Miért olyan nehéz könyvelőt választani? sablon ígéretek vs. valóság

Miért olyan nehéz könyvelőt választani?

Ha az elmúlt napokban több könyvelőiroda weboldalát is megnézte, valószínűleg pontosan ugyanazt tapasztalta: mindenhol kísértetiesen hasonló ígéretek szerepelnek.

A leggyakoribb bemutatkozó anyagok szinte kötelezően tartalmazzák a következőket:

• Több éves szakmai tapasztalat.
• Teljes körű könyvelés és bérszámfejtés.
• Szakszerű adótanácsadás.
• Precíz, határidőre történő munkavégzés.
• Ügyfélközpontú hozzáállás és megbízható szakértői csapat.

Ha mindenki pontosan ugyanazt ígéri, hogyan lehet mégis eldönteni, hogy ki lesz a valóban jó választás az Ön vállalkozása számára?

Nem véletlen, hogy ez a kérdés a hazai cégvezetői fórumok egyik leggyakoribb témája. Sokan úgy érzik, hogy a puszta szolgáltatási listák és az azonos szövegek alapján szinte képtelenség érdemi különbséget tenni két könyvelőiroda között.

A legtöbben nem csupán könyvelőt keresnek

Elsőre talán furcsán hangzik, de a valóságban a cégvezetők ritkán csupán azért keresnek új partnert, hogy legyen, aki elkészíti és benyújtja a kötelező bevallásokat. Sokkal inkább a bennük lévő bizonytalanságot és aggodalmakat szeretnék feloldani. Leggyakrabban az alábbi kérdések foglalkoztatják őket:

• Vajon minden rendben volt eddig a cégem könyvelésében?
• Nem maradt ki valamilyen fontos adókedvezmény vagy határidő?
• Biztosan jó döntést hozok az új partner kiválasztásakor?
• Mi tévő legyek, ha az új irodában is csalódnom kell?

A döntési folyamat hátterében álló tényezők világosan mutatják, hogy a partner kiválasztásakor a bizalom, a szakmai hitelesség és az akadálymentes kommunikáció sokkal fontosabb szempontok, mint önmagában a szolgáltatás ára. A cégvezetők elsősorban azt a megnyugtató biztonságot keresik, hogy pénzügyeik professzionális és felelősségteljes kezekben vannak.

Miért tűnik minden könyvelőpartner egyformának?

Ennek a jelenségnek több kézzelfogható oka van.

1. Papírforma szerint ugyanazokat a kötelező feladatokat látják el

A könyvvezetés alapvető feladatait minden irodának hasonló jogszabályi keretek között kell elvégeznie. Legyen szó az adóhatóság által közzétett NAV ÁFA-útmutatók szerinti bevallásokról, a bérszámfejtésről, a kötelező beszámolókról vagy a különféle adóbevallásokról, ezek önmagukban nem mutatnak egyedi különbségeket az irodák között. Ha kizárólag a száraz feladatlistát nézi, könnyen érezheti úgy, hogy minden ajánlat ugyanarról szól.

2. A legtöbbet látogatott weboldalak csak önmagukról beszélnek

Ez a kommunikációs hiba szinte minden szolgáltatói szektorban megjelenik. A szolgáltatók előszeretettel listázzák saját technikai paramétereiket:

• Mióta működik a vállalkozásuk.
• Hány aktív ügyfelük van, és milyen végzettséggel rendelkeznek a munkatársaik.
• Milyen könyvelőprogramokat és felhőalapú rendszereket használnak.

Önt cégvezetőként valószínűleg nem ezek a száraz tények érdeklik a leginkább. Sokkal közelebb hozza a jó döntést, ha közvetlen választ kap a valóban fontos kérdésekre:

• Mi történik, ha korábbi hibák derülnek ki a vizsgálat során, és szükség van az elrontott könyvelés SOS rendbetételére?
• Mennyi időt vesz igénybe a meglévő adatok átvétele, és miként zajlik zökkenőmentesen a könyvelőváltás?
• Kihez fordulhat a mindennapokban, ha azonnali, sürgős adózási kérdése merül fel?

A bőség zavara: amikor a túl sok információ megbénít

A viselkedéstudomány ezt a helyzetet döntési túlterhelésnek hívja. Minél több hasonló ajánlatot hasonlítunk össze, annál nehezebbé válik a választás. Újabb és újabb weboldalakat nyitunk meg, tucatnyi fórumbejegyzést és véleményt olvasunk végig, az információáradat végül mégis határozatlansághoz és halogatáshoz vezet.

Partnerként gyakran látjuk, hogy nem mindig a nagy hibák miatt váltanak könyvelőt a vállalkozások, hanem mert a mindennapi együttműködés megakad az apróbb kommunikációs hiányosságokon. Ha azonban már megfogalmazódott Önben a gyanú, hogy valami nincs teljesen rendben a vállalkozása könyvelésével, a döntés hónapokig tartó elhalasztása csak növeli az adókockázatokat és a felesleges stresszt.

Mit mondanak valójában a csalódott cégvezetők?

Ha alaposabban megvizsgáljuk az üzleti csoportok bejegyzéseit, kiderül, hogy a panaszok legritkább esetben szólnak arról, hogy a könyvelés ára túl magas lenne. Sokkal jellemzőbbek az alábbi jelzések:

• "Egyszerűen képtelen vagyok elérni a könyvelőmet telefonon."
• "Napok óta nem válaszol a feltett e-mail kérdéseimre."
• "Mindig csak utólag, kapkodva és feszült helyzetben értesülök a fizetendőkről."
• "Nem értem a magyarázatokat, túlzottan bonyolult szakzsargonban beszél velem."
• "Félek váltani, mert tartok tőle, milyen korábbi hiányosságok derülnek majd ki az átadás során."

Látható, hogy a legtöbb kudarc és csalódás nem is feltétlenül a súlyos szakmai tévedésekből adódik, hanem abból, hogy a felek között teljesen megszűnik a hatékony, tiszta kommunikáció és a kölcsönös biztonságérzet.

A választás során ezért érdemes a technikai részletek mellett arra figyelni, milyen gyorsan, tisztán és érthetően reagál az iroda az Ön megkeresésére már az első kapcsolatfelvétel alkalmával is.