Áfa ki nem fizetett számla után: mikor kell megfizetni?

Áfa ki nem fizetett számla után: mikor kell megfizetni?

A munkát elvégezte. A számlát kiállította. A vevő azonban 30, 60 vagy akár 90 napos fizetési határidőt kapott.

Lehet, hogy pontosan fizet. De az is lehet, hogy késik, kifogást keres, vagy többször fel kell hívni, mire végre elutalja az összeget.

Az áfa ki nem fizetett számla után is fizetendő lehet. A főszabály szerint ugyanis az áfafizetési kötelezettség nem akkor keletkezik, amikor a vevő átutalja a pénzt, hanem az ügylet áfatörvény szerinti teljesítési időpontjához kapcsolódik. A pontos időpont az ügylet típusától és körülményeitől függ.

Ezért előfordulhat, hogy a vállalkozásnak olyan áfát kell bevallania és megfizetnie, amelyet a vevőtől még nem kapott meg.

Ilyenkor teljesen jogos a kérdés:

Miért kell olyan pénzt befizetnem, amely még nincs a bankszámlámon?

Miért fizetendő áfa ki nem fizetett számla után?

A normál áfaelszámolás nem a számla tényleges kifizetését figyeli.

A legfontosabb időpont általában az ügylet teljesítési időpontja. Ez nem feltétlenül azonos:

• a számla kiállításának napjával,
• a fizetési határidővel,
• a banki jóváírás napjával,
• vagy azzal a nappal, amikor a vállalkozás elköltheti a pénzt.

Egyszerű példával:

• Ön már elvégezte a munkát;
• a teljesítést igazolták;
• a számlát szabályosan kiállította;
• a vevő azonban csak 60 nappal később fizet.

A bevallási kötelezettség ettől még korábban keletkezhet.

Nem az adóhatóság dönti el utólag, hogy a vevője mikor fizet. A szabály abból indul ki, hogy a teljesítés megtörtént, ezért az ügylet áfáját a megfelelő bevallási időszakban szerepeltetni kell.

Mit jelent ez a számok nyelvén?

Tegyük fel, hogy vállalkozása az alábbi számlát állítja ki:

• Nettó összeg: 10 000 000 Ft
• Áfa, 27 százalékos kulccsal számolva: 2 700 000 Ft
• Bruttó összeg: 12 700 000 Ft
• Fizetési határidő: 60 nap

A példában feltételezzük, hogy:

• az ügyletre 27 százalékos áfakulcs vonatkozik;
• a teljesítés már megtörtént;
• a számla áfája a vállalkozás következő bevallási időszakába kerül;
• nincs olyan különös szabály, amely eltérő kezelést írna elő.

A vevő a 12,7 millió forintból még semmit nem fizetett ki.

A vállalkozásnak azonban a 2,7 millió forintos fizetendő áfát már elő kell teremtenie.

Ez történhet:

• a korábbi hónapokban felhalmozott pénzből,
• a vállalkozás tartalékából,
• meglevő ügyfelek befizetéseiből,
• tulajdonosi vagy tagi kölcsönből,
• folyószámlahitelből,
• egyéb kiadások elhalasztásával.

A vállalkozás tehát nemcsak a vevő 60 napos fizetési határidejét finanszírozza meg, hanem bizonyos esetekben az ügylet áfáját is előre megfinanszírozza.

Nem a számlázás a probléma, hanem az időzítés

A cég papíron akár nyereséges is lehet.

A könyvelésben megjelenhet:

• a 10 millió forintos nettó árbevétel,
• a kapcsolódó költség,
• az ügylet eredménye,
• a vevővel szembeni követelés.

A bankszámlára azonban még nem érkezett pénz.

Közben ki kell fizetni:

• a béreket,
• a járulékokat,
• az alvállalkozókat,
• az anyagköltséget,
• a bérleti díjat,
• az áfát,
• a következő munka induló költségeit.

Ezért nem ugyanaz a kérdés, hogy:

"Nyereséges volt-e az ügylet?"

és az, hogy:

"Mikor érkezik meg belőle a pénz?"

Az első eredményességi kérdés, a második cashflow-kérdés.

Ha ez rendszeresen előfordul, a vállalkozásnál akkor is kialakulhat cashflow probléma, ha sok a munka és nő az árbevétel.

Mikor különösen nagy a pénzügyi nyomás?

Az áfa ki nem fizetett számla után akkor okoz különösen nagy terhet, ha egyszerre több körülmény is fennáll.

Például:

• a vevők 60–90 napra fizetnek,
• gyakoriak a késedelmes utalások,
• magas a számlák áfatartalma,
• kevés levonható áfát tartalmazó beszerzés van,
• jelentős a bérköltség,
• gyorsan nő a vállalkozás,
• kevés a pénzügyi tartalék,
• néhány nagy ügyféltől függ a cég.

Egy marketingügynökségnél, tanácsadó cégnél vagy szoftverfejlesztő vállalkozásnál a legnagyobb kiadás gyakran a munkabér és annak közterhe.

A munkabérhez nem kapcsolódik levonható áfa.

Ha közben a vállalkozás jelentős összegű áfás szolgáltatást számláz, a fizetendő áfa és a levonható áfa közötti különbség nagy lehet.

Más a helyzet például egy kereskedőnél vagy gyártónál, ahol jelentős, áfát is tartalmazó beszerzések vannak. Ott a levonható áfa csökkentheti a bevallásban megjelenő fizetendő összeget.

Ezért ugyanaz a hosszú vevői fizetési határidő két vállalkozást teljesen eltérően terhelhet.

A gyors növekedés még ronthat is a helyzeten

A növekedés elsőre jó hír.

Több ügyfél, több munka, több kiállított számla.

A pénz azonban nem feltétlenül érkezik gyorsabban.

Tegyük fel, hogy egy szolgáltató cég havi nettó árbevétele 20 millió forintról 40 millió forintra nő. A vevők továbbra is 60 napra fizetnek.

A vállalkozásnak közben:

• több munkatársat kell fizetnie,
• több alvállalkozót kell bevonnia,
• nagyobb működési költséget kell viselnie,
• több áfa jelenhet meg a bevallásában,
• kétszer akkora összeg állhat a vevőknél.

Így a növekedés átmenetileg több pénzt köthet le, mint amennyit termel.

Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a cég rosszul működik. Azt jelenti, hogy a növekedést finanszírozni kell.

Ha erre nincs terv, a vállalkozás folyószámlahitelből, tulajdonosi pénzből vagy a beszállítói számlák késleltetéséből próbálhatja áthidalni az időszakot.

Van olyan lehetőség, amely a pénz beérkezéséhez igazodik?

Bizonyos vállalkozások választhatnak pénzforgalmi elszámolást.

Ennek lényege leegyszerűsítve az, hogy az érintett belföldi ügyletek után a fizetendő áfát főszabály szerint akkor kell megállapítani, amikor a vevő az áfát is tartalmazó ellenértéket ténylegesen megfizeti.

Ez elsőre egyértelműen kedvezőnek tűnhet. Ha a vevő később fizet, a kapcsolódó áfa megfizetése is későbbre kerülhet.

De ez nem általános menekülőút, és nem minden vállalkozás választhatja.

Ki választhat pénzforgalmi elszámolást?

A jelenlegi szabályok alapján több feltételnek egyszerre kell megfelelni.

A választásra jogosult vállalkozásnak többek között:

• kisvállalkozásnak kell minősülnie,
• belföldön kell gazdasági céllal letelepednie,
• nem állhat csőd- vagy felszámolási eljárás alatt,
• nem lehet alanyi adómentes,
• az éves, figyelembe veendő nettó ellenértéke sem az előző évben, sem a tárgyévben várhatóan vagy ténylegesen nem haladhatja meg a 125 millió forintot.

A 125 millió forintos értékhatár számításánál egyes ügyleteket nem kell figyelembe venni, ezért az összeg nem minden esetben azonos egyszerűen a beszámoló teljes árbevételével.

A választást főszabály szerint a tárgyévet megelőző év utolsó napjáig kell bejelenteni. Újonnan induló adóalany a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg is választhatja, ha megfelel a feltételeknek.

A döntést ezért nem lehet bármelyik hónap közepén, egy már kellemetlenné vált kintlévőség miatt egyszerűen visszamenőleg bekapcsolni.

A kedvezőbb időzítésnek ára is van

A pénzforgalmi elszámolásról nem szabad úgy beszélni, mintha csak előnye lenne.

A rendszer másik oldala, hogy a vállalkozás a saját beszerzéseihez kapcsolódó levonható áfát is főszabály szerint csak akkor érvényesítheti, amikor a szállítóját ténylegesen kifizette.

Egyszerűen:

• a vevő által még ki nem fizetett számla áfáját később kellhet megfizetni,
• de a vállalkozás által még ki nem fizetett szállítói számla áfáját sem feltétlenül lehet azonnal levonni.

Ezért a döntés előtt mindkét oldalt meg kell nézni:

• mikor fizetnek a vevők,
• mikor fizet a vállalkozás a beszállítóknak,
• mennyi a fizetendő áfa,
• mennyi a levonható áfa,
• melyik oldalon vannak hosszabb fizetési határidők,
• mennyi pénzügyi előny keletkezne ténylegesen.

Egy kevés beszerzéssel, magas bérköltséggel és hosszú vevői határidőkkel működő szolgáltató cégnél jelentős előny lehet.

Egy nagy beszerzésekkel dolgozó vállalkozásnál azonban az előny kisebb lehet, vagy bizonyos időszakokban akár kedvezőtlen hatás is kialakulhat.

A vevőjét is érinti a választás

A pénzforgalmi elszámolást alkalmazó vállalkozásnak a számlán fel kell tüntetnie a "pénzforgalmi elszámolás" kifejezést.

Ez nem egyszerű tájékoztató megjegyzés.

Az érintett számlát befogadó áfaalany vevő levonási joga is a fizetéshez igazodhat. Vagyis a vevő sem feltétlenül vonhatja le azonnal a számla áfáját, ha az ellenértéket még nem fizette meg.

Ezért a választásnak üzleti hatása is lehet.

Nagyobb céges ügyfeleknél érdemes előre megérteni:

• hogyan kezelik az ilyen számlákat,
• jelent-e nekik adminisztrációs többletet,
• befolyásolja-e a fizetési folyamatukat,
• szükséges-e a szerződések vagy számlázási beállítások módosítása.

A vállalkozás számára kedvezőbb áfaidőzítés tehát a partner oldalán is változást okozhat.

Mit kell átnézni a döntés előtt?

Nem elég azt megnézni, hogy a vevők néha késve fizetnek.

Legalább az elmúlt 12 hónap adatait érdemes áttekinteni.

Vevői számlák

Vizsgálja meg:

• mekkora összeget számlázott,
• mennyi volt a számlák áfatartalma,
• milyen fizetési határidőket adott,
• átlagosan hány nap alatt fizettek,
• mely ügyfelek késtek rendszeresen,
• mekkora összeg állt egyszerre a vevőknél.

Szállítói számlák

Nézze meg:

• mennyi levonható áfa keletkezett,
• mikor fizette ki a beszállítókat,
• mely költségekhez nem kapcsolódott levonható áfa,
• mekkora összegű beszerzések várhatók a következő évben.

Áfabevallások

Érdemes összegyűjteni:

• mely időszakokban volt nagyobb befizetendő áfa,
• mikor volt visszaigényelhető vagy továbbvihető összeg,
• mekkora eltérés volt a fizetendő és levonható áfa között,
• mennyi ideig finanszírozta előre a cég a még be nem érkezett vevői pénzt.

Cashflow

A végén azt kell kiszámítani:

• mennyivel később kellett volna áfát fizetni a másik elszámolásban,
• mennyivel később lehetett volna levonni a szállítói áfát,
• mennyi lett volna a tényleges havi pénzügyi előny vagy hátrány,
• mely hónapokban változott volna érdemben a bankszámla helyzete.

A döntést nem az dönti el, hogy a rendszer jól hangzik-e.

Az dönti el, hogy az Ön vállalkozásának számaival mit eredményezett volna.

Mit lehet tenni a váltás nélkül?

Nem minden vállalkozás jogosult pénzforgalmi elszámolásra. És nem minden jogosult vállalkozásnak éri meg választani.

A cashflow javítására más eszközök is lehetnek:

• rövidebb fizetési határidő,
• előleg bekérése,
• részszámlázás,
• mérföldkövekhez kötött fizetés,
• rendszeres fizetési emlékeztető,
• lejárt követelések gyorsabb kezelése,
• vevőnkénti hitelkeret,
• nagy megrendelés előtt pénzügyi ellenőrzés,
• faktoring,
• nagyobb adófizetések előzetes tervezése,
• külön adótartalék képzése.

Ezek közül egyik sem univerzális megoldás.

Egy hosszú projektben lehet, hogy az előleg és a részszámla a legfontosabb. Egy sok kis ügyféllel dolgozó szolgáltatónál az automatikus emlékeztető és a rövidebb határidő. Egy nagyvállalati vevőknek dolgozó cégnél pedig a faktoring vagy a működési tartalék.

Mi történik, ha a vevő egyáltalán nem fizet?

A késve fizető számla és a behajthatatlan követelés nem ugyanaz.

Attól, hogy a vevő 30, 60 vagy 120 napja nem fizetett, a követelés még nem válik automatikusan jogi értelemben behajthatatlanná.

Behajthatatlan követelés esetén az áfaalap bizonyos szigorú feltételek együttes teljesülése mellett utólag csökkenthető. Ehhez többek között igazolni kell a behajthatatlanságot, teljesíteni kell az előzetes írásbeli értesítésre és a felek helyzetére vonatkozó feltételeket, valamint el kell végezni a szükséges bevallási korrekciót.

Ez nem automatikus áfa-visszaigénylés.

Nem elég hozzá annyi, hogy:

• a vevő nem válaszol,
• lejárt a számla,
• fizetési felszólítást küldtek,
• a vállalkozás úgy gondolja, hogy már nem fog fizetni.

A behajthatatlan követelés áfakezelése külön vizsgálatot és dokumentációt igényel.

Ezért ha egy jelentős számla tartósan rendezetlen, a könyvelő, a követeléskezelő és szükség esetén az ügyvéd munkáját össze kell hangolni.

Mit ne tegyen?

Ne érvénytelenítse a számlát csak azért, mert a vevő nem fizetett.

Ha a teljesítés valóban megtörtént, a követelés fennáll. A nemfizetés önmagában nem jelenti azt, hogy az eredeti ügyletet meg nem történtté lehet tenni.

Ne módosítsa önkényesen a teljesítési időpontot sem azért, hogy az áfa egy későbbi bevallási időszakba kerüljön. A teljesítési időpontot az áfatörvény szabályai alapján kell meghatározni, és egy módosító számlán sem lehet pusztán kényelmi okból új dátumot feltüntetni.

Ne várja meg azt sem, amíg az áfafizetés napján derül ki, hogy nincs rá elegendő pénz.

A problémát a számla kiállításakor már látni kell:

• mikor jár le,
• várhatóan mikor fizet a vevő,
• melyik áfabevallásba kerül,
• mekkora összeg válik fizetendővé,
• miből fogja azt a vállalkozás rendezni.

A lényeg

Az áfa ki nem fizetett számla után valóban súlyos pénzügyi terhet okozhat.

A vállalkozás már dolgozott. Költségei keletkeztek. A számlát kiállította. A vevő pénze még nincs meg, az adófizetési kötelezettség azonban már megjelenhet.

Ezt nem lehet mindig teljesen megszüntetni.

De meg lehet vizsgálni:

• jól vannak-e kialakítva a fizetési feltételek,
• szükség van-e előlegre vagy részszámlára,
• megfelelő-e a kintlévőségek kezelése,
• jogosult-e a vállalkozás pénzforgalmi elszámolásra,
• valóban előnyt jelentene-e a választás,
• hogyan hatna a szállítói áfa levonására,
• mit lehet tenni a tartósan nem fizető vevőkkel,
• mekkora adótartalék szükséges a következő hónapokra.

A cél nem egy hangzatos adózási beállítás kiválasztása.

A cél az, hogy a vállalkozásnak ne kelljen minden hónapban váratlanul előteremtenie a vevőitől még meg sem kapott áfát.