Egyre gyakrabban kapunk olyan megkeresést KKV-k tulajdonosaitól és pénzügyi vezetőitől, amely nagyjából így szól: itt vannak a cég alapadatai, ennyi a létszám, ekkora az árbevétel, kérünk rá egy fix havi könyvelési díjat.
Az igény teljesen érthető. A másik oldalon ül valaki, akinek költséget kell terveznie, több szolgáltatót hasonlít össze, és gyorsan szeretné látni, milyen árszintről beszélünk. A fix díj ráadásul nem is különleges modell a hazai könyvelési piacon. Egy korábbi iparági felmérés szerint a válaszadó könyvelők jelentős része, mintegy 62 százaléka havi fix összeg alapján dolgozik.
A nehézség nem azzal van, hogy valaki fix árat szeretne. Hanem azzal, hogy néhány alapadatból még nem feltétlenül látszik maga a munka. Ez az egyik legfőbb ok, amiért sok cégvezető úgy érzi, Miért olyan nehéz könyvelőt választani?, hiszen a sablonos árajánlatok mögött ritkán látni a tényleges tartalom egyezőségét.
Két hasonló árbevételű, hasonló létszámú Kft. könyvelése között ugyanis nagyon nagy különbség lehet. Az egyiknél lehet kevés, jól strukturált számla, egy bankszámla és teljesen digitalizált folyamat. A másiknál több deviza, külföldi ügyletek, sok száz bizonylat, készlet, speciális riportok és jelentős manuális adminisztráció jelenik meg.
A könyvelési díjat ezért nem egyszerűen a cég mérete határozza meg. Sokkal inkább az, hogy mennyi és milyen munkát kell elvégezni, milyen rendszerből érkeznek az adatok, mennyi egyeztetésre van szükség, és milyen felelősségi szintet vállal az iroda. A díj kialakításában elsősorban a munkamennyiséget meghatározó tényezők dominálnak: a bejövő és kimenő számlák mennyisége, valamint az alkalmazotti létszám a legerősebb szempontok közé tartoznak.
Nemzetközi adatok ugyanezt a logikát rajzolják ki. A külföldi szakmai felmérések szerint a fix díjas elszámolás inkább a jól standardizálható szolgáltatásoknál jellemző és működik hatékonyan. A nehezebben előre becsülhető, nagyobb idő- és munkaráfordítási bizonytalansággal járó feladatoknál gyakran elkerülhetetlen az óradíjas vagy egyedi elszámolás alkalmazása.
Ez azért fontos, mert a fix ár valójában csak akkor tud működni jól, ha előtte elég pontosan látszik a scope. Vagyis az, hogy pontosan mit vállal az iroda, milyen rendszerességgel, milyen adatokból és milyen felelősséggel.
Könyvelőváltás: milyen állapotban van az, amit átveszünk?
Könyvelőváltásnál ehhez jön még egy külön kérdés: milyen állapotban van az a könyvelési anyag, amit átveszünk. Egy új könyvelőiroda nem tiszta lapot kap. Egy már működő vállalkozás teljes pénzügyi történetét veszi át, és ennek az állapota kívülről sokszor nem látható.
Lehet, hogy első ránézésre minden rendezettnek tűnik. A bevallások be vannak adva, vannak főkönyvi kivonatok, rendelkezésre állnak a dokumentumok. Az átadás során viszont előkerülhetnek régóta nyitott tételek, egyeztetetlen vevő- vagy szállítóállományok, folyószámla-eltérések, hiányos nyilvántartások vagy korábbi időszakokból maradt javítandó problémák.
Ezért a beadott bevallás önmagában még nem jelenti azt, hogy a könyvelés teljesen rendezett. Ilyen helyzetben fontos feltenni a kérdést: Mit tegyek, ha az előző könyvelő hibázott?.
És itt válik ketté két külön munka:
- Mennyibe kerül majd a normál, folyamatos havi könyvelés.
- Kell-e előtte rendbe tenni azt az anyagot, amit az új iroda átvesz.
Ha az átvett anyag korrekcióra szorul, az nem ugyanaz a feladat, mint a napi könyvelés, és nem is érdemes ugyanabba a havi díjba elrejteni. Erre a célra sokkal tisztább megoldást nyújt egy egyszeri eseti könyvelés keretében elvégzett átvilágítás és rendbetétel.
A fix díjas modellek egyik legfontosabb előnye az előre ismert, tervezhető költség. Ehhez azonban a szolgáltatónak előzetesen pontosan meg kell határoznia a szolgáltatás tartalmát.
Ezért szerintünk az első megkeresés alapján is lehet és érdemes árat mondani, de nem mindegy, hogyan.
Egy reális előzetes ársáv már segít a döntésben és a tervezésben. A végleges fix díj viszont akkor lesz mindkét fél számára korrekt és tartható, amikor már látszik a tényleges munkamennyiség, a bizonylatok áramlása, az adminisztrációs igény, valamint könyvelőváltás esetén a korábbi könyvelés valós állapota.
A fix ár akkor jó, ha később is fix tud maradni, mert valódi adatokon és átlátható folyamatokon alapul.