Faktoring előtt: miben tud segíteni a könyvelő?

Faktoring előtt: miben tud segíteni a könyvelő?

Egy cégnek lehet sok megrendelése, növekvő árbevétele és nyereséges működése úgy is, hogy közben alig van pénz a bankszámláján. Ilyenkor gyakran előfordul, hogy bár a vállalkozás papíron nyereséges, mégis folyamatos a pénzügyi nyomás nehezíti a mindennapi működést.

A számlákat már kiállították, a munkát elvégezték. Az anyagokat, a béreket és az adókat viszont gyakran előbb kell kifizetni, mint ahogy a vevő átutalja a számlák végösszegét. Ilyen esetekben merül fel megoldásként a faktoring. A vállalkozás a még ki nem fizetett számlái alapján hamarabb juthat pénzhez, így nem kell kivárnia a 30, 60 vagy akár 90 napos fizetési határidőt.

Ez elsőre rendkívül egyszerűnek tűnik: van egy meglévő követelés, a faktorcég pedig előlegként kifizeti annak jelentős részét. A valódi kérdés azonban nem az, hogy igénybe vehető-e a finanszírozás, hanem az, hogy valóban a faktoring oldja-e meg a cég pénzügyi problémáját. Ennek eldöntésében a könyvelő sokat segíthet.

A könyvelő nem faktorcéget választ Ön helyett

A könyvelő feladata általában nem az, hogy konkrét finanszírozási terméket értékesítsen, vagy egy pénzügyi szolgáltató konkrét ajánlatát minősítse. Abban viszont komoly támogatást tud nyújtani, hogy a döntés ne megérzések, hanem pontos adatok alapján szülessen meg.

A könyvelési adatokból ugyanis pontosan látható:

• mennyi pénz áll jelenleg a vevőkövetelésekben;
• átlagosan mennyi idő alatt fizetnek a partnerek;
• rendszeresen vagy csak időszakosan jelentkezik-e likviditási hiány;
• mely vevők fizetnek jellemzően késve;
• mekkora a vállalkozás rövid távú, halaszthatatlan fizetési kötelezettsége;
• mennyibe kerülhet a gyorsabb pénzhez jutás.

A faktoring előtt nem feltétlenül az első lépés a faktorcég felhívása. Előbb azt kell pontosan megérteni, miért nincs elegendő pénz a vállalkozásnál, különösen akkor, ha azt látja, hogy egyre több a megrendelés, mégis fogy a pénz.

Először azt kell kideríteni, hol áll a pénz

Képzelje el, hogy a vállalkozásnak 40 millió forint értékű kiállított számlája van. Ez papíron jól hangzik, de a pénz még nincs a bankszámlán, miközben folyamatosan ki kell fizetni a dolgozókat, a beszállítókat, az adókat, a bérleti díjat és a következő munkákhoz szükséges anyagokat. A működés így rendkívül feszültté válhat.

A könyvelő a nyilvántartások alapján képes pontosan megmutatni, hogy a hiányzó összeg valóban a vevőknél áll-e. Nem minden likviditási feszültség jelent követelésfinanszírozási problémát. Előfordulhat, hogy a pénz máshol van lekötve, például:

• túl nagy a vállalkozás készletállománya;
• túl gyorsan, a határidők előtt fizetik ki a beszállítókat;
• túl hosszú fizetési határidőt biztosítanak a vevőknek;
• késedelmes a saját számlák kiállítása a teljesítés után;
• a vállalkozás veszteséges projekteket vállal el;
• túl magasak a rendszeres működési kiadások;
• a tulajdonosi pénzkivétek gyengítik a likviditást.

Bár a faktoring átmenetileg friss forrást biztosít, a probléma mélyebben gyökerező okait önmagában nem szünteti meg. Éppen ezért érdemes óvatosnak lenni, hiszen egy nem megfelelően kezelt cashflow majdnem tönkreteheti a céget még akkor is, ha az alaptevékenység egyébként sikeres és jövedelmező.

Megéri-e a faktoring költsége?

A faktoringnak természetesen ára van. A pontos költségek meghatározása számos tényezőtől függ, mint például:

• a finanszírozott összeg nagysága;
• a fizetési határidő;
• a vevők minősítése;
• a számlák száma és gyakorisága;
• a szerződéses feltételek és a finanszírozó kockázatviselésének mértéke;
• az egyéb kezelési díjak és járulékos költségek.

Egy ajánlat vizsgálatakor nem elegendő pusztán a kamatszázalékot nézni. A teljes költséget kell összevetni azzal az előnnyel, amit a gyorsabb kifizetés biztosít. Ezzel kapcsolatban érdemes mérlegelni, hogy:

• elkerülhető-e egy késedelmes beszállítói fizetés miatti kötbér vagy késedelmi kamat;
• megmarad-e egy fontos skontó vagy beszállítói kedvezmény;
• elvállalhatóvá válik-e egy új, magas nyereségtartalmú megrendelés;
• csökkenthető-e a drágább folyószámlahitel-keret kihasználtsága.

Nem minden költséges finanszírozás jelent rossz döntést

Még ha a faktoring költsége esetenként magasabb is, mint egy hagyományos bankhitelé, bizonyos esetekben teljesen indokolt lehet a használata. A hiteligénylés folyamata általában hosszadalmasabb, gyakran tárgyi fedezetet igényel, vagy a fiatalabb, gyorsan növekvő cégek számára nem is elérhető. A faktoring viszont egy már teljesített, elfogadott vevői számlán alapul.

A kérdés tehát nemcsak az, hogy melyik megoldás az olcsóbb, hanem az is, hogy melyik érhető el időben és melyik illeszkedik jobban a működéshez. A könyvelő a megnyugtató döntéshez segít abban, hogy az összehasonlítás tényeken és pontos kalkulációkon alapuljon.

Faktoring vagy folyószámlahitel?

A két finanszírozási forma alapvetően eltérő logikára épül:

• A folyószámlahitel esetében a pénzintézet a vállalkozás egészét, annak múltbeli pénzügyi eredményeit és saját hitelképességét vizsgálja.
• A faktoring esetében a finanszírozás alapja a vevőkövetelés, így a partner cég fizetőképessége és minősítése kerül a fókuszba.

A könyvelő támogatást nyújthat a várható teljes költségek, a rendelkezésre álló keretek, az adminisztrációs terhek és a vállalkozás jövőbeli pénzforgalmának összevetésében. Nem biztos ugyanis, hogy ugyanaz a megoldás lesz a megfelelő egy egyszeri likviditási feszültségre, mint a rendszeresen ismétlődő finanszírozási igényekre.

Melyik számlát érdemes faktorálni?

Nincs feltétlenül szükség minden kiállított bizonylat bevonására. Gyakran elegendő csupán egy-két nagy összegű, hosszú lejáratú követelést bevonni a folyamatba. A könyvelésben szereplő vevőanalitika pontos támpontot ad ehhez, hiszen jól megmutatja, mely partnereknél áll a legtöbb pénz, hol rendszeresek a csúszások, és melyek azok a tételek, amelyeket biztonságosan lehet finanszíroztatni.

A faktoring nem oldja meg a hibás számlázási folyamatokat

Sok esetben nem a hosszú fizetési határidő, hanem a számlázási és teljesítésigazolási folyamat lassúsága okozza a hiányt. Ha a munka már elkészült, de nincs aláírt teljesítési igazolás, pontatlanok az adatok a számlán, vagy vitás a teljesítés, a faktorálhatóság is veszélybe kerül. A finanszírozók ugyanis kizárólag valós, dokumentált és vitamentes követeléseket fogadnak be. A számlázási és teljesítésigazolási rendszerek átláthatóságának megteremtése így kulcsfontosságú előfeltétel.

Milyen adatokat kérhetnek a vállalkozástól?

A finanszírozási igény elbírálásához a szolgáltatók számos pénzügyi dokumentumot kérhetnek a vállalkozástól. Ilyenek lehetnek:

• a legutóbbi, lezárt éves beszámoló adatai;
• friss főkönyvi kivonatok;
• részletes vevőanalitika és a lejárt követelések listája;
• a finanszírozni kívánt számlák, szerződések és teljesítési igazolások;
• köztartozásmentességgel kapcsolatos igazolások.

A könyvelő feladata nemcsak ezek összeállítása, hanem az adatok egyezőségének ellenőrzése is. Rendkívül kellemetlen helyzetet teremt, ha a beadott listák és a főkönyv adatai között nehezen megmagyarázható eltérések mutatkoznak.

Hogyan jelenik meg a faktoring a könyvelésben?

A könyvelési elszámolás módja jelentősen függ a megkötött szerződés típusától és annak gazdasági tartalmától. Nem mindegy, hogy valódi követelésértékesítés történik-e, ki viseli a nemfizetés kockázatát (visszkereseti vagy visszkereset nélküli konstrukció), és milyen díjak kerülnek levonásra az elszámolás során.

Mivel a számviteli kezelés mellett összetett adózási kérdések is felmerülhetnek, kiemelten fontos, hogy a szerződéstervezetet még az aláírás előtt egyeztesse könyvelőjével. Szükség esetén érdemes a folyamatba adótanácsadót vagy jogi szakértőt is bevonni.

Finanszírozási döntések előtt célszerű tájékozódni a Magyar Nemzeti Bank tájékoztatóiból a különböző piaci konstrukciókról, míg az ügyletek jogi hátterének tisztázásához a hatályos jogszabályok követelésengedményezési előírásai nyújtanak biztos igazodási pontot.

Mit érdemes a könyvelővel közösen kiszámolni?

Mielőtt elkötelezné magát, az alábbi kérdésekre mindenképpen keressen választ a számok tükrében:

1. Mennyi pénz hiányzik valójában? Lehet, hogy nem a teljes portfóliót, csak egy meghatározott összeget kell finanszírozni a stabil működéshez.
2. Mennyi ideig tart a finanszírozási igény? Egyszeri likviditási zavarról vagy tartósan fennálló, strukturális hiányról van szó?
3. Mennyi a teljes költség? A főbb díjakon kívül minden kiszámlázott vagy levont költséget számításba kell venni a kalkuláció során.
4. Mit nyer vele a cég? Javul-e annyit a működési és beszerzési hatékonyság, ami ellensúlyozza a finanszírozás költségét?
5. Ki viseli a kockázatot? Mi történik pontosan akkor, ha a vevő végül nem teljesíti a fizetést?

Mikor mutathat mélyebb problémát a faktoring rendszeres használata?

A tudatosan felépített követelésfinanszírozás egy teljesen normális és hatékony üzleti eszköz. Aggodalomra az adhat okot, ha a cég folyamatosan, kényszerűségből faktorál, az így beáramló források nélkül már a napi béreket sem tudná fizetni, nincs kidolgozott cash flow-terv, és a magas költségek ellenére is állandósul a pénztelenség. Ilyenkor a finanszírozási termék helyett a teljes üzleti modellt és a belső működési folyamatokat célszerű felülvizsgálni a stabil működés érdekében.