Elindultak a külföldi rendelések: mikor lesz az örömből adminisztrációs probléma?

Először érkezik egy rendelés Szlovákiából.

Aztán kettő Ausztriából. A következő hónapban már Németországból is vásárolnak, és egyszer csak azt mutatja a webshop, hogy a havi forgalom 10–15 százaléka külföldről érkezik.

Ez egy magyar webáruháznak kifejezetten jó hír.

A probléma általában ott kezdődik, amikor a vállalkozás ugyanúgy kezeli ezeket a rendeléseket, mintha Budapestre vagy Győrbe küldené őket.

Mert attól, hogy a webshop technikailag gond nélkül elfogad egy osztrák rendelést, adózási és adminisztrációs szempontból már nem feltétlenül ugyanaz történik, mint egy belföldi értékesítésnél. Éppen ezért fontos, hogy a folyamatokat már az első számla előtt alaposan átgondoljuk.

Az első osztrák rendelés miatt még nem kell pánikba esni

Vegyünk egy egyszerű helyzetet.

Egy magyar webshop eddig kizárólag belföldre értékesített.

Májusban azonban rendel:

• 12 vásárló Szlovákiából,
• 8 Ausztriából,
• 4 Németországból.

Mindannyian magánszemélyek, és az árut Magyarországról küldik ki nekik.

Ez már Közösségen belüli távértékesítést jelenthet. Az Európai Unió erre külön áfaszabályokat alkalmaz, amelyeknél van egy rendkívül fontos értékhatár.

A 10 000 eurós határ nem országonként értendő

Ez az egyik olyan szabály, amit a vállalkozások könnyen félreértenek.

Az uniós távértékesítéseknél alkalmazott értékhatár 10 000 euró, amelyet a magyar szabályok alkalmazásában 3,1 millió forintos összegként kell figyelembe venni.

Ez nem azt jelenti, hogy az értékhatár külön-külön érvényesíthető:

• 10 000 euróig Ausztriában,
• plusz 10 000 euróig Szlovákiában,
• plusz 10 000 euróig Németországban.

Az érintett más uniós tagállamokba irányuló értékesítéseket együttesen kell figyelni. A NAV tájékoztatója szerint a határt nem tagállamonként külön-külön kell számítani.

Vagyis ha a magyar webshop egy évben például:

• 1 millió forintért értékesít osztrák magánszemélyeknek,
• 1,2 millióért szlovák magánszemélyeknek,
• és további 1 millióért német magánszemélyeknek,

akkor összesen már 3,2 millió forintnál jár. Nem három külön piacot kell tehát vizsgálni, hanem az érintett értékesítéseket együtt.

Mi történik, ha átlépi a határt?

Ez az a pont, ahol egy gyorsan fejlődő webshop könnyen adminisztrációs csapdába eshet.

A 10 000 eurós értékhatár fennállása alatt alkalmazható az egyszerűsített, belföldi áfás számlázás. Ha azonban a vállalkozás átlépi a limitet, már annál az értékesítésnél is a célország szerinti áfát kell alkalmazni, amellyel a határt átlépi. A NAV jelenlegi tájékoztatása ezt kifejezetten rögzíti.

Ez azt jelenti, hogy egy Magyarországról például osztrák fogyasztónak küldött terméknél már az osztrák szabályok szerinti áfakulcs (például a 20%-os kulcs) válik irányadóvá. Német vásárlónál a német, szlováknál pedig a szlovák áfát kell felszámítani.

A webáruház tulajdonosának és a rendszerének tehát fel kell készülnie arra, hogy pontosan azonosítsa, melyik országba kerül az áru, és ott az adott termékre milyen áfakulcs vonatkozik. Ha bizonytalan a szabályok alkalmazásában, érdemes bátran kérdezni a könyvelőjétől, hogy elkerülje a későbbi javításokat.

Nem kell minden országban külön áfaregisztráció

Ha egy magyar webshop több uniós országba kezd értékesíteni, meglehetősen bonyolult és költséges lenne mindegyik államban egyenként bejelentkezni az áfa alá, majd ott bevallásokat benyújtani.

Erre a problémára kínál megoldást az OSS (One Stop Shop), azaz az uniós egyablakos rendszer.

Az OSS lehetővé teszi, hogy a vállalkozás egyetlen elektronikus felületen vallja be a más tagállamokban fizetendő áfát, és egyetlen utalással teljesítse a befizetést. Az uniós rendszerben természetesen a vevő országának megfelelő áfakulcsot kell alkalmazni.

Magyar vállalkozás esetében az ügyintézés a NAV OSS-portálján keresztül történik. Ezzel elkerülhető, hogy minden külföldi célországban helyi könyvelőt kelljen megbízni, de a belföldi számlázáshoz képest így is jelentősen módosulnak a feladatok.

Az OSS nem egy új adófajta

A mozaikszó elsőre bonyolultabbnak hangozhat, mint amilyen maga az alapötlet. Az OSS nem egy különleges webshopadó, hanem egy egyszerűsített ügyintézési rendszer.

Ha egy magyar vállalkozás Ausztriába, Németországba, Szlovákiába és Csehországba értékesít magánszemélyeknek, az áfát ezen országok szabályai szerint kell megállapítania. Az OSS abban segít, hogy ezt ne négy különböző adóhatóságnál kelljen külön-külön bevallani és megfizetni, hanem egyetlen csatornán keresztül rendezhető legyen a teljes kötelezettség.

Nem elég egyszer, év végén ellenőrizni a forgalmat

A folyamatosság kulcsfontosságú az adminisztrációban. Tegyük fel, hogy januártól szeptemberig a webshopnak minimális a külföldi értékesítése, és a göngyölített összeg szeptember végére 2,8 millió forintnál jár. Októberben azonban elindul egy sikeres külföldi kampány, és két hét alatt további 600 ezer forintnyi rendelés érkezik.

Ezzel a vállalkozás menet közben átlépte a 3,1 millió forintos (10 000 eurós) küszöböt. Nem megengedhető, hogy ezt csak az év végi záráskor vagy a következő év elején vegyék észre. A NAV tájékoztatója szerint az értékhatár meghaladását be kell jelenteni, és már az átlépést eredményező ügyletre is a célországbeli áfát kell felszámítani.

Ezért a külföldi forgalom alakulását folyamatosan, naprakészen követni kell.

A webshoprendszernek is támogatnia kell a folyamatot

Itt kapcsolódik össze a pénzügy, az adózás és az informatika. Nem elegendő, ha a könyvelő tisztában van a szabályokkal; a webáruháznak, a számlázó programnak és a könyvelőrendszernek is ugyanazokat az adatokat kell látnia és kezelnie.

A rendszernek pontos válaszokat kell adnia az alábbi kérdésekre minden egyes rendelésnél:

• Hová történik a kiszállítás?
• Magánszemély (B2C) vagy adószámmal rendelkező vállalkozás (B2B) a vásárló?
• Milyen áfakulcs tartozik az adott célországban a termékhez?
• Melyik adómegállapítási időszakra esik a teljesítés?
• Milyen devizában történik a fizetés és a számlázás?

Ha az adatok a különböző szoftverek között eltérnek, az OSS-bevallások helyes összeállítása rendkívül nehézzé és időigényessé válik.

Nem ugyanaz, ha magánszemélynek vagy cégnek értékesít

Ez az egyik legfontosabb elhatárolási szempont. A klasszikus webshopos OSS-szabályok a magánszemélyek (végső fogyasztók) részére történő értékesítésre vonatkoznak.

Ha viszont egy külföldi vállalkozás vásárol a webáruházban, és megadja az érvényes közösségi adószámát, akkor teljesen más áfaszabályok (Közösségen belüli adómentes termékértékesítés) lépnek életbe. Nem elegendő tehát annyit rögzíteni a rendelésnél, hogy az adott csomag Ausztriába vagy Németországba megy; a vevő adóalanyi státuszát is kötelező ellenőrizni már a vásárlási folyamat során.

A külföldi raktár már más adózási helyzetet teremt

Van egy pont, ahol az OSS-rendszer önmagában már nem elegendő. Ha a magyar webshop a gyorsabb kiszállítás érdekében például Németországban vagy Lengyelországban bérel raktárat, esetleg ott helyez el készletet, a helyzet megváltozik.

A külföldön tárolt készletből történő belföldi (célországi) értékesítések és a készletmozgások külön áfaregisztrációs és helyi bevallási kötelezettségeket vonhatnak maguk után. Ez különösen igaz a különböző fulfillment szolgáltatók vagy a nemzetközi piacterek (pl. Amazon) használata esetén. Ilyen esetekben nem szabad automatikusan arra hagyatkozni, hogy az OSS minden problémát megold.

Az Európai Unión kívüli rendelések szabályai

Ha a megrendelés Svájcból, az Egyesült Királyságból vagy éppen Szerbiából érkezik, akkor már nem az uniós belső szabályok, hanem a klasszikus export- és vámeljárások lépnek életbe.

Amennyiben a termék közvetlenül az EU-n kívülről (például Kínából) érkezik meg a közösségi magánszemély vevőhöz, a speciális IOSS (Import One Stop Shop) rendszert lehet alkalmazni a legfeljebb 150 euró értékű küldemények esetében. Az IOSS és a normál OSS tehát két különböző adminisztrációs eljárás.

További kötelezettségek az áfán túl

A külföldi értékesítés során nem csak az adóügyi szabályoknak kell megfelelni. A termék típusától és a célországtól függően az alábbi területekre is figyelmet kell fordítani:

• Csomagolási és kiterjesztett gyártói felelősségi kötelezettségek (EPR),
• Helyi fogyasztóvédelmi és tájékoztatási előírások,
• Termékbiztonsági és címkézési követelmények.

A csomagolási és környezetvédelmi szabályozások ráadásul folyamatosan változnak az Európai Unióban, ezért a célországok aktuális előírásait mindig naprakészen kell ellenőrizni a megfelelőség érdekében.

Mit érdemes havonta nyomon követnie a cégvezetőnek?

A kontroll fenntartásához nincs szükség bonyolult kimutatásokra. Egy fejlődő, külföldre is értékesítő webáruháznál már egy egyszerű, havi szintű bontás is elegendő az adózási kockázatok minimalizálásához:

A táblázat mellett elengedhetetlen az uniós távértékesítések tárgyévi halmozott értékének folyamatos követése, így pontosan látható, mikor közelíti meg a cég a kritikus értékhatárt.

A pénzügyi felkészülés előzze meg a marketinget

A külföldi marketingkampányok elindítása ma már rendkívül egyszerű. A webshopok többsége technikailag alkalmas a külföldi címek kezelésére, a nemzetközi szállítás és a bankkártyás fizetés pedig zökkenőmentesen működik.

A háttérben futó pénzügyi és adminisztrációs folyamatoknak azonban ugyanolyan szinten kell működniük, mint a marketingnek. Néhány tucat külföldi rendelés manuálisan is kezelhető, de nagyobb volumen mellett a hibás beállítások komoly adóbírságokat és adminisztrációs terheket vonhatnak maguk után. A külföldi piacok meghódítása előtt mindig érdemes tisztázni a pénzügyi folyamatokat, hogy a növekedés valóban profitot, ne pedig büntetéseket hozzon.