A vásárló megtalálja a terméket a webshopban. A rendszer szerint raktáron van, ezért megrendeli, bankkártyával ki is fizeti.
A raktárban azonban kiderül: az utolsó darabot tegnap már eladták. Vagy megsérült. Esetleg eleve nem annyi érkezett a beszállítótól, mint amennyit a rendszer mutat.
A webshop ilyenkor visszautalja a pénzt, elnézést kér, és első látásra ezzel lezártnak tűnik az ügy.
Valójában ez nem egyszerűen készletkezelési hiba. Ha rendszeresen előfordul, pénzügyi problémává válik.
Egyetlen hibás készletadat több helyen okoz költséget
Vegyünk egy 35 000 forintos rendelést.
A vásárló egy fizetett Google-hirdetésből érkezett, majd bankkártyával kifizette a terméket. A rendelés bekerült a webshop rendszerébe, esetleg a számla is elkészült.
Ezután derül ki, hogy nincs mit kiküldeni.
A vállalkozásnak ekkor nemcsak a 35 000 forintot kell visszaadnia.
Addigra már fizethetett a vásárló megszerzéséért. Volt bankkártyás tranzakció. Valakinek kezelnie kell a rendelést, kapcsolatba kell lépnie a vevővel, rendeznie kell a visszatérítést, és szükség esetén a számlázási oldalt is korrigálni kell.
Ráadásul könnyen elveszített egy vásárlót is.
Egy darabnál ez kellemetlenség.
Ha hetente húszszor történik meg, már folyamatprobléma.
Miért nem egyezik a webshop készlete a valósággal?
Minél kisebb egy webáruház, annál tovább működhet az a rendszer, hogy „nagyjából tudjuk, miből mennyi van”.
A növekedés ezt gyorsan felülírja.
Elég hozzá, hogy ugyanazt a terméket több helyen értékesítsék. Van saját webshop, üzlet, esetleg marketplace, miközben mindegyik ugyanabból a készletből dolgozik.
Ha ezek a rendszerek nem megfelelően kommunikálnak egymással, ugyanaz az utolsó darab akár két helyen is eladható.
Eltérést okozhat a visszáru is.
A vásárló visszaküld egy terméket, a rendszerben visszakerül a készletbe, fizikailag azonban sérült, ezért már nem értékesíthető újként.
Ugyanez megtörténhet selejtezésnél, elveszett árunál, hibás bevételezésnél vagy egyszerű emberi tévedés miatt.
A végeredmény ugyanaz: a számítógép szerint van valami, ami a valóságban nincs.
A fordított helyzet is pénzbe kerül
Nem csak az probléma, ha a webshop több készletet mutat a valóságosnál. Az is, ha kevesebbet.
Tegyük fel, hogy fizikailag van még 12 darab egy népszerű termékből, de a webshop készlete nullát mutat. A termék „elfogyott” jelzést kap, ezért nem lehet megrendelni.
Itt nincs sikertelen rendelés, nincs reklamáció és nincs visszautalás. Éppen ezért a probléma sokkal nehezebben látható.
A webshop egyszerűen nem adja el azt, amit eladhatna.
Ha egy terméken 6 000 forint fedezet marad, 12 el nem adott darab már 72 000 forint elmaradt fedezetet jelenthet. Ha hasonló eltérés több száz terméknél fordul elő, jelentős összeg maradhat észrevétlen.
A készlet valójában lekötött pénz
Ez az a pont, ahol a készletkezelés már nem egyszerűen logisztikai kérdés.
Tegyük fel, hogy egy webshopnak 25 millió forint beszerzési értékű áruja van raktáron. Ez a 25 millió forint nincs a bankszámlán. A vállalkozás már kifizette vagy hamarosan ki kell fizetnie a beszállítónak, miközben a pénzt csak akkor kapja vissza, amikor a termékeket sikerül eladnia.
Ezért egy webshop készletére érdemes úgy is gondolni, mint polcokon és dobozokban álló pénzre. És nem mindegy, milyen gyorsan válik újra valódi pénzzé.
Gyakori jelenség, hogy bár papíron minden rendben van, a vállalkozás mégis küzd a mindennapi kiadásokkal. Ha ez a helyzet Önnek is ismerős, érdemes átolvasnia azt az esetet, amikor egy cég papíron nyereséges, még sincs pénz az elszámolások után, mert a tőke nagy része készletekben és kintlévőségekben áll.
Nem az a jó készlet, amelyik nagy
Képzeljünk el két webshopot. Mindkettőnek 20 millió forint értékű készlete van.
Az első folyamatosan forgatja: a termékek jelentős része néhány héten vagy hónapon belül elkel.
A második raktárában viszont több millió forint értékben vannak olyan áruk, amelyekhez fél éve senki sem nyúlt.
A mérlegben mindkettő készlet. Üzleti szempontból azonban egészen más a helyzet.
A lassan forgó termékbe tett pénzt nem lehet közben marketingre, új árura, bérekre vagy fejlesztésre fordítani. A túl nagy készlet ezért ugyanúgy okozhat likviditási problémát, mint a túl kevés. Sok cégvezető szembesül azzal, hogy Valamiért a bankszámlán lévő pénz soha... nem éri el a várt szintet a növekvő megrendelések ellenére sem, ami mögött gyakran a rosszul kezelt, lassan forgó raktárkészlet áll.
A „majd egyszer eladjuk” veszélyes mondat
Különösen gyorsan változó termékeknél nem biztos, hogy a raktáron maradt áru később ugyanannyit ér. Egy tavalyi telefonkiegészítő, divattermék, szezonális dekoráció vagy kifutó modell lehet teljesen hibátlan, mégsem biztos, hogy eredeti áron eladható.
Tegyük fel, hogy egy webshop 3 millió forintért vásárolt egy termékből. Egy évvel később még mindig 1 millió forint beszerzési értékű mennyiség áll a raktárban.
A kérdés már nem az, hogy mennyiért vettük, hanem az, hogy mennyiért lehet most ténylegesen eladni.
Ha csak jelentős kedvezménnyel, akkor a készlet gazdasági értéke már egészen más lehet, mint amit a tulajdonos fejben hozzárendel.
A leltár nem csak év végi kötelező feladat
Sok vállalkozás számára a leltár az év végi adminisztráció egyik kellemetlen része. Egy webshopnál azonban ennél sokkal hasznosabb szerepe van.
A fizikai készlet összevetése a nyilvántartással megmutathatja, hogy:
- mely termékeknél van rendszeres eltérés,
- mi szerepel készleten úgy, hogy valójában nincs meg,
- miből van több a raktárban, mint a rendszerben,
- mennyi a sérült vagy már nem értékesíthető áru,
- mely termékek állnak hónapok óta,
- és hol van indokolatlanul sok pénz készletben.
Ezek már nem egyszerű raktári adatok. Ezekből üzleti döntések következnek. Ha szeretné megérteni, hogyan épül be a leltár és a készletérték a cég hivatalos pénzügyi kimutatásaiba, ajánljuk a Mi az éves beszámoló, és miért elengedhetetlen a vállalkozása számára? szóló cikkünket.
Egy jól fogyó termékből is lehet rossz üzlet
A készletet nem érdemes kizárólag darabszámban nézni.
Tegyük fel, hogy egy termékből havi 500 darab fogy. Ez elsőre sikerterméknek látszik.
Csakhogy a webshopnak folyamatosan nagy mennyiséget kell belőle előre megvásárolnia. A beszállító 30 nap alatt szállít, nagy minimumrendelést kér, a vásárlók pedig viszonylag gyakran küldik vissza a terméket.
Egy másik termékből csak havi 150 darab fogy, de gyorsan beszerezhető, magasabb rajta az árrés és alig van visszáru.
A darabszám alapján az első termék a fontosabb. A pénzügyi adatok alapján könnyen lehet, hogy a második az értékesebb.
Ezért egy fejlődő webshopnál már nem elég azt kérdezni: „Miből fogy a legtöbb?”
Azt is érdemes megkérdezni: „Melyik termékben mennyi pénzünk áll, és mennyit keresünk rajta?”
Mit érdemes egy webshop tulajdonosának rendszeresen látnia?
Nem kell minden héten teljes leltárt készíteni. De néhány adatot érdemes folyamatosan követni:
- a teljes készlet értékét,
- a legnagyobb értékben raktáron lévő termékeket,
- a gyorsan és lassan forgó készleteket,
- a hosszú ideje nem értékesített termékeket,
- a készlethiány miatt meghiúsult rendeléseket,
- a sérült és selejtezett árut,
- valamint a rendszerben és a valóságban lévő készlet közötti eltéréseket.
Egy 100 millió forintos éves forgalmú webshopnál néhány százaléknyi készleteltérés már milliós nagyságrendű kérdés lehet.
A könyvelés itt csak az egyik fele a történetnek
A könyvelő számára fontos, hogy a vállalkozás készletadatai megfelelőek legyenek. Az ügyvezető számára azonban ennél többről van szó. Neki azt kell látnia, hogy hol van a cég pénze.
Lehet, hogy a bankszámlán csak 8 millió forint van, miközben további 30 millió áll a raktárban. Ez önmagában nem feltétlenül probléma.
A valódi kérdés az, hogy abból a 30 millióból mennyi olyan termék, amely várhatóan gyorsan és megfelelő árréssel eladható. Mert a raktár tele lehet úgy is, hogy közben a vállalkozásnak kevés a szabad pénze. És lehet üresnek tűnő bankszámla mögött egy egészségesen forgó, jól működő készlet is.
A kettő között nem a raktár mérete tesz különbséget. Hanem az, hogy a vállalkozás pontosan tudja-e, mi van benne, mennyit ér, és milyen gyorsan lesz belőle újra pénz.