendelő;
• ki az alvállalkozó;
• milyen adózói státuszban vannak a felek;
• történt-e előlegfizetés;
• mikor volt a teljesítés;
• milyen eszközt vásároltak;
• saját vagy alvállalkozói teljesítésről van-e szó.

Egy hibás döntés pedig nem feltétlenül egyszer fordul elő.

Ha ugyanazt a típusú ügyletet a cég havonta húszszor végzi, ugyanaz az eltérés húszszor ismétlődhet.

1. Fordított áfa az építőiparban: valóban minden számla megfelelően készült?

Az építőipar egyik legfontosabb ellenőrzési területe.

Bizonyos ingatlanhoz kapcsolódó építési-szerelési és egyéb szerelési szolgáltatásoknál az áfafizetésre nem a szolgáltató, hanem a szolgáltatás igénybevevője lehet kötelezett, ha a törvényi feltételek fennállnak.

De ebből nem következik az, hogy:

"építőipar = fordított áfa".

Nem minden építőipari munka fordított adózású.

És nem minden ingatlanon végzett munka kezelhető ugyanúgy.

Egy felülvizsgálatnál ezért érdemes megnézni:

• mely számlák készültek fordított áfával;
• melyek egyenes áfával;
• megfeleltek-e ennek a feltételei;
• következetesen kezelték-e ugyanazokat az ügyleteket;
• rendelkezésre álltak-e a döntéshez szükséges információk.

Itt a hiba mindkét irányban problémát jelenthet.

Lehet, hogy valamit fordított áfával számláztak, pedig nem kellett volna.

És lehet ennek az ellenkezője is.

2. Alvállalkozói számlák: nem csak az számít, hogy költségként bekerültek-e

Egy építőipari cégnél az alvállalkozói költség gyakran az egyik legnagyobb éves tétel.

Ezért nem elég azt ellenőrizni, hogy lekönyvelték-e a számlát.

Meg kell nézni azt is, hogy az adott tétel az egyes adónemek szempontjából hogyan kezelhető.

Különösen érdekes lehet ez a helyi iparűzési adónál.

A HIPA alapjának meghatározásánál ugyanis nem egyszerűen minden vállalkozási költség vonható le a nettó árbevételből.

A helyi adókról szóló törvény külön kategóriaként kezeli többek között:

• az eladott áruk beszerzési értékét;
• a közvetített szolgáltatásokat;
• az alvállalkozói teljesítések értékét;
• az anyagköltséget.

Építőipari vállalkozásnál ezek összege jelentős lehet.

Ha valamit számvitelileg költségként helyesen könyveltek, abból még nem következik automatikusan, hogy a HIPA számításánál is megfelelően kezelték.

Ezért ezt külön ellenőrizni kell.

3. Helyi iparűzési adó: itt lehet igazán érdekes a felülvizsgálat

Építőipari vállalkozásnál a HIPA-t különösen érdemes megnézni.

Miért?

Mert lehet például egy vállalkozásnak 200 millió forint árbevétele, miközben ebből 80 millió forint alvállalkozói teljesítés és jelentős anyagköltség kapcsolódik a munkákhoz.

Ilyen cégnél már egy viszonylag kis százalékos eltérés is komoly összeg.

Ezért megnézzük:

• miből indult a HIPA-alap;
• milyen csökkentő tételeket vettek figyelembe;
• hogyan kezelték az alvállalkozói teljesítéseket;
• hogyan kezelték az anyagköltséget;
• volt-e több telephely;
• szükséges volt-e adóalap-megosztás.

Itt nem feltétlenül könyvelési hibát keresünk.

Azt ellenőrizzük, hogy a vállalkozás tényleges működése megfelelően jelent-e meg az iparűzési adó számításában.

4. Anyagköltség: nem mindegy, mi került hová

Építőipari cégnél az anyagbeszerzés hatalmas tétel lehet.

Beton, faanyag, szigetelés, burkolat, szerelvény, festék, kábel, cső, kötőelem, akár több száz különböző beszerzés egyetlen projekten belül.

Felülvizsgálatnál ezért érdemes ellenőrizni:

• következetesen könyvelték-e az anyagokat;
• megfelelően választották-e szét az anyagot, árut és eszközt;
• megfelelően kezelték-e a készleteket;
• a HIPA számításánál megfelelő adatok kerültek-e felhasználásra.

Nagy anyagforgalomnál egy apró rendszerhiba éves szinten már nem feltétlenül apró összeg.

5. Gépek és eszközök: biztosan megfelelően számolták el?

Egy építőipari vállalkozás folyamatosan vásárolhat különféle eszközöket.

Ezeket nem lehet automatikusan egyformán kezelni.

Felülvizsgálatnál ezért azt is érdemes megnézni:

• mi került azonnal költségbe;
• mit aktiváltak tárgyi eszközként;
• milyen értékcsökkenést számoltak el;
• megfelelően kezelték-e az eszköz későbbi értékesítését vagy kivezetését;
• megfelelően kezelték-e a kapcsolódó áfát.

Itt is előfordulhat, hogy egy évek óta használt könyvelési gyakorlatot érdemes újra megvizsgálni.

6. Előleg, részszámla, végszámla: könnyű elveszíteni a fonalat

Az építőiparban ritka, hogy minden munka úgy történjen: elkészül, kiállítják a számlát, majd kifizetik.

Sokkal gyakoribb folyamat az előleg, a részszámlák, majd a végszámla alkalmazása.

Közben akár hónapok vagy két üzleti év is eltelhet.

Ezért felülvizsgálatnál érdemes összevetni:

• a szerződéseket;
• előlegeket;
• előlegszámlákat;
• részszámlákat;
• végszámlákat;
• teljesítési időpontokat;
• banki pénzmozgásokat.

Nem azért, mert minden hosszabb projektben biztosan van hiba.

Hanem azért, mert itt könnyű olyan eltérést továbbvinni, amely csak a projekt végén válik láthatóvá.

7. Alkalmi munkások és foglalkoztatás

Az építőiparban gyakori az egyszerűsített foglalkoztatás.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy korlátlanul lehet ugyanazokat az embereket alkalmi munkában foglalkoztatni.

Az alkalmi munka éves kerete 120 nap, és a munkavállalót továbbra is a munkavégzés megkezdése előtt szükséges bejelenteni a NAV-hoz.

Az alkalmi munka után fizetendő napi közteher munkavállalónként 4 800 forint.

Egy felülvizsgálatnál ezért megnézhető:

• milyen foglalkoztatási formákat használt a vállalkozás;
• megfelelően megtörténtek-e a bejelentések;
• megfelelő közterhek kerültek-e bevallásra;
• vannak-e visszatérő dolgozók;
• összhangban vannak-e a béradatok és a könyvelés.

Ez nemcsak pénzkeresési kérdés, hanem komoly NAV-kockázatot is megelőzhetünk vele.

8. Járművek, üzemanyag és munkagépek

Egy építőipari vállalkozásnál gyakran jelentős összeg megy el kisteherautókra, személygépkocsikra, munkagépekre, üzemanyagra, javításra vagy éppen lízingre.

Itt különösen könnyű azt mondani, hogy ez mind céges költség, mert a munkához használják.

Adózási szempontból azonban ez önmagában nem mindig elegendő.

Ezért érdemes megnézni:

• milyen járműről van szó;
• ki használja;
• milyen jogcímen van a vállalkozásnál;
• hogyan kezelték a kapcsolódó költségeket;
• hogyan kezelték az áfát;
• volt-e magánhasználat;
• megfelelően jelentek-e meg a kapcsolódó adók.

9. A tulajdonos saját jogviszonya is pénzbe kerülhet

Ez különösen fontos kisebb építőipari cégeknél.

Gyakori modell: tulajdonos, néhány alkalmazott, alkalmi munkások és alvállalkozók.

Ilyenkor külön meg kell nézni magának a tulajdonosnak a helyzetét is.

Például:

• milyen jogviszonyban dolgozik;
• ügyvezető-e;
• személyesen közreműködik-e;
• van-e máshol munkaviszonya;
• hogyan számolták utána a járulékokat és egyéb közterheket.

Ha itt egy beállítás éveken keresztül hibás, ugyanaz az összeg minden hónapban újra megjelenhet.

Egy havi 30 000 forintos eltérés három év alatt már 1 080 000 forint.

Ezért az ismétlődő havi tételeket különösen érdemes alaposan átvizsgálni.

10. Nemcsak azt keressük, hogy fizetett-e túl sokat

A felülvizsgálatnak van másik oldala is.

Előfordulhat, hogy valamit kevesebbet fizettek vagy hibásan kezeltek.

Ezt is tudni akarjuk.

Mert sokkal jobb, ha egy problémát a vállalkozás saját maga talál meg és rendez, mint ha egy NAV-ellenőrzés során derül ki. Ha javításra van szükség, egy eseti könyvelés is megoldást nyújthat a múltbeli hibák rendezésére.

Ezért egy építőipari felülvizsgálat eredménye háromféle lehet:

1. Minden rendben van: Nincs érdemi eltérés.
2. Pénzt találunk: Van olyan korábbi elszámolás, amely javítható, és ebből túlfizetés vagy más pénzügyi előny keletkezhet.
3. Kockázatot találunk: Van olyan elszámolás, amelyet érdemes rendezni, mielőtt problémát okoz.

Mindhárom eredmény rendkívül hasznos a cégvezetés számára.

Mit kérünk egy építőipari könyvelés felülvizsgálatához?

Nem azzal kezdjük, hogy kérjük az elmúlt öt év összes bizonylatát. Először meg akarjuk érteni a vállalkozást.

Első körben ezekre van szükség:

1. cég neve és adószáma;
2. melyik évet vagy éveket szeretné átnézetni;
3. Mi az éves beszámoló és a főkönyvi kivonat;
4. beadott társaságiadó- vagy KIVA-bevallás;
5. HIPA-bevallás;
6. áfabevallások;
7. NAV-adószámla;
8. rövid leírás arról, hogyan működik a vállalkozás.

Utóbbihoz nem kell tanulmányt írni, elég egy rövid, néhány mondatos összefoglaló a fő tevékenységről és a jellemző partnerekről.

Ebből már látjuk, mely területeket érdemes először vizsgálni.

Nem kérünk elsőre minden számlát

Ennek egyszerű oka van.

Ha egy vállalkozásnak évente több ezer számlája van, nem az a legjobb módszer, hogy az első bizonylattól az utolsóig végignézünk mindent.

Először a számokban keressük az érdekes pontokat:

• mekkora az árbevétel;
• mennyi az anyagköltség;
• mekkora az alvállalkozói állomány;
• hogyan alakult az áfa;
• mekkora HIPA-alap után fizettek;
• milyen a bérköltség;
• milyen eszközmozgások voltak.

Ha valamelyik terület eltérést mutat, akkor megyünk bele részletesen a mögöttes bizonylatokba. Így a felülvizsgálat sokkal célzottabb és hatékonyabb.

Mekkora cégnél van ennek igazán értelme?

Nem kizárólag a nagy cégeknél.

De minél nagyobb a forgalom, annál nagyobb lehet egy kis százalékos eltérés forintértéke.

Egy 20 millió forintos vállalkozásnál 1 százalék 200 000 Ft, míg egy 500 millió forintos vállalkozásnál ugyanez már 5 000 000 Ft.

Ezért egy nagyobb építőipari cégnél már önmagában az is indokolhatja az éves felülvizsgálatot, hogy sok pénz folyik át ugyanazon adózási és könyvelési döntéseken.

Akkor is érdemes, ha jó a könyvelő?

Igen.

Ez nem feltétlenül jelent azonnali könyvelőváltást vagy bizalmatlanságot.

Egy második szakmai ellenőrzés lényege pontosan az, hogy egy másik szakember teljesen más szemmel néz rá ugyanazokra az adatokra.

A könyvelő napi szinten viszi a vállalkozást, a felülvizsgálat során viszont hátrébb lehet lépni, és globálisan értékelni az egész évet.

Könyvelőváltás előtt különösen érdemes megcsinálni

Ha úgy dönt, hogy szeretne könyvelőt váltani, az új időszak indítása előtt kifejezetten ajánlott a korábbi évek átvilágítása.

Építőipari cégnél nem szerencsés vakon továbbvinni egy korábbi rendszert.

Ha átveszünk egy vállalkozást, részletesen ellenőrizzük az áfát, a HIPA-számítást, az alvállalkozói struktúrát és a foglalkoztatási rendszert. Mert ha van egy évek óta ismétlődő hiba, nem szeretnénk azt változtatás nélkül továbbvinni.

Nem azt ígérjük, hogy biztosan pénzt találunk

Ezt nem lehet felelősen megígérni.

Azt viszont igen, hogy azokat a kritikus pontokat vizsgáljuk meg, ahol egy építőipari vállalkozásnál valóban jelentős pénzügyi hatása lehet az eltéréseknek.

A célunk az, hogy választ kapjunk a legfontosabb kérdésekre: fizetett-e feleslegesen többet a cég, javítható-e még a múltbeli elszámolás, és van-e olyan adókockázat, amelyet még a hatósági ellenőrzések előtt érdemes rendezni.