Mit tegyek, ha az előző könyvelő hibázott? Útmutató a rendbetételhez
Egy könyvelőváltás után gyakran derülnek ki korábbi hibák, hiányzó bevallások vagy adóeltérések. Megmutatjuk, milyen lépésekkel deríthető fel és javítható ki szabályosan a múltbeli mulasztás.
· Gyula
Mit tegyek, ha az előző könyvelő hibázott?
Egy könyvelőváltás után előfordulhat, hogy az új könyvelő olyan problémát talál, amely nem az aktuális időszakban keletkezett. Hiányzik egy bevallás, eltérés van a könyvelés és a NAV adatai között, rossz összeg került egy korábbi bevallásba, vagy egyszerűen nem áll össze a könyvelési anyag.
Ilyenkor az első kérdés általában az: mit lehet tenni, ha az előző könyvelő hibázott?
A legfontosabb, hogy először ne a felelőst keressük, hanem azt, hogy pontosan mi a hiba, mely időszakokat érinti, és hogyan lehet szabályosan kijavítani.
Először azt kell kideríteni, valóban könyvelési hibáról van-e szó
Nem minden eltérés jelenti automatikusan azt, hogy az előző könyvelő hibázott.
Problémát okozhat például:
- egy hiányzó vagy későn átadott bizonylat,
- egy rosszul rögzített számla,
- egy elmaradt vagy hibás bevallás,
- egy rossz adónemre teljesített befizetés,
- a könyvelés és a NAV adószámla közötti eltérés,
- hiányos könyvelési dokumentáció,
- vagy egy korábbi időszak hibás elszámolása.
Ezért egy új könyvelőnek sokszor nem az a feladata, hogy azonnal "kijavítsa az előző könyvelőt", hanem először rekonstruálnia kell, mi történt.
Mit érdemes ellenőrizni?
A probléma feltárásához jellemzően több adatot kell egymással összevetni.
Ilyenek lehetnek a korábbi bevallások, a könyvelési nyilvántartások, a számlák és egyéb bizonylatok, a bankszámlaforgalom, valamint a NAV-nál nyilvántartott adatok.
Különösen fontos lehet a NAV adószámla ellenőrzése. Ha a vállalkozás saját nyilvántartása és a NAV adatai között eltérés van, meg kell állapítani annak okát. Ha például egy korábbi bevallásban a ténylegestől eltérő kötelezettség szerepel, annak korrekciója önellenőrzést igényelhet. Ha viszont a NAV nyilvántartásában van javítandó adat, például egy igazolható befizetés nem megfelelően jelenik meg –, más eljárásra lehet szükség.
Mi történik, ha valóban hibás egy korábbi bevallás?
A javítás módja attól függ, milyen hiba történt.
Ha egy korábban beadott bevallásban az adóalapot vagy az adó összegét nem megfelelően állapították meg, önellenőrzésre lehet szükség. A NAV önellenőrzésről szóló tájékoztatója részletesen bemutatja, mikor és hogyan módosítható egy korábban beadott bevallás.
Más típusú hibánál más javítási mód lehet megfelelő. Ezért nem minden korábbi bevallási problémát ugyanazzal az eljárással kell rendezni.
Az sem jó megoldás, ha egy új könyvelő úgy kezd el módosításokat benyújtani, hogy előtte nem vizsgálta meg a teljes érintett időszakot. Egy hiba ugyanis továbbgyűrűzhet: egy korábbi időszak rossz adata hatással lehet későbbi bevallásokra vagy a könyvelés egyenlegeire is.
Ha több időszak vagy nagyobb mennyiségű adat érintett, először a korábbi könyvelés szisztematikus átvizsgálására és szükség esetén rendbetételére van szükség.
Mi legyen az első lépés?
Ha arra gyanakszik, hogy az előző könyvelés nincs rendben, érdemes összegyűjteni legalább:
- a rendelkezésre álló könyvelési anyagot,
- a beadott bevallásokat,
- a NAV-tól érkezett leveleket és értesítéseket,
- a számlákat és egyéb bizonylatokat,
- a bankszámlakivonatokat,
- valamint az előző könyvelőtől átvett dokumentációt.
Ezután lehet meghatározni, mely időszakokat kell részletesebben ellenőrizni. Ha már konkrét felszólítást kapott a hatóságtól, vagy NAV-levelet kapott, az érintett hiba feltárása még sürgősebbé válik.
Mi van, ha hiányos az átadott könyvelési anyag?
Ez könyvelőváltáskor különösen kellemetlen helyzet.
Ha az előző könyvelőtől kapott dokumentáció nem teljes, először azt kell meghatározni, pontosan mi hiányzik. Bizonyos adatok és beadott bevallások elektronikusan visszakereshetők, az elmaradások rendezésében pedig a könyvelőváltás után belépő új szakember nyújthat szakszerű segítséget, hogy a vállalkozás működése ismét tiszta és átlátható legyen.
Minél régebbi időszakról van szó, annál fontosabb a módszeres ellenőrzés. Nem érdemes találgatások alapján újraépíteni a könyvelést.
Ki felel az előző könyvelő hibájáért?
Ez külön kérdés attól, hogy a könyvelést hogyan lehet helyrehozni.
Ha ténylegesen szakmai hiba történt, felmerülhet az előző könyvelő felelőssége is. Ennek megítéléséhez azonban számít többek között a könyvelési szerződés tartalma, az átadott dokumentumok köre, a feladat- és felelősségi határok, valamint az, hogy a hiba pontosan hogyan keletkezett.
Ezért önmagában abból, hogy egy korábbi időszakban eltérés található, még nem lehet biztosan megállapítani, hogy az kizárólag a könyvelő hibája.
A két kérdést érdemes külön kezelni:
- Hogyan lehet rendbe tenni a könyvelést és az esetleges bevallási hibákat?
- Ki és milyen mértékben felelős azért, hogy a hiba kialakult?
A vállalkozás működése szempontjából általában az első kérdés rendezése a sürgősebb.
Nem érdemes megvárni, amíg a NAV találja meg a problémát
Ha már van konkrét jel arra, hogy valamelyik korábbi időszak hibás lehet, célszerű mielőbb átvizsgálni.
A NAV önellenőrzésről szóló tájékoztatója szerint a korábban hibásan megállapított adóalap vagy adó önellenőrzéssel módosítható, ha annak feltételei fennállnak. Ennek azonban vannak eljárási és időbeli korlátai, ezért különösen fontos lehet, hogy a problémát még egy esetleges ellenőrzés előtt felismerjék.
Hogyan lehet rendbe tenni egy korábbi könyvelést?
A gyakorlatban a folyamat általában négy részből áll:
- Feltárás: meg kell határozni, mely időszakokat és mely adónemeket érinti a probléma.
- Egyeztetés: össze kell vetni a könyvelést, a bizonylatokat, a bevallásokat és a NAV-nál szereplő adatokat.
- Korrekció: meg kell határozni, mely könyvelési tételeket, bevallásokat vagy nyilvántartásokat szükséges javítani.
- Lezárás: a javítások után ismét ellenőrizni kell, hogy a könyvelés és a kapcsolódó nyilvántartások összhangba kerültek-e.
Egy rendezetlen könyvelésnél tehát nem feltétlenül egyetlen hibás tételt kell kijavítani. Előfordulhat, hogy egy teljes időszakot kell átvizsgálni ahhoz, hogy biztonsággal meg lehessen mondani, mi történt.
Ha nem tudja, mekkora a probléma, először vizsgáltassa át
Könyvelőváltás után talált hiba nem feltétlenül jelent komoly problémát. Lehet egyetlen rosszul rögzített tétel, de lehet több időszakot érintő eltérés is.
A kettő között jelentős különbség van.
Ezért ha bizonytalan abban, hogy az előző könyvelése megfelelő-e, célszerű először a rendelkezésre álló dokumentumokat és az érintett időszakokat átvizsgálni, és csak ezután dönteni a szükséges javításokról.
Gyakori kérdések
Mi az első lépés, ha kiderül, hogy hibázott a korábbi könyvelő?
Minden korábbi hibát önellenőrzéssel kell javítani?
Szükséges a NAV adószámla ellenőrzése a javításhoz?
Ez a probléma Önt is érinti?
2 perc alatt kiderül, hol szivároghat az Ön cégében a profit, vagy kérjen visszahívást és átbeszéljük.
2 perces teszt
Visszahívást kérek
Segítségre van szüksége a könyvelése rendbetételéhez?
Ha könyvelőváltás után eltérést talált, NAV-levelet kapott, vagy szeretne megbizonyosodni a korábbi adatok pontosságáról, szakértő csapatunk felméri a problémát és segít a rendezésben.