Könyvelés mint bizalmi kapcsolat: mit várhat el joggal a könyvelőjétől?

Könyvelés mint bizalmi kapcsolat: mit várhat el joggal a könyvelőjétől?

Egy könyvelő rendkívül sok magánjellegű és érzékeny információt lát egy vállalkozásról. Látja, mennyi pénz érkezik be a számlára, mire költ a cég, mennyit keresnek a munkatársak, és azt is, ha tartozás, hitel vagy kifizetetlen számla nehezíti a mindennapokat. Az is feltűnik neki, ha egy vállalkozás kívülről sikeresnek és stabilnak látszik, de közben folyamatosan küzd a napi működéshez szükséges likviditással.

Sokszor olyan részleteket és összefüggéseket ismer, amelyeket Ön mint cégvezető még a barátainak vagy a családjának sem feltétlenül mond el.

Éppen ezért a könyvelés messze nem csak a számlák rögzítéséről és a bevallások beadásáról szól. A könyvelés valójában egy szoros bizalmi kapcsolat.

Ön mint vállalkozó joggal várhatja el, hogy a könyvelője pontosan és precízen dolgozzon. Ám ugyanilyen fontos az is, hogy diszkréten kezelje az ügyeit, kiszámíthatóan elérhető legyen, és időben jelezze, ha valamilyen problémát lát a számok mögött.

Miért számít bizalmi pozíciónak a könyvelő munkája?

A könyvelő nem csupán egymástól független számlalapokat lát a képernyőjén. A különböző dokumentumokból, bizonylatokból lassan, de biztosan összeáll előtte a vállalkozás teljes története és jelene.

Pontosan látja például:

• mennyire stabil és életképes a cég;
• mely partnerek fizetnek rendszeresen késve;
• van-e felhalmozott köztartozás vagy szállítói tartozás;
• mennyi pénzt vesz ki a tulajdonos a vállalkozásból;
• pontosan mennyit keresnek a dolgozók;
• van-e aktív hitel, lízing, és azok mekkora terhet jelentenek;
• mikor és miért fogy el a pénz a számláról;
• milyen pénzügyi lépésekre készül a vállalkozás a következő hónapokban.

Ezek mind rendkívül érzékeny üzleti információk. Ezért is olyan nehéz könyvelőt választani. Nemcsak arról kell ugyanis meggyőződnie, hogy a szakember érti-e a dolgát, hanem arról is, hogy nyugodt szívvel rá mer-e bízni a vállalkozása legbelsőbb titkait.

Mit várhat el Ön joggal a könyvelőjétől?

A kölcsönös bizalom nem azt jelenti, hogy Önnek mint ügyfélnek mindent szó nélkül el kell fogadnia. Vannak olyan alapvető szakmai és emberi elvárások, amelyeket teljesen jogosan követelhet meg a partnerétől.

Az adatok szigorúan bizalmas kezelése

A vállalkozás bevételei, esetleges tartozásai, a munkatársak bérezése vagy éppen egy nehezebb, átmeneti pénzügyi időszak ténye nem képezheti beszédtéma tárgyát. Sem de más ügyfelek előtt, sem baráti társaságban, sem pedig olyan külsős munkatársak körében, akiknek nincs közvetlen közük ezekhez a számokhoz. A diszkréció nem egy külön kérhető, prémium szolgáltatás, hanem a közös munka legfontosabb alapköve.

Érthető és tiszta tájékoztatás

Önnek mint vállalkozónak ritkán van szüksége bonyolult jogszabályi hivatkozásokra vagy nehezen követhető szakzsargonra. Ön elsősorban azt szeretné tisztán látni:

• pontosan mennyit kell fizetnie és milyen jogcímen;
• mik a fizetési határidők, amiket feltétlenül be kell tartania;
• milyen dokumentumok vagy papírok hiányoznak még az elszámoláshoz;
• mit jelent a hatóságoktól érkező hivatalos levél;
• milyen kockázatokkal jár, ha egy adott helyzetben nem cselekszik időben;
• mi a legfontosabb teendője a jelenlegi pillanatban.

A könyvelő feladata nem merül ki annyiban, hogy elküld egy összeget vagy egy számsort. Az igazi érték abban rejlik, ha érthetően el is magyarázza, mit jelentenek ezek az adatok az Ön vállalkozására nézve. Sokan sajnos csak akkor kezdenek el mélyebben foglalkozni azzal, hogy valójában mi a könyvelés, amikor már baj van. Pedig a folyamatos és érthető tájékoztatás éppúgy a szakszerű munka része, mint a bevallások beküldése.

Kiszámítható és megbízható elérhetőség

Természetesen nem várható el, hogy egy könyvelő a nap 24 órájában, percek alatt válaszoljon minden felmerülő kérdésre. Ugyanakkor az ügyfélként Önnek is látnia kell, hogy a megkeresése célba ért, és foglalkoznak vele. Sokszor már egy egészen rövid visszajelzés is megnyugtató:

Megkaptuk az e-mailt, utánajárunk a kérdésnek és hamarosan jelentkezünk.

Ez a fajta kommunikáció megóvja Önt attól, hogy bizonytalanságban kelljen várakoznia. Ehhez érdemes már az elején tisztázni a játékszabályokat:

• milyen csatornákon lehet kérdezni;
• mikor és milyen időközönként várható hivatalos válasz;
• mi minősül valóban sürgős ügynek;
• hogyan jelezhetik egymásnak, ha egy fontos határidő közeledik.

Ez a fajta szervezettség különösen aranyat ér olyankor, amikor egy váratlan NAV-levél érkezik. Ilyen helyzetben ugyanis nemcsak szakmai segítségre, hanem arra a megnyugtató biztonságérzetre is szükség van, hogy a könyvelője azonnal kézbe vette az ügy intézését.

Figyelmeztetés, ha probléma körvonalazódik

Bár a könyvelő nem hozhatja meg a döntéseket Ön helyett, a számokból sokszor jóval korábban kiolvashatja a közeledő viharokat, mint ahogy azok a mindennapi működésben jelentkeznének. Joggal várhatja el, hogy a könyvelője azonnal jelezze az alábbiakat:

• közeledő adó- vagy járulékfizetési kötelezettségek;
• hiányos bizonylatok vagy tisztázatlan tételek a rendszerben;
• növekedésnek induló adótartozások;
• a vevők fizetési moráljának romlása, a késedelmes fizetések felhalmozódása;
• hirtelen megugró vagy gyanús költséghelyek;
• elmaradt vagy késedelmes bevallások kockázatai;
• ha a számlán lévő egyenleg várhatóan nem lesz elegendő a közelgő kötelezettségek teljesítésére.

Gyakori jelenség például, hogy egy cég papíron nyereséges, mégis folyamatos a pénzügyi nyomás terheli. Bár a kimutatások profitot mutatnak, a banki egyenleg mégis üresen kong. Egy jó könyvelő segít időben észrevenni ezt az ellentmondást, és rámutat az okokra.

Ítélkezésmentes segítség, ha baj van

Egy vállalkozás életében óhatatlanul előfordulhatnak hibák. Elkallódhat egy fontos beszerzési bizonylat, hibásan állíthatnak ki egy számlát, elmaradhat egy fontosabb utalás, vagy felhalmozódhat egy váratlan köztartozás, ami legsúlyosabb esetben akár egy NAV-végrehajtás megindulásával fenyeget.

Ilyen kritikus pillanatokban Önnek legkevésbé sem kioktatásra vagy szemrehányásra van szüksége. Sokkal inkább egy higgadt, szakmai partnerre, aki pontról pontra átveszi a teendőket:

• pontosan mi történt és mi váltotta ki a helyzetet;
• mennyi idő áll rendelkezésre a hivatalos válaszadásra vagy a hiba korrigálására;
• milyen dokumentumokat kell sürgősen beszerezni és benyújtani;
• mit és hogyan lehet törvényesen javítani vagy pótolni.

Bár a Nemzeti Adó- és Vámhivatal számos témában publikál hivatalos tájékoztatókat, egy éles ügyben mindig az adott határozat vagy felszólítás konkrét szövege alapján kell felépíteni a védekezést és a megoldást.

Mit nem jelent a bizalmi kapcsolat?

A szoros partnerség és a bizalom nem azt jelenti, hogy a könyvelőnek minden szabálytalan vagy irreális kérésre igent kell mondania. Nem várható el tőle, hogy:

• valótlan vagy fiktív bizonylatokat rögzítsen a könyvelésben;
• jogellenes adóelkerülési sémák megvalósításában segédkezzen;
• hiányos, pontatlan információk vagy eltitkolt adatok alapján vállaljon szakmai felelősséget;
• a határidők után napokkal átadott dokumentumokat is bírságmentesen és zökkenőmentesen feldolgozza;
• jogi vagy komoly adótanácsadási kérdésekben döntsön az arra hivatott ügyvéd vagy adószakértő bevonása nélkül.

A bizalom csak kétirányú utcában működik. A könyvelő kötelessége a precíz, diszkrét és jogkövető munka, míg Önnek mint ügyfélnek az a feladata, hogy a dokumentumokat hiánytalanul, időben átadja, és őszintén tájékoztassa a könyvelőt a céget érintő változásokról.

A jó könyvelő elmagyarázza a miérteket is

Talán Ön is találkozott már azzal a helyzettel, amikor nem értette, miért van szükség egy-egy szerződésre, bankszámlakivonatra vagy egyéb céges papírra. Egy felkészült könyvelő azonban sosem öncélúan gyűjti a dokumentumokat. Azért kéri ezeket, mert ezek alapján tudja meghatározni például:

• miként kell az adott gazdasági eseményt a hatályos szabályok szerint elszámolni;
• pontosan melyik hónap teljesítéséhez kapcsolódik egy-egy árbevétel;
• hiányon-e bármilyen egyéb, a lekönyveléshez kötelezően előírt bizonylat;
• terheli-e adó- vagy járulékfizetési kötelezettség a tranzakciót.

Ha megérti a kérések mögött rejlő okokat, sokkal könnyebbé és gördülékenyebbé válik az együttműködés is.

Mikor jön el az a pont, amikor megéri váltani?

Egy-egy elkésett válasz vagy egy apróbb csúszás még nem feltétlenül jelenti azt, hogy rossz a partnerség. Ha viszont a problémák rendszerszintűvé válnak, érdemes elgondolkodnia a változtatáson. Intő jel lehet, ha:

• rendszeresen napokig, hetekig elérhetetlen a könyvelője;
• nem hajlandó érthető, emberi nyelven elmagyarázni a számszakai összefüggéseket;
• a problémák vagy a fizetendő összegek mindig csak az utolsó pillanatban derülnek ki;
• a könyvelő más ügyfelek bizalmas adatairól, pénzügyeiről beszél Ön előtt;
• nem tudja pontosan, ki és hogyan fér hozzá az adataihoz a könyvelőirodánál;
• hiányzik a fix, állandó kapcsolattartó személy;
• a havi díj tartalma nem átlátható és nem egyértelmű;
• minden hiba vagy csúszás esetén automatikusan és kizárólag Önt hibáztatják.

A könyvelőváltás sokkal több egy unalmas adminisztrációs lépésnél: ez egy komoly bizalmi döntés. Az új könyvelő kiválasztásakor a szakmai felkészültség mellett legalább olyan súllyal kell latba esnie a nyitott kommunikációnak, a korrekt tájékoztatásnak és a szigorú adatvédelemnek.

Mit kérdezzen meg feltétlenül az első megbeszélésen?

Amikor új könyvelőt keres, már a bemutatkozó beszélgetés alkalmával érdemes tisztázni a legfontosabb sarokpontokat:

1. Ki lesz az Ön állandó, dedikált kapcsolattartója?
2. Milyen platformon vagy módon lehet feltenni a felmerülő kérdéseket?
3. Átlagosan mennyi időn belül számíthat érdemi válaszra?
4. Mi a teendő sürgős, azonnali intézkedést igénylő helyzetben?
5. Kik és milyen jogosultságokkal férhetnek hozzá a cég könyvelési adataihoz?
6. Hogyan, milyen formátumban kell havonta átadni a bizonylatokat?
7. Pontosan mit tartalmaz és mit nem a megállapított havi könyvelési díj?
8. Milyen formában és mennyi idővel korábban kap értesítést a fizetendő adókról?
9. Mi a protokoll, ha a céghez NAV-megkeresés vagy ellenőrzés érkezik?
10. Rendelkezik-e az iroda érvényes szakmai felelősségbiztosítással?

A válaszok tartalma mellett az is sokat elárul a leendő partneréről, hogy mennyire türelmesen, érthetően és nyitottan válaszolja meg ezeket a kérdéseket.

A valódi bizalom alapja a kiszámíthatóság

A jó ügyfél-könyvelő kapcsolatnak nem az a fokmérője, hogy a szakember minden egyes üzenetre öt percen belül reagál. A valódi bizalom a kiszámíthatóságból fakad. Abból, hogy Ön cégvezetőként pontosan tudja:

• ki az a személy, aki a cége ügyeivel foglalkozik;
• mikorra várhat pontos választ a feltett kérdésére;
• milyen határidőkre kell felkészülnie pénzügyileg;
• hol tartanak éppen az aktuális feladatok;
• mikor és milyen jelzést fog kapni, ha esetleg hiba vagy hiányosság lép fel a rendszerben.

Egy vállalkozás irányítása során sokszor nem az a legfontosabb, hogy egy probléma azonnal, varázsütésre megoldódjon, hanem az a biztos tudat, hogy a könyvelője már dolgozik a megoldáson. Egy gyors visszajelzés vagy egy rövid üzenet, miszerint a megkeresést rögzítették és utánajárnak a részleteknek, sokszor értékesebb és megnyugtatóbb minden egyéb ígérgetésnél.

Nálunk az ügyfelek pénzügyei nem képezik pletyka tárgyát

A vállalkozások pénzügyi adatai számunkra nem érdekes történetek vagy összehasonlítási alapok. Tisztában vagyunk vele, hogy a száraz adatok és kimutatások mögött komoly emberi sorsok, családok megélhetése, nehéz vezetői döntések és hosszú évek kitartó munkája rejlik.

Éppen ezért nálunk a diszkréció, a tiszta, érthető kommunikáció és a kiszámítható kapcsolattartás nem külön fizetendő extra szolgáltatások, hanem az elvárható minimum részét képezik az első naptól kezdve.

Gyakori kérdések

Titoktartásra köteles a könyvelő?

A könyvelőtől joggal várható el, hogy az ügyfél pénzügyi, üzleti és személyes adatait ne adja tovább illetékteleneknek. A pontos szabályokat a szerződés, az adatvédelmi előírások és az adott szakmai kapcsolat is meghatározza.

Mit tehetek, ha a könyvelőm nem válaszol?

Érdemes írásban, egyértelműen leírni a kérdést. Jelezze azt is, ha határidő van, vagy sürgős lehet az ügy. Ha a válaszhiány rendszeresen előfordul, érdemes átbeszélni az együttműködés szabályait.

Elvárható, hogy a könyvelő minden problémát előre észrevegyen?

Nem. Csak azt tudja észrevenni, ami a hozzá eljutott adatokból látható. Ezért fontos, hogy az ügyfél időben átadja a szükséges dokumentumokat és információkat.

Azonnal válaszolnia kell minden üzenetre?

Nem feltétlenül. De legyen egyértelmű, mennyi időn belül várható válasz, és hogyan lehet jelezni a sürgős ügyeket.

Mikor lehet indokolt a könyvelőváltás?

Akkor, ha a problémák rendszeresen ismétlődnek. Például nem lehet elérni a könyvelőt, nem érthető a tájékoztatás, későn jelzik a határidőket, vagy bizonytalan az adatok kezelése.