Alvó cég könyvelése: Tényleg nincs vele teendő, ha nincs bevétel?

Az "alvó cég" kifejezés kifejezetten jól hangzik. Olyan, mintha a vállalkozás félre lenne téve egy polcra: nem számláz, nincs ügyfél, nincs bevétel, majd egyszer talán újra elővesszük.

Csakhogy egy Kft. nem tud úgy "aludni", mint egy egyéni vállalkozó tevékenysége. Attól, hogy hónapokig nem történik érdemi üzleti tevékenység, a cég továbbra is létezik. És amíg létezik, maradhatnak könyvelési, bevallási, beszámolási és egyéb adminisztratív kötelezettségei.

Ez az a pont, ahol sok tulajdonos félreérti a helyzetet: a nulla bevétel nem ugyanaz, mint a nulla teendő.

Mit jelent egyáltalán az, hogy "alvó cég"?

Ez nem hivatalos adójogi kategória. A hétköznapi szóhasználatban általában olyan céget értünk alatta, amely:

• jelenleg nem bocsát ki számlát,
• nincs vagy alig van realizált bevétele,
• nem rendelkezik aktív ügyfélállománnyal,
• nem végez rendszeres gazdasági tevékenységet,
• de a tulajdonos nem akarja végelszámolással megszüntetni.

Ennek több teljesen életszerű oka lehet. Előfordulhat, hogy a tulajdonos egy időre alkalmazottként helyezkedik el, külföldre költözik, szünetel egy projekt, vagy éppen elfogytak a megrendelések, de később egy másik tevékenységgel akarja újraindítani a céget.

Ezek a helyzetek önmagukban nem jelentenek problémát. A hiba ott kezdődik, amikor ebből azt a következtetést vonják le, hogy ha nincs bevétel, akkor könyvelni sincs mit. Pedig gyakran nagyon is van.

Egy nem működő cégben is történnek gazdasági események

Elég csak ránézni a társaság bankszámlájára. Számos olyan tétel merülhet fel, amelyet kötelező lekönyvelni. Ilyenek például:

• a banki számlavezetési díjak,
• a könyvelési díj,
• a tárhely- vagy szoftver-előfizetések,
• a kötelező felelősségbiztosítások,
• a székhelyszolgáltatási díjak,
• a telefon- vagy egyéb előfizetések.

Emellett a mérlegben is lehetnek olyan korábbi tételek, amelyekkel kezdeni kell valamit: fennmaradt követelések, tartozások, tagi kölcsönök, tárgyi eszközök, a házipénztár egyenlege, korábbi áfaegyenlegek, valamint adótartozások vagy adótúlfolyások. Vagyis attól, hogy nincs árbevétel, a könyvelés még nem feltétlenül üres.

Az éves beszámoló nem tűnik el adósságok nélkül sem

Ez az egyik leggyakoribb és legveszélyesebb tévhit a cégvezetők körében. A kettős könyvvitelt vezető, cégjegyzékbe bejegyzett vállalkozásoknak főszabály szerint továbbra is el kell készíteniük és közzé kell tenniük az éves vagy egyszerűsített éves beszámolójukat.

A hatályos számviteli szabály szerint ezt az üzleti év mérlegfordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig kell megtenni, ami naptári éves cégnél rendszerint május 31. Magyarul, ha egész évben nulla forint árbevétele volt a Kft.-nek, attól még nem lehet eltekinteni a beszámolási kötelezettségtől. A beszámoló ugyanis éppen azt hivatott bemutatni, hogy mi volt a cég pontos vagyoni és pénzügyi helyzete az adott év végén.

A NAV-bevallásokkal ugyanez a helyzet

Az, hogy egy cégnek ténylegesen mely bevallásokat kell benyújtania, több tényezőtől függ:

• az adózási módtól,
• az áfastátusztól,
• attól, hogy van-e alkalmazottja,
• van-e biztosított vagy más jogviszonyban álló tagja,
• milyen korábbi kötelezettségei vannak,
• és milyen adónemekben érintett.

Ezért nincs olyan általános szabály, hogy a nullás cég egyenlő a nulla bevallással. Az adóhatóság külön társasági adó (tao) és kisvállalati adó (kiva) bevallást vár az érintett cégektől. Az pedig, hogy egy adott bevallásban végül nulla fizetendő adó szerepel, nem jelenti azt, hogy magát a nyomtatványt sem kell benyújtani.

Az áfánál különösen veszélyes a találgatás

Sokan gondolják úgy, hogy ha nem számláztak, akkor az áfával sincs semmilyen dolguk. Ez bizonyos esetekben igaz lehet az adott időszakra, de a gyakorlatban sokszor bonyolultabb a helyzet.

Előfordulhat korábbi számlához kapcsolódó korrekció, bejövő számla befogadása, tárgyi eszköz beszerzése, előleg fizetése, korábbi áfaegyenleg görgetése, vagy közösségi ügylethez kapcsolódó kötelezettség. Az áfabevallási kötelezettséget tehát soha nem a bevétel hiánya, hanem a cég tényleges gazdasági eseményei és az áfastátus határozza meg.

A bankszámla akkor is könyvelési adat, ha csak díjakat vonnak le

Vegyünk egy tipikus helyzetet: egy Kft. egész évben nem számlázott semmit. A tulajdonos meggyőződése szerint a cég teljesen üres. A bankszámlán viszont az év során megjelent 12 havi bankköltség, a könyvelő díja, néhány szoftver-előfizetés, egy korábbi partner utalása, valamint egy tulajdonosi befizetés.

Ez már nem nulla esemény, hanem komoly adminisztratív tétel. A tulajdonosi befizetésnél különösen fontos tisztázni, hogy milyen jogcímen került pénz a cégbe. Nem mindegy ugyanis, hogy egy korábbi tartozás rendezéséről, tagi kölcsönről, kölcsön visszafizetéséről, tőkéhez kapcsolódó befizetésről vagy egyszerűen egy rossz helyre utalt magánpénzről van szó. A könyvelésben nem elég annyit látni, hogy érkezett egy összeg, a pontos jogcímet is tisztázni kell.

A tulajdonos jogviszonya sem szűnik meg magától

Az, hogy a cég nem termel bevételt, nem írja felül automatikusan a tulajdonos vagy az ügyvezető társadalombiztosítási és járulékfizetési kötelezettségét. Ehhez pontosan meg kell vizsgálni:

• ki az ügyvezető,
• milyen jogviszonyban látja el a feladatait,
• személyesen közreműködik-e a cégben,
• van-e máshol heti 36 órát elérő munkaviszonya,
• nyugdíjasnak minősül-e,
• és milyen társas vállalkozói státusz áll fenn.

A járulékok és a szociális hozzájárulási adó szabályai rendszeresen változnak, így a "nincs bevétel" tényéből önmagában semmilyen biztos következtetést nem lehet levonni a fizetendő közterhekre vonatkozóan.

HIPA és kamarai hozzájárulás: a kötelezettségek itt is élnek

A helyi iparűzési adónál (HIPA) is az adott cég tényleges helyzetét és a választott adózási szabályokat kell vizsgálni. A bevallások teljesítése mellett a kamarai hozzájárulásról is sokan megfeledkeznek. A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara regisztrációs kötelezettséget ír elő a gazdálkodó szervezetek számára, amely évente 5000 forint kamarai hozzájárulás megfizetésével jár. Ez ugyan kis összeg, de jól mutatja, hogy a kötelezettségek alól az alvó állapot sem jelent felmentést.

Mi történik, ha évekig csak magára hagyja a céget?

Itt válik igazán veszélyessé az alvó cég állapota. Nem azért, mert tilos lenne egy ideig nem működni, hanem azért, mert a tulajdonos közben könnyen elveszíti a kontrollt.

Ha elmarad egy beszámoló vagy egy bevallás, az adóhatóság hivatalos levelet küld. Ha a könyvelővel megszakadt a kapcsolat, az elektronikus tárhelyre érkező levelekről pedig senki nem értesül, a mulasztás tartóssá válik. Ez a folyamat végül az adószám törléséhez és a cég kényszertörlési eljárásának megindításához vezethet. Az elmaradt adminisztráció rendezésével kapcsolatos teendőkről az elmaradt bevallások és rendezetlen könyvelés utólagos rendezése témájú írásunkban olvashat részletesebben.

Mit érdemes évente legalább egyszer ellenőrizni?

Egy minimális aktivitású cégnél is javasolt rendszeresen áttekinteni az alábbiakat:

• a bankszámlatörténetet és a pénztárat,
• a NAV-adószámla aktuális egyenlegét,
• a benyújtott és elmaradt adóbevallásokat,
• az éves beszámoló státuszát,
• a tulajdonos és az ügyvezető jogviszonyát,
• a fennálló követeléseket és tartozásokat,
• a tárgyi eszközök nyilvántartását,
• az aktív szerződéseket és előfizetéseket,
• az elektronikus tárhelyre érkezett hivatalos iratokat.

A fenti ellenőrzések elvégzése nem igényel sok időt, de sokkal egyszerűbb évente egyszer rendbe tenni a dolgokat, mint évek múltán megpróbálni rekonstruálni a hiányzó adatokat.

Az alvó cég megtartása nem feltétlenül probléma

Teljesen ésszerű döntés lehet egy olyan cég megtartása, amelyet átmenetileg nem használ, feltéve, hogy belátható időn belül újraindul a működés, szükség van a meglévő cégmúltra, vagy vannak olyan meglévő engedélyek és szerződések, amelyeket kár lenne elveszíteni.

A lényeg, hogy az alvó cég nem egyenlő a nem létező céggel. Amíg a vállalkozás jogilag létezik, kezelje úgy, mint egy működő jogi személyt, amelynek jelenleg nagyon kevés gazdasági eseménye van. Ez a szemlélet megkíméli Önt a váratlan és kellemetlen adóhatósági intézkedésektől.