Egyre gyakrabban kapunk olyan megkeresést KKV-k pénzügyeseitől vagy tulajdonosaitól, amely nagyjából így szól: itt vannak a cég alapadatai, ennyi a létszám, ekkora az árbevétel, kérünk rá egy fix havi könyvelési díjat.
Ez elsőre teljesen ésszerű kérés. A másik oldalon ül valaki, akinek költséget kell terveznie, több szolgáltatót hasonlít össze, és szeretné gyorsan látni, hogy egyáltalán milyen árszintről beszélünk. A fix díj ráadásul nem valami szokatlan modell a magyar könyvelési piacon, a felmérések szerint a szolgáltatók többsége havi fix összeg alapján dolgozik.
A nehézség nem is itt van. Hanem ott, hogy néhány alapadatból még nem feltétlenül látszik maga a munka.
Miért nem elég a létszám és az árbevétel az árazáshoz?
Két hasonló méretű cég könyvelése között ugyanis nagyon nagy különbség lehet. Lehet az egyiknél kevés, jól strukturált számla, egy bankszámla és teljesen digitalizált folyamat, míg a másiknál több deviza, külföldi ügyletek, sok száz bizonylat, készlet, speciális riportok és jelentős manuális adminisztráció jelenik meg.
A könyvelési díjat ezért nem egyszerűen az árbevétel vagy a létszám határozza meg. Sokkal inkább az, hogy valójában mennyi és milyen munkát kell elvégezni.
Ezt már a korábbi hazai kutatások is jól mutatták, amelyek szerint az ár kialakításában elsősorban a munkamennyiséget meghatározó tényezők domináltak. A bejövő és kimenő számlák száma, valamint az alkalmazotti létszám a legerősebb szempontok között szerepelt, amelyek pontos felmérése nélkül nehéz reális ajánlatot adni. A Központi Statisztikai Hivatal által is vizsgált gazdasági szektorok sokszínűsége is jól mutatja, hogy iparáganként eltérő adminisztrációs terhekkel kell számolnunk.
A könyvelőváltás kritikus pontja: az előző könyvelés állapota
És van még valami, ami könyvelőváltásnál különösen fontos: az előző könyvelés állapota.
Egy új könyvelőiroda ugyanis nem nulláról kezd. Egy már működő cég pénzügyi történetét veszi át. Kívülről ez lehet teljesen rendezettnek tűnő helyzet: a bevallások be vannak adva, vannak főkönyvi kivonatok, megvannak a szükséges dokumentumok. A részletes átadás során viszont könnyen előkerülhetnek régóta nyitott tételek, eltérések a folyószámlákon, hiányos nyilvántartások vagy korábbi időszakokból maradt javítandó problémák.
Ezért fontos különválasztani két dolgot. Az egyik az, hogy mennyibe kerül majd a normál havi könyvelés. A másik az, hogy kell-e előtte rendbe tenni azt, amit az új iroda átvesz. Ha az átvétel során derül ki, hogy elmaradások vannak, akkor a hibás könyvelés rendbetétele jelenti az első lépést. Fontos tisztázni azt is, hogy mit tegyek, ha az előző könyvelő hibázott, hiszen a múltbeli hibák kijavítása komoly pluszmunkát igényel.
A kettő nem ugyanaz a munka.
Mit mutatnak a nemzetközi tapasztalatok?
Nemzetközi kutatásokban ugyanez a logika jelenik meg. A felmérések azt mutatják, hogy a fix díj inkább a jobban standardizálható szolgáltatásoknál jellemző, míg a nehezebben előre becsülhető feladatoknál gyakrabban marad meg az óradíjas elszámolás vagy az egyedi projektalapú díjazás.
A nemzetközi árazási kutatások egy másik fontos szempontra is rámutatnak: a fix ár legnagyobb előnye az ügyfél számára a kiszámíthatóság, de ehhez előbb pontosan meg kell határozni a szolgáltatás tartalmát. Ha az ügyfél tisztában van azzal, hogy miért olyan nehéz könyvelőt választani a sablonos ígéretek világában, akkor megérti, hogy a valós felmérés a közös érdekeket szolgálja.
Hogyan alakítható ki korrekt fix könyvelési díj?
Ezért szerintünk az első e-mail alapján is lehet és érdemes árat mondani, csak nem feltétlenül véglegeset.
Egy reális ársáv már segít a döntésben. A végleges fix díj viszont akkor lesz korrekt mindkét fél számára, amikor már tényleg látszik, mit kell könyvelni, milyen rendszerből, milyen rendszerességgel, és könyvelőváltás esetén az is, milyen állapotban van az, amit átveszünk.
A fix ár akkor jó, ha később is fix tud maradni.