Hibás könyvelés rendbetétele: hogyan zajlik az átvizsgálás és a javítás?

Hibás könyvelés rendbetétele: hogyan zajlik az átvizsgálás és a javítás?

Amikor kiderül, hogy egy vállalkozás könyvelése valószínűleg nincs rendben, sokszor még azt sem lehet pontosan tudni, mekkora a probléma. Lehet, hogy egyetlen hibás tételről van szó, de az is előfordulhat, hogy több hónap vagy akár több lezárt időszak adatait kell átvizsgálni.

A hibás könyvelés rendbetétele ezért nem azzal kezdődik, hogy valaki azonnal módosítani kezdi a korábbi bevallásokat. Először fel kell tárni, hol keletkezett az eltérés, mit érint, és milyen adatokkal lehet helyreállítani a helyes állapotot. Ha kiderül, hogy hibás vagy elmaradt a könyvelés, a szisztematikus munka hozhat csak tartós eredményt.

Miből lehet észrevenni, hogy nincs rendben a könyvelés?

A probléma sokféleképpen felszínre kerülhet.

Előfordulhat, hogy könyvelőváltáskor az új könyvelő talál eltérést. Máskor a NAV adószámlán jelenik meg váratlan tartozás vagy túlfizetés, esetleg NAV-levél érkezik egy bevallással vagy adategyeztetéssel kapcsolatban.

Gyanúra adhat okot például, ha:

• a könyvelésben szereplő adatok nem egyeznek a beadott bevallásokkal,
• a NAV adószámlán olyan tartozás látható, amelyre a vállalkozás nem számított,
• hiányzik egy vagy több bevallás,
• egyes számlák vagy banki tételek nem szerepelnek a könyvelésben,
• nem egyeznek a főkönyvi és analitikus nyilvántartások,
• hiányos a korábbi könyvelőtől átvett dokumentáció,
• vagy egy korábbi időszak nyitó és záró adatai között van nehezen magyarázható eltérés.

Ezek önmagukban még nem feltétlenül bizonyítják, hogy súlyos könyvelési hiba történt. Azt viszont jelzik, hogy érdemes utánanézni az oknak.

1. lépés: meg kell határozni, mit kell átvizsgálni

A könyvelés rendbetételének egyik legfontosabb része a vizsgálat hatókörének meghatározása.

Ha például egy konkrét áfabevallásnál merült fel probléma, lehet, hogy elegendő egy jól körülhatárolható időszak ellenőrzése. Ha viszont több eltérés van, hiányos a könyvelési anyag, vagy a nyitó egyenlegek sem megbízhatók, szélesebb körű átvizsgálás válhat szükségessé.

Nem célszerű automatikusan mindent újrakönyvelni. Először azt kell kideríteni, hol kezdődik a probléma.

2. lépés: össze kell gyűjteni a rendelkezésre álló dokumentumokat

Az átvizsgálás csak akkor lehet megbízható, ha rendelkezésre állnak az ellenőrzéshez szükséges adatok.

A konkrét ügytől függően szükség lehet többek között:

• főkönyvi kivonatokra és kartonokra,
• analitikus nyilvántartásokra,
• beadott bevallásokra,
• beszámolókra,
• kimenő és bejövő számlákra,
• bankszámlakivonatokra,
• pénztárbizonylatokra,
• bérszámfejtési adatokra,
• szerződésekre,
• NAV-tól érkezett levelekre,
• valamint az előző könyvelőtől átvett elektronikus és papíralapú dokumentációra.

Ha valami hiányzik, azt már az ellenőrzés elején célszerű azonosítani.

3. lépés: egymással is össze kell vetni az adatokat

A könyvelés ellenőrzése nem egyszerűen abból áll, hogy átnézzük a főkönyvet.

A különböző adatforrásoknak egymással is összhangban kell lenniük.

Meg kell vizsgálni például, hogy a könyvelt adatok megfelelnek-e a rendelkezésre álló bizonylatoknak, a bevallásokban szereplő összegek összhangban vannak-e a könyveléssel, illetve a fizetendő és megfizetett adók megfelelően jelennek-e meg.

A NAV adószámla vizsgálata is fontos lehet, különösen akkor, ha tartozás, túlfizetés vagy más eltérés miatt indult el az ellenőrzés.

4. lépés: meg kell találni a hiba eredetét

Ez sokszor fontosabb, mint maga az elsőként észrevett eltérés.

Tegyük fel, hogy a könyvelésben egy adott év elején már hibás nyitóegyenleg szerepel. Ebben az esetben nem biztos, hogy az adott évben történt a hiba. Elképzelhető, hogy az eltérés az előző időszakból került tovább.

Hasonló helyzet fordulhat elő akkor is, ha egy követelés, kötelezettség vagy más egyenleg hónapokon keresztül továbbgördül.

Ha csak a legutolsó hibás adatot korrigáljuk, az eredeti probléma megmaradhat.

Ezért a feltárás során sokszor vissza kell menni addig az időpontig, ahol az eltérés először megjelent.

5. lépés: el kell dönteni, milyen javítás szükséges

A feltárás után már pontosabban meghatározható, mit kell korrigálni.

Lehetséges, hogy csak könyvelési tételeket kell helyesbíteni. Más esetben korábbi bevallásokhoz is hozzá kell nyúlni.

A szükséges eljárás a hiba jellegétől függ. Egy bevallásnál nem mindegy, hogy technikai javításra, adathelyesbítésre vagy önellenőrzésre van szükség. A megfelelő megoldást mindig a konkrét hiba és az adott bevallás szabályai alapján kell meghatározni.

Ezért a korrekció módját mindig az adott hiba alapján kell meghatározni.

6. lépés: a hibákat megfelelő sorrendben kell javítani

Ha több időszak érintett, a javítás sorrendje sem mindegy.

Egy korábbi időszak korrekciója hatással lehet a következő időszak nyitó adataira, egyenlegeire vagy akár más bevallásokra is.

Ezért több időszakot érintő probléma esetén jellemzően időrendben érdemes haladni: először a hiba kiindulópontját kell rendezni, majd ellenőrizni, hogyan változtatja meg ez a későbbi időszakokat.

Így elkerülhető, hogy ugyanazt az adatot többször kelljen újra javítani.

7. lépés: a javítás után újra egyeztetni kell

A munka nem ér véget azzal, hogy bekerültek a javító könyvelési tételek vagy benyújtásra kerültek a szükséges korrekciók.

A javítás után ismét ellenőrizni kell az érintett adatokat.

A cél az, hogy a könyvelés, a bevallások, a rendelkezésre álló bizonylatok és a kapcsolódó nyilvántartások ismét követhető, alátámasztható rendszert alkossanak.

Ha a probléma eredetileg a NAV adószámlán megjelenő eltérés miatt került elő, annak rendeződését is érdemes ellenőrizni.

Mennyi idő egy hibás könyvelés rendbetétele?

Erre előzetes vizsgálat nélkül nem lehet megbízható választ adni.

Egy jól dokumentált, egyetlen időszakot érintő hiba rendezése lényegesen egyszerűbb lehet, mint egy olyan könyvelésé, ahol több év adatai hiányosak vagy egymásra épülő eltérések találhatók.

Az időigényt alapvetően befolyásolja:

• hány időszak érintett,
• mennyi bizonylatot kell ellenőrizni,
• rendelkezésre áll-e a teljes könyvelési dokumentáció,
• szükséges-e korábbi bevallásokat korrigálni,
• kell-e adatokat rekonstruálni,
• illetve van-e már folyamatban NAV-eljárás vagy más határidős ügy.

Ezért korrekt árat és határidőt is általában csak az első állapotfelmérés után lehet mondani.

Mi történik, ha hiányzik a könyvelési anyag egy része?

A hiányos dokumentáció nem feltétlenül jelenti azt, hogy a könyvelés már nem rendezhető.

Bizonyos adatok más forrásból visszakereshetők vagy rekonstruálhatók. A bankszámlaforgalom, korábban beadott bevallások, számlaadatok és egyéb nyilvántartások segíthetnek az eltérések feltárásában.

Ugyanakkor nem minden hiányzó információ pótolható automatikusan.

Ezért ilyenkor különösen fontos megkülönböztetni azt, amit dokumentumokkal igazolni lehet, attól, amit csak feltételezni lehetne. A könyvelés rendezését nem szabad találgatásokra építeni.

Mikor érdemes azonnal foglalkozni a problémával?

Különösen nem célszerű halogatni az átvizsgálást, ha:

• NAV-levél vagy felszólítás érkezett,
• váratlan adótartozás jelent meg,
• bevallási hiányosság derült ki,
• végrehajtással kapcsolatos értesítés érkezett,
• rövid határidő szerepel egy hivatalos dokumentumban,
• vagy több egymást követő időszaknál is eltérés látható.

Ilyenkor nemcsak azt kell megvizsgálni, hogyan lehet kijavítani a könyvelést, hanem azt is, van-e olyan határidő, amely miatt valamelyik lépést sürgősen meg kell tenni.

A könyvelés rendbetétele állapotfelméréssel kezdődik

Egy hibás vagy rendezetlen könyvelésnél az első cél nem az, hogy minél gyorsabban módosítsunk valamit.

Az első cél az, hogy pontosan lássuk a problémát.

Meg kell határozni az érintett időszakokat, össze kell gyűjteni a rendelkezésre álló adatokat, fel kell tárni az eltéréseket, majd ezek alapján lehet kialakítani a javítás megfelelő sorrendjét.

Így derül ki az is, hogy egy kisebb korrekcióról vagy egy komolyabb könyvelési rendbetételről van-e szó.

Nincs rendben a könyvelése, de nem tudja, mekkora a probléma?

Keressen bennünket. Első lépésként felmérjük a rendelkezésre álló könyvelési anyagot és az érintett időszakokat. Ezután már meghatározható, milyen ellenőrzésekre és javításokra van szükség ahhoz, hogy a könyvelés rendezhető legyen.