Egy webshop raktárában 5 millió forint értékű áru áll.
Elsőre ez jól hangzik. Van készlet, van mit eladni, a vállalkozás láthatóan működik. Csakhogy az 5 millió forintos készlet nem ugyanaz, mint 5 millió forint pénz. Sőt, lehet, hogy ebből az összegből soha nem lesz 5 millió forintnyi ténylegesen visszaforgatható pénz.
Ez főleg akkor válik problémává, amikor a webshop gyorsan növekszik, egyre több terméket tart, és a tulajdonos már nem látja pontosan, mi fogy, mi áll hónapok óta, és melyik árut kellene már rég leárazni vagy kivezetni.
A készlet nem csak áru, hanem lekötött pénz
Ha a webshop 5 millió forintért vásárolt árut, azt a pénzt már elköltötte. Az összeg innentől nem a bankszámlán van, hanem dobozokban, polcokon vagy raklapokon. A vállalkozás ezt a pénzt csak akkor kapja vissza, ha a terméket sikerül eladni.
Ezért teljesen más a helyzet:
- 5 millió forint készletből, amely 30 nap alatt kiforog,
- és 5 millió forint készletből, amelynek a fele egy éve ugyanott áll.
Papíron mindkettő készlet, üzletileg azonban egészen más értéket képviselnek.
Nézzünk egy egyszerű példát
Tegyük fel, hogy egy webshop készlete összesen 5 millió forint beszerzési értékű. Ebből:
- 2 millió Ft értékű termék gyorsan fogy,
- 1,5 millió Ft közepesen forgó készlet,
- 1 millió Ft fél éve alig mozdult,
- 500 ezer Ft pedig szezonális vagy kifutó áru.
A tulajdonos fejében lehet, hogy továbbra is 5 millió forintos készlet él. A valóságban viszont az utolsó 1,5 millió forint egy része lehet, hogy csak jelentős árengedménnyel értékesíthető. És minél tovább áll, annál nagyobb az esélye annak, hogy veszít az értékéből.
A beszerzési ár nem mondja meg, mennyit ér ma a termék
Ez az egyik leggyakoribb gondolkodási hiba. Egy terméket tavaly 10 000 forintért vásárolt a webshop. Ebből van még 100 darab. A készlet beszerzési értéke tehát 1 millió forint.
De ha ma a terméket már csak 8 000 forintért lehet eladni, mert megjelent egy új modell, megváltozott a divat, vagy egyszerűen visszaesett iránta a kereslet, akkor az eredeti beszerzési ár önmagában nem mutatja meg, hogy mennyi pénz fog visszajönni belőle. Sőt, az eladási árból még le kell vonni:
- a szállítás költségét,
- a fizetési szolgáltató díját,
- a marketingköltséget,
- esetleges marketplace jutalékot,
- a csomagolást,
- és más működési költségeket.
Lehet, hogy a készlet „1 milliót ér” a nyilvántartásban, de gazdaságilag jóval kevesebb pénzt fog termelni.
A lassú készlet észrevétlenül eszi a cash-flow-t
A webshopoknál gyakori helyzet, hogy a vállalkozás folyamatosan új árut rendel. A jól fogyó termékeket pótolni kell, új termékeket vezetnek be, szezonra készülnek, miközben a régi készlet bent marad. Így a raktár értéke folyamatosan nőhet, miközben a bankszámla egyre szűkösebb.
Valamiért a bankszámlán lévő pénz soha nem tükrözi az árbevételt, mert a pénz újra és újra készletbe kerül. Ha a régi áru nem fogy, akkor a vállalkozás egyszerre finanszírozza az új beszerzéseket és a régi, beragadt készletet. Ez könnyen előidézhet egy klasszikus helyzetet: Cashflow probléma: papíron nyereséges, még sincs pénz? Ez a dinamika még növekvő árbevétel mellett is súlyos likviditási gondokhoz vezethet.
A jól fogyó webshop is kerülhet rossz helyzetbe
Képzeljünk el egy webáruházat, amelynek havi 15 millió forint az árbevétele. Ez jól hangzik. A tulajdonos közben minden hónapban 6-7 millió forint értékben rendel új árut. Ha a régi készlet egy része közben nem fogy ki, a raktár értéke egyre nő.
Hat hónap alatt lehet, hogy plusz 8-10 millió forint áll bent olyan termékekben, amelyek lassan mozognak. A cég tehát növekszik, mégis egyre több pénzt köt le. Ez az a pont, amikor a tulajdonos tanácstalanul áll a számok előtt, hiszen nem érti, hogy ennyi forgalom mellett miért nincs több pénz a számláján. Az egyik válasz egyszerűen az, hogy a pénz a raktárban áll.
Nem mindegy, miért nem fogy egy termék
A lassú készlet önmagában még nem mindig jelent hibát. Lehet például szezonális áru, amelynek néhány hónap múvagy újra lesz piaca. Lehet stratégiai készlet is, amelyet a hosszú beszállítási idő miatt kell tartani. De lehet egyszerűen rossz beszerzés is.
A kérdés ezért nemcsak az, hogy egy termék mióta áll, hanem az is, hogy miért. Például:
- rosszul lett beárazva,
- túl nagy mennyiséget rendelt a cég,
- csökkent a kereslet,
- megjelent egy jobb vagy olcsóbb versenytárs,
- kifutott a termék,
- túl magas a szállítási költsége,
- vagy egyszerűen nincs rá elég marketing.
Ezek a helyzetek teljesen más cégvezetői döntést igényelnek.
A „majd eladjuk később” sokszor drága stratégia
A lassan forgó készletnek van egy rejtett költsége is: az alternatív költség. Az a pénz, ami benne áll, máshol nem használható fel. Lehetne belőle új, jobban fogyó terméket venni, hirdetést finanszírozni, fejleszteni a webshopot, munkatársat felvenni, vagy egyszerűen pénzügyi tartalékot képezni. Ez a költség nem feltétlenül jelenik meg külön soron a könyvelésben, de üzletileg nagyon is valós.
Mikor kell leárazni egy beragadt készletet?
Erre nincs egyetlen univerzális szabály, de érdemes feltenni három alapvető kérdést:
- Mióta nem mozdult a termék? Ha egy gyorsan forgó kategóriában hat hónapja nincs érdemi eladás, az már egyértelmű jelzés.
- Mennyi pénz áll benne? Nem mindegy, hogy 50 ezer vagy 5 millió forintnyi áru sorsa a tét.
- Reálisan vissza lehet-e kapni az eredeti árrést? Ha nem, lehet, hogy jobb kisebb veszteséggel kiszállni belőle, mint további egy évig tárolni. Néha egy 20 százalékos leárazás pénzügyileg sokkal jobb döntés, mint makacsul ragaszkodni az eredeti árhoz.
A készletet nem darabszámban érdemes nézni
Egy webshopban lehet akár 10 000 darab termék is, ám ez önmagában nem mond sokat. Sokkal hasznosabb, ha az alábbi kérdésekre keresi a választ:
- Melyik termékben áll a legtöbb pénz?
- Melyik termék forgása a leglassabb?
- Melyikből van túl sok?
- Melyik fogy stabilan?
- Melyik termék termeli a legjobb fedezetet?
Egy 500 forintos termékből 1 000 darab nem feltétlenül jelent nagy kockázatot. Egy 80 000 forintos termékből 100 darab már teljesen más történet.
Mit kellene havonta látnia a webshop tulajdonosának?
A vezetői döntésekhez minimálisan az alábbi mutatókat szükséges követni:
- teljes készletérték,
- 30 napnál régebbi készlet,
- 90 napnál régebbi készlet,
- 180 napnál régebbi készlet,
- legnagyobb értékben bent álló termékek,
- leggyorsabban forgó termékek,
- lassan forgó vagy egyáltalán nem mozgó készlet,
- átlagos készletforgási idő.
Ezekből már sokkal többet lehet megtudni a vállalkozás valós állapotáról, mint pusztán abból, hogy mekkora volt a havi árbevétel.
A készlet könyvelési adat és vezetői adat egyszerre
A könyvelés számára a készlet egy kötelezően nyilvántartandó, év végén mérlegbe kerülő tétel. Ahhoz, hogy lássa, miként épül fel ez a struktúra, érdemes megérteni, hogy mi az éves beszámoló, és miért elengedhetetlen a vállalkozása számára.
Az ügyvezető számára azonban még fontosabb kérdés: mennyi pénz áll benne, és mikor lesz belőle újra szabad cash-flow?
Egy növekvő webshopnál a készletet nem szabad csak az év végi kötelező leltár miatt elővenni. Folyamatosan figyelni kell, mert könnyen előfordulhat, hogy a vállalkozás papíron egyre nagyobb, egyre több árut tart és egyre nagyobb forgalmat generál, miközben a szabadon használható pénze elfogy. Ilyenkor nem feltétlenül az értékesítéssel van a baj, hanem azzal, hogy túl sok pénz áll olyan termékekben, amelyek már nem dolgoznak elég gyorsan a cégért.