Vállalkozás indítása: 10 dolog az első számla előtt

Vállalkozás indítása: 10 dolog az első számla előtt

A vállalkozás indítása nem ott ér véget, hogy létrejött a cég vagy megkapta az egyéni vállalkozói adószámát. Az igazi működés akkor kezdődik, amikor megérkezik az első ügyfél, ki kell állítani az első számlát, és el kell dönteni, mi történjen a beérkező pénzzel.

Sok későbbi probléma nem egyetlen nagy hibából indul, hanem abból, hogy a magán- és a vállalkozási pénz keveredik. Ha nincs rendszer a számlákra, senki nem tudja, melyik adóra mennyit kell félretennie. Az ügyfél 60 napra fizet, de a költségeket már most rendezni kell. A könyvelőt pedig gyakran csak akkor kérdezik meg, amikor már elkészült a rosszul kiállított számla, vagy megérkezett az első NAV-levél.

A következő tíz pont nem teljes cégalapítási vagy jogi útmutató. Inkább azoknak a gyakorlati döntéseknek a listája, amelyeket érdemes még az első számla előtt alaposan átgondolnia.

1. Ne csak vállalkozási formát válasszon, működést is tervezzen

A vállalkozás indítása előtt sokan elsősorban ezt kérdezik: egyéni vállalkozóként vagy korlátolt felelősségű társaságként (Kft.) érdemes-e kezdeni? Ez kétségkívül fontos kérdés, de önmagában egyáltalán nem elég.

Előbb az alábbi szempontokat érdemes végiggondolnia:

• Pontosan mit fog értékesíteni?
• Magánszemélyek vagy cégek lesznek az ügyfelei?
• Egyedül dolgozik, vagy munkatársakat is felvesz majd?
• Szüksége lesz-e nagyobb gépekre, induló készletre vagy járműre?
• Mekkora felelősséggel jár a tevékenység?
• Várhatóan mennyi bevétele és költsége lesz?
• Hogyan szeretne pénzt kivenni a vállalkozásból?
• Mennyi induló tőkét tud a vállalkozásba fektetni?

Egy építőipari kivitelező, egy online tanácsadó és egy nagy készlettel dolgozó kereskedő működése teljesen más. Attól, hogy mindhárman vállalkozást indítanak, még nem biztos, hogy ugyanaz a vállalkozási és adózási forma a legoptimálisabb választás számukra.

Ne csak azt kérdezze meg, melyik forma az olcsóbb az első hónapban. Tegye fel azt a kérdést is: mi történik, ha a vállalkozás a tervezettnél sokkal gyorsabban nő?

2. Ellenőrizze, hogy a tevékenységhez kell-e engedély vagy képesítés

Nem minden tevékenység kezdhető el pusztán attól, hogy felvette a megfelelő tevékenységi kört az alapításkor.

Bizonyos munkákhoz szükség lehet:

• Szakmai képesítésre;
• Hatósági engedélyre;
• Külön bejelentésre;
• Megfelelő telephelyre vagy irodára;
• Kamarai vagy egyéb kötelező nyilvántartásba vételre;
• Szakmai felelősségbiztosításra;
• Szakmai vezető foglalkoztatására.

Ezeket a feltételeket nem érdemes az első megrendelés beérkezése után ellenőrizni. Az egyéni vállalkozóknak az adóhatóság is azt javasolja, hogy minden új tevékenység bejelentése előtt alaposan ellenőrizzék annak engedély-, bejelentés- és képesítési feltételeit. Egy tevékenységi kör puszta felvétele nem jelenti azt, hogy minden további feltétel teljesítése nélkül jogszerűen dolgozhat is benne.

3. Az adózási módot ne csak az alapján válassza ki, melyik hangzik egyszerűnek

A vállalkozási forma és az adózási mód két különböző dolog.

Az adózási döntés meghozatalakor számos tényező számít:

• Mennyi bevétel várható az első években?
• Mennyi igazolható vállalkozói költség merül majd fel?
• Főállásban vagy mellékállás (például heti 36 órát elérő munkaviszony) mellett működik-e az üzlet?
• Cégeknek vagy magánszemélyeknek fog számlázni?
• Tervezi-e alkalmazott foglalkoztatását?
• Lesznek-e külföldi (például uniós) ügyletei?
• Alanyi adómentesként vagy áfakulcsos adózóként működik majd?
• Milyen módon szeretné kivenni a profitot?

Gyakori hiba, amikor valaki egy ismerősétől hall egy kedvező adózási módról, és abból indul ki, hogy az az ő helyzetében is a legjobb megoldás lesz. Ez lehet, hogy így van, de az is előfordulhat, hogy teljesen más a bevétel szerkezete, a költségszint, az ügyfélkör vagy éppen a családi és társadalombiztosítási háttér.

A jó adózási döntéshez elengedhetetlen egy egyszerű éves terv elkészítése, amely tartalmazza a várható bevételeket, költségeket, a rendszeres magánjövedelmi igényt, a tervezett beruházásokat, az esetleges alkalmazottak bérét, valamint a fizetendő adókat és járulékokat. Számok nélkül az adózási mód kiválasztása csupán találgatás.

4. Válassza szét a vállalkozás és a magánélet pénzét

A külön bankszámla fenntartása nem pusztán kényelmi vagy adminisztratív kérdés.

A belföldi jogi személyeknek (például egy Kft.-nek) kötelező legalább egy belföldi pénzforgalmi számlával rendelkezniük. Ugyanez a szabály vonatkozik az áfafizetésre kötelezett magánszemélyekre, köztük az érintett egyéni vállalkozókra is. Az első ilyen számlát az adószám közlésétől számított 15 napon binnen meg kell nyitni.

Bár nem minden egyéni vállalkozó tartozik ebbe a kötelező körbe, a pénzeszközök szigorú elkülönítése akkor is erősen ajánlott, ha a vonatkozó jogszabály az adott élethelyzetben ezt kifejezetten nem írja elő.

Ha ugyanarról a számláról fizeti a beszállítókat, a családi bevásárlást, az adótartozásokat, a nyaralást vagy az üzemanyagot, néhány hónap elteltével rendkívül nehéz lesz pontosan megállapítani, mennyi valós profitot termelt a vállalkozása. A külön számla nem old meg minden pénzügyi nehézséget, de egyértelmű határvonalat húz a vállalkozási és magánkiadások közé.

Fontos előre tisztázni a pénzáramlások jogcímeit is: hogyan kerülhet tőke a tulajdonostól a vállalkozásba, és hogyan juttatható vissza profit osztalékként, munkabérként vagy tagi kölcsön törlesztéseként. A céges pénz sohasem válik automatikusan szabadon elkölthető magánpénzzé csak azért, mert Ön a vállalkozás tulajdonosa.

5. Állítsa be a számlázást még az első ügyfél előtt

Az első számla kiállítása ne akkor kezdődjön, amikor az ügyfél már várja a bizonylatot, Ön pedig éppen akkor kísérel meg először regisztrálni a választott számlázórendszerbe.

Időben ellenőrizze az alábbiakat:

• Helyesek-e a vállalkozás törzsadatai (név, cím, adószám)?
• Megfelelő bankszámlaszám szerepel-e a sablonon?
• Ki jogosult számlázni a vállalkozás nevében?
• Milyen fizetési módokat támogat, és mennyi a szokásos fizetési határidő?
• Mikor szükséges előlegszámlát, részszámlát vagy végszámlát kiállítani?
• Hogyan jutnak el a számlaadatok a könyveléshez?
• Megfelelően működik-e a kötelező, valós idejű online adatszolgáltatás?

A NAV áfa tájékoztatója részletesen bemutatja a számla és a nyugta kibocsátásának legfontosabb szakmai szabályait, amelyeket a NAV Online Számla rendszeréhez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség egészít ki. Az adóhatóság saját, díjmentes Online Számlázó alkalmazást is biztosít. Nem az a döntő, hogy feltétlenül ezt a programot használja, hanem az, hogy a kiválasztott rendszer szabályszerűen működjön, és zökkenőmentes adatkapcsolatot biztosítson a könyvelője számára.

6. Legyen egy egyszerű rendszere a dokumentumokra

Az induláskor még nem szükséges bonyolult vállalatirányítási szoftverekbe beruháznia, de minimális rendszer nélkül nem érdemes belevágni a mindennapi működésbe.

Már az első naptól fektesse le a szabályokat:

• Hova érkeznek a bejövő számlák, és ki tölti le őket?
• Hol tárolják a megkötött szerződéseket és teljesítési igazolásokat?
• Milyen csatornán és milyen gyakorisággal kerülnek át a bizonylatok a könyvelőhöz?
• Mi történik a papíralapú bizonylatokkal (digitalizálás, megőrzés)?
• Hogyan jelölik a kiegyenlített és a nyitott szállítói tételeket?
• Ki felel a hiányzó bizonylatok felkutatásáért?

A kaotikus működés leggyakrabban nem abból adódik, hogy nincsenek meg az adatok, hanem abból, hogy a különféle dokumentumok teljesen szét vannak szórva: néhány számla az e-mailek között, mások a telefonon, megint mások egy külső applikációban vagy éppen a munkatársak fiókjaiban találhatók. Ha egyetlen bizonylat megkeresése perceket vesz igénybe, az rendszerszintű időveszteséget és felesleges feszültséget eredményez.

7. Ne csak az árat találja ki, hanem számolja ki, mi marad belőle

Sokan kizárólag a versenytársaik árait másolják át a saját árlistájukra. Ez jó viszonyítási pont lehet, de önmagában komoly veszteségekhez vezethet.

Egy értékesített termék vagy szolgáltatás árából minden esetben ki kell tudni fizetni:

• Az anyagköltségeket és közvetlen beszerzéseket;
• Az alvállalkozói díjakat;
• A saját vagy alkalmazotti munkabéreket és azok közterheit;
• A szállítást, logisztikát és csomagolást;
• Az iroda- vagy műhelybérletet és a rezsit;
• A használt szoftverek licencdíjait;
• A könyvelési és jogi asszisztencia díjait;
• A felelősségbiztosítást és banki költségeket;
• A kötelező vállalkozási adókat;
• A garanciális javítások és reklamációk kockázati alapját.

Ezen kiadások felett kellene realizálódnia a tiszta nyereségnek. A vállalkozás indítása előtt legalább néhány jellemző munkafolyamatot vagy termékeladási modellt érdemes tételesen végigszámolni, megvizsgálva az időigényt, a közvetlen önköltséget, az esetleges kintlévőségeket és a tiszta profitrátát. Nem a nagy árbevétel, hanem a realizált nyereség tartja életben a céget.

8. Előre döntse el, mikor és hogyan fizetnek az ügyfelei

Az üzleti biztonságot nemcsak az árszint, hanem a pénzügyi teljesítés ütemezése is alapvetően meghatározza.

Ha Ön előfinanszírozza az anyagbeszerzést, kifizeti a munkatársakat és alvállalkozókat, elvégzi a teljes feladatot, majd 30 vagy 60 napot vár a vevő fizetésére, akkor valójában Ön hitelezi az ügyfeleit. Ez lehet tudatos stratégiai döntés, de kizárólag akkor működőképes, ha rendelkezésre áll a megfelelő likviditási fedezet.

Fektessen le világos kereteket:

• Kér-e kötelezően előleget az induláshoz?
• Alkalmaz-e mérföldkövekhez kötött részszámlázást?
• Hány napos fizetési határidőt biztosít a partnereinek?
• Milyen szankciókat vagy késedelmi kamatokat alkalmaz nemfizetés esetén?
• Ki és milyen gyakran ellenőrzi a le nem járt és a lejárt kintlévőségeket?
• Rendelkezik-e elegendő likvid tartalékkal a munkák előfinanszírozására?

A kiállított számla még nem jelent beérkezett pénzt. Ha ezt a szabályt egy induló vállalkozás figyelmen kívül hagyja, könnyen súlyos cashflow probléma alakulhat ki még látványosan növekvő értékesítési volumen mellett is.

9. Készüljön fel az adókra és a gyengébb hónapokra

Nem szükséges adószakértői szinten ismernie az összes adójogszabályt, de tisztában kell lennie a vállalkozását érintő alapvető kötelezettségekkel.

Tervezhetővé kell tennie:

• Milyen típusú adókat és járulékokat kell fizetnie, és milyen gyakorisággal?
• Mely kötelezettségek változnak a bevétellel arányosan, és melyeket kell fixen fizetni a nulla forintos hónapokban is?
• Milyen időszakokban jelentkeznek a legnagyobb adófizetési csúcsok?
• Mennyi pénzt kell elkülönítenie minden egyes bejövő utalásból?

Nincs olyan univerzális százalékos érték, amelyet általánosan javasolni lehetne adótartalékolásra. A pontos összeg függ a vállalkozási formától, az adózási módtól, az áfalevonási jogosultságoktól, a munkaviszonyoktól és az aktuális bevételektől. Éppen ezért javasolt egy különálló adószétválasztó vagy tartalék bankszámla használata.

A fő bankszámlán látható teljes egyenleg szinte sohasem elkölthető szabad profit. Annak jelentős része későbbi adókötelezettség, szállítói tartozás, munkabér vagy a jövő havi működési biztonságot szavatoló tartalék. Havonta legalább egyszer elemezze vállalkozása pénzügyi helyzetét a beérkező és fizetendő tételek tükrében.

10. Még az indulás előtt tisztázza, mit vár a könyvelőtől

A könyvelő vállalkozás indításához nem csupán a kötelező bevallások benyújtása miatt elengedhetetlen partner, hanem a stratégiai és az operatív alapok lefektetésében is.

Már az alakulás előtt érdemes konzultálnia vele az alábbi kérdésekről:

• A legmegfelelőbb vállalkozási forma és adózási mód kiválasztása;
• Az áfa-alanyiság kérdésköre és a külföldi tranzakciók kezelése;
• A tulajdonosok vagy tagok személyes jogviszonyának beállítása;
• Az első számlák szabályos kiállítása és a bizonylatküldési folyamat;
• A jogszabályi adatbejelentési kötelezettségek és határidők.

Az egyéni vállalkozások indítása és az ahhoz kapcsolódó észszerűsített ügyintézés a NAV Ügyfélportál Vállalkozói Ügysegédjén keresztül kényelmesen megvalósítható, a tevékenység bejelentése pedig teljesen díj- és illetékmentes. Azonban az adminisztratív megnyitás csak a kezdeti technikai lépés.

A könyvelőjével pontosan tisztázza a felelősségi köröket: milyen adatokat, milyen formátumban és határidőre vár Öntől, hogyan zajlik a kapcsolattartás, és ki felel a hivatalos állami elektronikus tárhelyek folyamatos monitorozásáért. A sikeres együttműködés alapja a nyílt kommunikáció és a feladatok precíz leosztása.

A vállalkozás indítása nem a logónál kezdődik

A jól megtervezett márkanév, a modern dizájn és a logó fontos elemei az arculatnak, de a vállalkozást hosszú távon nem a vizualitás tartja életben.

A stabil működés pillérei:

• A piaci igényeknek megfelelő, jól árazott termék vagy szolgáltatás;
• A szabályos számlázás és a precíz nyilvántartások vezetése;
• Az önköltséget és a tiszta nyereséget is biztosító árpolitika;
• Az ügyfelek fegyelmezett fizetési morálja;
• A magán- és céges pénzek szigorú szétválasztása;
• A könyvelési és adminisztratív dokumentumok tiszta rendszere;
• Az adófizetési kötelezettségek és likviditási igények folyamatos tervezése;
• Az adótanácsadóval és könyvelővel ápolt szoros, partneri együttműködés.

Nem szükséges mindent az első naptól kezdve hibátlanra fejlesztenie. Azonban a legalapvetőbb pénzügyi és adózási kérdések felelős tisztázását nem érdemes addig halogatnia, amíg fel nem merül az első komolyabb pénzügyi hiány, vagy kézhez nem kapja az első elmarasztaló hatósági felszólítást. Annyit tenni az indulás előtt, amennyit csak lehet, mindig kifizetődőbb, mint a későbbi bírságokat vagy rossz döntéseket orvosolni.